邮件，如今已经成为了日常工作交流中最为常见的信息通讯方式之一。然而随着邮件量越来越大，邮件信息流转速度越来越慢，如何归档保存邮件数据，如何满足企业针对邮件归档中的个性化需求，大数据时代如何挖掘有价值的数据信息以及邮件归档满足日趋严苛的法规遵从要求，困扰着每一个企业信息化管理者。对此，e-works记者采访了MessageSolution产品总监梁京伟，就上述邮件归档中的各种问题进行了解答与交流。
MessageSolution产品总监 梁京伟
邮件归档，内部管控和法律法规下势在必行
据梁总介绍，邮件归档系统最终的目的是满足企业在邮件归档方面的应用，现在主要的邮件归档应用需求主要包括邮件内容审计、邮件存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档等。作为专业的企业级邮件归档厂商，MessageSolution 2002年在美国硅谷成立，06年进入中国并建立了相应的研发和服务支持中心，国外市场包括了北美、欧洲、澳洲和非洲等60多个国家；国内则以北京为中心，同时在上海、广州、深圳、西安和无锡等地拥有研发办事处。
随着电子邮件成为企业信息往来最主要的方式之一，邮件数据膨胀性的增长也成为企业需要面对的重要问题。以制造企业为例，不仅邮件数据量翻倍的增长，邮件内容也变得更为复杂：CAD制作的图表、ERP报表信息等使邮件种类繁多，杂乱无章，用户需要从中快速的搜索出需要的历史邮件和附件。企业需要加强对邮件进行高效的归档管控操作，从而更高效率的节省管理成本、简化流程。
如果说加强内部管控已经成为了邮件归档的重要内因，那么遵从法规要求便成为了邮件归档中的最大外因。因为电子邮件归档中重要的一点就是针对合规性和审计的要求，比如MessageSolution很多金融基金的客户，由于美国Sarbanes-Oxley法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据，MessageSolution便可以完全满足此方面客户针对法律法规的要求。在我国，2009年由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为“中国版萨班斯法案”的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。随后，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台，因而众多企业选择邮件归档管理便势在必行。
图 MessageSolution邮件归档产品
量体裁衣，为用户打造个性化的邮件归档服务
一个优秀的邮件归档系统可以实现企业法规遵从、优化邮箱存储以及实现邮件监管等多方面的功能。部署及应用邮件归档系统要充分考虑所选购产品的特色，并需要结合企业的管理策略和实际情况，给出一个合理的部署架构以实现邮件归档系统的充分应用。由于企业的大小、性质不同，针对邮件归档的服务需求也不一样，在谈到满足企业的个性化需求上，梁总介绍说MessageSolution 拥有便于操作的开发架构和接口，可以很好的与企业的OA系统集成，为客户量身打造适合其自身的邮件归档服务。现在许多公司的OA系统中的邮件是存储在归档服务器上，并不在OA系统本身，客户在搜索和查找邮件上存在着操作复杂和时间滞后的缺点。MessageSolution支持用户查询并长期保留数据，达到与OA系统的无缝集成，可根据客户需求进行快速的二次开发，满足客户的个性化需求。
随着云计算技术的发展，基于互联网的在线服务越来越普遍，以租用软硬件资源为主的互联网服务市场正在逐渐成形，MessageSolution利用与合作伙伴的关系，为客户提供此种基于云端的邮件归档服务，可以将用户的邮件归档在世界的任何一个数据中心中，方便用户在各地快速查找、调用邮件数据信息。
邮件激增，大数据引爆邮件管理革命
企业邮件的数量在不断持续增长，所蕴含的数据量也在不断增大，企业需要从庞大的历史邮件数据中快速的筛选出邮件中有效的、正确的数据信息满足决策、审计的要求。成百上千的TB甚至EB级数据使之前简单的将邮件备份刻录在硬盘上或者DVD中这种形式已经满足不了企业的日常需求。对此梁总认为大数据下的邮件归档包含两个关键点：1.大规模的邮件数据量如何简化保存2.如何在大量邮件中快速搜索出自己需要的邮件信息。比如企业管理者将一封邮件同时抄送给底层所有员工，若全部存储在归档服务器上会导致数据的增长非常快，并且搜索的时候会出现很多重复冗余的无用数据，此种情况下实际上只需要存储一封邮件便达到了归档的要求，这样方式也会十分节省存储空间。MessageSolution拥有独特的压缩功能和邮件归档技术，可以使存储的周期延长，达到快速、智能化存储数据的目的。
在邮件的数据搜索方面，梁总认为未来邮件归档需要包含多种搜索功能和更强大的分析功能，这也是一个不断发展的历史趋势，现在针对邮件的搜索已经不是简单的关键字搜索了，搜索方式需要更加智能化的根据使用者的意图进行相关信息的迭代查找，智能判别出用户想要搜索的信息面，此外这种智能型还表现在针对使用者意图的精确定位上，通过模糊控制和概念搜索的方式更好的应对使用者针对邮件中的搜索需求。
结束语
在信息化深入推进的当下，邮件归档在组织机构日常运行中的不可或缺。在谈及未来的发展时，梁总明确表示将在提供专业的邮件归档服务外加强整体市场的开拓，不仅仅着眼渠道商的数量更加重视渠道能力的建设，通过自身强大的本土化技术团队加强针对非结构化数据的整合力度，包括社交应用、企业内网中各种有价值的数据进行挖掘归档，优化企业的邮件搜索模式，帮助企业更好的进行邮件数据管控，提升邮件中的大数据价值。此外，基于云平台的应用也将成为MessageSolution在产品研发创新上的一个着力点。相信在不久的将来，MessageSolution将为企业用户提供更加全面、智能的邮件归档服务。
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