1.1.1. 功能概述
录入和维护除采购发票以外的应付款项。应付单管理界面如图3-5所示。在应付单管理模块系统提供了联查询功能。选取某一记录双击可以查看应付单明细记录。
图3-5
1.1.2. 准备事项
1、 定义好部门、员工信息。
2、 定义好会计科目。
3、 定义好应付单业务类型、付款方式。
4、定义好货币及其汇率信息。
5、菜单’窗口’中选取了’保存后自动新增’，那么录入新单存后，系统自动给出一份空白录入单。
6、在菜单’窗口’中选取了’删除时提示’，则在删除记录时，系统会给出提示记录。否则删除时不提示。
1.1.3. 注意事项
1、 在定义应付单业务类型时已定义了应付单的对应会计科目，并以此作为贷方科目 ，所以应付单本身就是一张凭证。当应付单为红票时，系统将用户录入的应付单’对应科目’作为贷方，以业务类型中定义的科目为借方，生成一张蓝字凭证。
2、 固定资产、工资系统生产的应付款是作为应付单来管理的，但在应付单管理界面上看不到，只能在汇总表、明细表中看到，且在付款单中可以核销。
3、 如果已审核的应付单进行了已进行了核销（包括和付款单实时核、事后核销、冲账）则不能进行反审核。
1.1.4. 项目说明
应付单录入界面所有带*号的项目是必录项目。主要录入项目说明如下：
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项目名称 |
项目说明 |
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1 |
公司编号 |
系统默认为当前实体的编号。 |
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红票 |
用户根据需要选用。系统默认值为蓝票。 |
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2 |
审核流程 |
如果在系统管理中定义有审核流程则在录入发票时必录入，否则不录入。 |
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3 |
单据日期 |
系统默认日期是当前登录系统的日期。用户可以维护。但单据日期不能小于当前期间。 |
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4 |
单据号 |
如果在系统管理系统参数中定义为自动生成，则在录入发票时系统自动给 出单据号，用户不能维护。否则城要用户手工录入单据号。 |
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5 |
业务类型 |
在业务类型栏打开下拉按扭，选取一种业务类型或手工录入即可。 |
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6 |
项目类型 |
在项目类型栏下打开下拉按扭，选取某一项目。项目类型有三种供货商、部门、员工，由系统给出，用户不可以维护。 |
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7 |
供货商编号 |
当项目类型为供货商时，需要录录入供货商编号。双击或按F3键调出供货商信息，选取某一供货商编号 ，或手工录入供货商编号。 |
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9 |
部门编号 |
当项目类型为部门时，需要录录入部门编号。双击或按F3键调出部门信息，选取某一部门编号 ，或手工录入部门编号 |
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10 |
员工编号 |
当项目类型为员工时，需要录录入员工编号。双击或按F3键调出员工信息，选取某一员工编号 ，或手工录入员工编号。 |
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11 |
货币 |
在货币栏打开下拉资料，选取某种货币。用户手工录入 |
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12 |
汇率 |
定义货币后，系统自动也其对应汇率，但用户可以维护。 |
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13 |
金额 |
业务的发生金额。用户手工录入 |
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14 |
付款期限 |
在付款期限栏开打开下拉资料选用其中一种，系统根据付款期限自动给 出应付日期，也可以不录。会款期限在采购系统维护。 |
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15 |
应付日期 |
如果系统选定了付款期限，应付日期会自动给出。否则需要用户手工录入 |
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16 |
年利率 |
可录可不录。如果录入年利率则可以计提利息。 |
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17 |
对方科目 |
单击对方科目显示按扭，调出科目信息，录入一会计科目或手工录入。 |
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18 |
部门 |
在部门栏双击或按F3调出部门信息，选取一部门或手录入即可。 |
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19 |
业务员 |
在业务员栏双击或按F3调出员工信息，选取一员工编号或手录入即可。 |
1.1.5. 操作说明
应付单的录入在应付单录入模块完成；应付单的维护则在应付单管理模块中完成。操作步骤如下：
1、 新增：进入应付单录入模块或在如图3-5所示的界面上单击新增其界面如图3-6所示。在界面上录入相关信息。单击菜单’储存’就行。
图3-6
2、 修改：在如图3-5所示的界面上，选取一条单据状态为新单的记录，即可实现对此当前记录的修改。但是公司编号、单据号、单据日期不能修改。
3、 删除：在如图3-5所示的界面上，选取一条或多条单据状态为新增的单据，单击菜单删除，系统将删掉录前记录。
4、 审核：在如图3-5所示的界面上选取一单据状态为新单的记录，单击菜单’审核’，系统会当前记录的单据状态由新单改为审核。在引状态下，单据不能修改和删除。
5、 取消：在如图3-5所示的界面上选取一单据状态为审核的记录，单击菜单’取消’，系统会当前记录的单据状态由审核改为新单。但已生成凭证的单据不能取消审核。
6、 凭证：在如图3-6所示的界面上选取一单据状态为审核的记录，单击菜单’凭证’，系统会当前记录的生成凭证，并给出凭证编号。生成的凭证在本系统和总账系统能查看。
1.1.6. 数据查询
在应付单查询界面查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图3-7所示。界面查询条件有单据日期、单据号、核算项目类型、核算项目编号、部门、业务员、单据状态。系统默认的查询条件是当前期间、所有核算项目、所有部门、所有业务员、各种状态所有的单据。用户要以根据需要对此进行组合查询，请参见《公共操作手册》；中的相关内容。
图3-7
1.1.7. 数据输出
应付单可以套打，套打格式用户可以设计，也可以用系统默认式。请参见《单据打印设置手册》。
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