伴随信息技术和网络技术的迅猛发展，产生了大量的电子文档，如何对其进行规范化管理，是广大档案工作者面临的新课题和新任务。
一、电子文档与电子文档管理的现状
电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档形式多样、容量大、体积小，不仅有便于信息共享和易于复制的优点，而且可以通过计算机网络进行远距离传输。与纸质文件相比，电子文档有着许多新的特点，主要包括信息的非人工识读性、对计算机系统的依赖性、信息与特定载体的可分离性、信息存储的高密度洼、信息的易变性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。
近年来，电子文档呈几何倍数增长，各种信息资源数量剧增。由于档案信息化建设步伐滞后，加之电子文档存在内容的易修改性、对外部环境和硬件条件的高度依赖性等自身局限，以及对电子文档管理缺乏规范性，主要是没有明确的归档方式、归档范围、归档制度和归档时问等，致使当前电子文档管理面临的问题日益突出。其管理比较混乱，给电子文档的保存和查找带来一定困难，也增加了电子文档规范化管理的紧迫性和复杂性。当务之急是，妥善解决电子文档保存的真实性问题、电子文档管理的规范性问题、电子文档管理的安全性问题和电子文档利用的开放性问题。
二、电子文档管理的新特点与新趋向
在办公自动化条件下，电子文档管理表现出一些新的特点和趋向，归结起来，主要有6个方面。一是文档管理自动化。电子文档管理主要是通过计算机与网络技术以及各种办公系统软件来完成，通过网络办公平台系统，实现文档管理流转全程的自动化，包括文件内容电子化，文件的起草、审核、签发、成文、立卷归档、利用等流转程序的自动化。二是文档存储数码化。电子文档是借助计算机和网络技术，按照一定格式，将文字、图形等信息转换为数码或符号，并通过相应的软硬件技术来识别、传输和利用。电子文档存储的数码化，可以节省大量的存储空间和资源，也可以存储更多的信息和资料。三是文档传输网络化。
通过计算机与网络技术，将电子文档内容存放于网络办公平台专门设置的区域中，就可以实现文档传输的网络化。这样，不仅使文档传输变得更加便捷，也有利于统筹规划文书和档案工作，从而实现科学管理和应用电子文档的目的。四是文档形成公开化。档案管理人员可以利用网络技术充分发挥自身优势来监控文件处理的整个流程，从而实现电子文档全流程的公开化。比如，凭借网络办公平台系统，档案管理人员可以随时鉴别和归类系统中已经办理完毕的文件数据，方便各部门整理和立卷归档的同时，也有利于通过网络平台系统跟踪和指导各部门的立卷归档工作，切实提高案卷处理效率和质量。五是文档处理一体化。在办公自动化条件下，档案管理人员可以通过对系统前端控制的设置，将文件运行的全程置于网络平台系统的监控之下，有效衔接电子文件与电子档案，从而实现电子文档处理的～体化。这样，不仅有利于文书工作和档案工作的无缝对接，也有利于监管文书工作和档案工作的全过程。六是文档利用在线化。电子文档是依靠网络技术完成的，其具有共享性、多用性和交互性等优势。用户可以不受时间、空间等限制，在权限范围内实现对文档的在线自动检索和利用，还可以实现网络办公平台系统与其他信息系统的互连。为用户提供系统翔实的信息资料，从而最大限度地实现了资源共享，提高了电子文档的利用质量与效率。
三、提高电子文档规范化管理的建议
电子文档规范化管理是一项系统工程，必须加快制定统一标准和确立规范化的归档程序，实现电子文件的运作和管理与档案管理的同步化，完善技术，加强管理的同时，要进一步健全制度，落实责任。
一是制定管理标准。与纸质文档相比，电子文档的记录格式、载体形式等都有着明显区别，其在处理方法、管理内容上也相差甚远。此处可以参照纸质文档管理的一些成形做法，但切忌照抄照搬，必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。这些管理标准主要涉及电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各个环节。比如，在电子文档的形成、积累、归档和保管过程中，应及时登记设备环境和相关数据，以保证电子文档的归档质量；对已归档的电子文档，必须制定严格的管理制度，采取有效的技术措施，以确保信息的原始性、真实性和完整性；实现生成电子文档与专用软件的一同归档，等等。
二是确定归档方式。电子文档的归档方式主要有两种，即逻辑归档和物理归档。所谓逻辑归档，是指通过计算机网络，将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中，电子文档可以随时提供给相关部门有效利用和处理。这种方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。所谓物理归档，是指经过计算机处理的电子文档被拷贝或刻录到其他载体上，而档案部门移交实行脱机保管的过程。这种方法便于电子文档的长期保存。
三是明确归档内容。这主要包括归档范围、归档时间、归档数量、归档要求和归档方法等5个方面。
(1)归档范围。电子文档的归档范围主要包括文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等，这是确保电子文档质量的关键因素。
(2)归档时间。一般电子文档的归档时间分为年度归档和阶段归档两种。由于涉及到电子文档的技术环境条件以及存储介质的质量和寿命等技术问题，归档时间以不超过争．3个月为最佳。
(3)归档数量。为了提高电子文档归档的安全性和可靠性，一般拷贝两套，保存一套，借阅～套。即使是进行网络发布的电子文档，也要保存一套，有必要时应当保存两套，其中一套异地保存。
(4)归档要求。严格遵从归档各阶段的相关规定，准确说明配套的软硬件环境。
(5)归档方法。将最终版本的电子文档以直接或间接(采用数据压缩工具进行压缩归档，然后存储刻录)的方式存入磁、光载体介质上。对已归档的电子文档，要尽可能采用通用标准；归档后，要对归档内容进行严格的一致性测试。
四是实现同步归档。现阶段，印章和签署仍是文件生效的主要标志，因此，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。由于电子文档具有不稳定性和易修改性等缺点。有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保信息数据的安全性。目前，一般对电子文件、纸质文件转化为档案采取“双轨制”方式，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。但归档时，分别使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中，明确注明相应的电子文件的编码及存址；同时，在电子文件归档目录备注项中，详细注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
五是提高档案管理人员素质。为了适应信息技术和档案事业的飞速发展，档案管理人员必须采取切实措施，努力提高自身素质。要克服传统观念，致力于抓好自身知识的更新、引进和消化工作，努力掌握计算机技术、信息管理技术和网络技术等基本技术技能，改善知识结构，拓宽工作视野，树立规范管理意识。另一方面，单位主管必须高度重视对现有档案管理人员电子档案知识与计算机技能的培训。
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本文标题：电子文档管理的现状、特点以及建议
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