一、企业文件管理的现状
随着中国经济的高速发展，中国市场的竞争日益激烈，竞争的方式将从企业的外延比如统一、高效的营业服务系统，向企业的内涵比如管理决策方面转移。国内企业近几十年投入巨资大力发展rr应用．已经初步建成了各自统一的营业服务系统和企业内部信息传递管理系统，经过多年的运行积累，存储了海量的信息资源。由于历史的原因，这些海量的信息资源管理分散、共享困难，形成彼此隔离的信息孤岛。科学管理和合理开发这些信息资源尤其是大量的、非结构化数据信息。是国内企业界面临的巨大挑战。
推动业务发展的是信息。即存入传统数据库中的“结构化”数据和包括可用信息库中内容的“非结构化”数据。顾名思义。非结构化数据的管理也就是文件管理。
企业中有价值信息。真正能够以数据的形式被数据库管理的部分是非常有限的，调研估计仅占到15％到20％，而大量的信息都是以非结构化形式散落在企业的各个角落。这些非结构化形式的信息我们称之为内容。包括：使用纸张的信件和申请表格、电子邮件和传真；计算机产生的结算单、货物清单和报表；电子数据表格、演示文稿和字处理文档；另外，还有各种多媒体记录，如客户服务电话的数字音频记录或公司培训视频资料。公司能否在Intemet经济中获得成功取决于它控制和利用各种信息的能力。如何高效、低成本地管理好这些信息，并快速实现信息的整合，利用所有这些业务信息以取得更高的投资回报。是企业信息管理十分关注的课题。
二、文件管理的发展
概括说来，文件管理技术及应用经历了下述三个发展阶段。从中可以清晰地看出其对企业市场竞争力的重要影响：第一个阶段：以物理介质(纸文档资料或磁带)的方式来进行业务管理，利用率很低，成本较高；第二个阶段：初步数字化(如缩微系统)管理信息资产，部分满足查询需求，但无法和业务系统集成，很难集中管理；第三个阶段：完全数字化管理信息资产。提高利用效率、集成并优化业务处理流程。
三、文件管理的行业应用
3．1金融，银行业
调查表明，银行90％ 的业务都离不开文档资料，50％以上的业务是以文档为中心来进行审批和流转，目前最为缺乏的就是对所有的原始凭证、客户资料、报表等以纸张形式存在的信息资产(非结构化信息)的管理。
3．2电信，传媒业
几乎所有的电信业务都会产生大量的文档资料：50％ 以上的业务系统基于文档来驱动。而在传媒业，所以的业务都依赖磁带这种物理介质。企业需要对原始凭证、客户资料、报表及影，视频、HTML等非结构化的信息资产的管理．
3．3政府，公用事业
现有的处理基础架构主要是以纸张办公为基础的处理流程．无法同步 导致成本增加、周期变长。文档管理缺乏与公众的交互式系统，需要建立一个新的检索体系结构，以集成现有的档案，并支持业务应用。其它行业如制造，流通、医疗卫生等也面临着同样的需求，同时还有已有计算机系统如SAP R／3，Lotus Domino，Microsoft Exchang产生的与业务相关的文档管理问题。文件管理系统，将客户的应用水平直接提升到第三个阶段，以对整个企业的内容进行统一集中的管理和再利用，并且和业务系统进行紧密集成，从而节省运营成本，提高工作效率、服务质量和企业竞争力。
四、文件管理系统的实现
4．1文件管理系统目标
4．1．1建立统一的文件存储平台
可以将散落在各企业、各部门的档案、资源、文件采用统一的存储平台进行存储，提供对文件资源的全方位的保护。
4．1．2建立统一的规划、设计和监控平台
该平台可以提供统一的平台环境。使企业管理人员可以快速完成档案类目定义、归档入库、版本权限、安全管控的工作。通过简单的配置操作即可实现文档的全面管理．并且可以针对不同的部门、文件设定独立的管理监控策略。
4．1．3建立细致的文件安全保障体系
由于各类文件资源的特殊性。建立细致的数据安全保障体系是系统实施的重点。系统的权限管理应该可以细化到最小粒度，并且可以根据管控级别实现对终端用户桌面文件的管控。
4．2文件全生命周期的管理
企业文件管理系统实际上就是管理企业文件的全生命周期(企业文档包含文件文档、档案、知识等)，如上图所示，系统从文件的创建，获取、基本的管理应用、全面的存储机制、展现传递直到归档，销毁等全生命周期的过程，有以下三方面的特点：(1)整合大量的离散的文件数据；(2)兼容不同的文档格式，并且能同时支持多格式的文件内容；(3)易于访问，易于管理，形成企业有效的统一信息平台。
4．3业务实现模型
针对文件管理系统平台的业务实现，进行文档存储、管理和利用的角色分别有生产者(Producer)、管理者(Management)和消费者(Consumer)。其中：生产者：是提供需要保存信息的人或客户系统。生产者通过系统的摄取过程(Ingest)向文档库提交要保存的信息，包括元数据。这个过程接受提交的数据并准备到档案系统中存储；管理者：由设置系统整体政策的人组成。这一角色确立文档采集的范围，明确分类条目的保存许可、管控策略等；消费者：指与系统服务交互以获取特定保存信息的人或系统。包括了终端用户和特定的应用系统。
4．4安全管理体系
平台级别的安全管控体系，从最终用户，文档内容管理者，文档审计监控，系统管理人员等各角度出发，建立一套完整的授权以及安全管理策略。安全策略的核心包括三个层面的安全控制，包括在线文档的记录权限控制，离线外发文档的安全控制，以及服务器文档安全的控制。
五、总结
文件管理是企业信息化建设的重要组成部分。企业中数量巨大的信息资源，实现信息全面整合和共享，成为提高整体应用水平的关键环节。文件管理系统应用可以有效的管理非结构化数据(内容)，方便的访问非结构化数据信息，进行信息共享。
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本文标题：浅析文件管理在企业信息化建设中的应用
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