党中央、国务院高度重视信息化工作。党的十五届五中全会把信息化提高到了国家战略角度；十六大以及十六届五中全会中提出大力推进国家经济和社会信息化，以信息化带动工业化、以工业化促进信息化、走新型工业化道路等一系列重要战略部署；在《2006-2020年中国信息化发展纲要》中提出了“加快制造业信息化，深度开发信息资源，完善信息基础设施，强化信息安全保障”的任务。信息化为中国钢铁工业走新型工业化道路提供了重要机遇，为我们提供了与国际对接的管理平台，提供了实现跨越式发展的现实载体。据有关方面调查，经过多年的发展，近90%的企业已不同程度地开展了信息化建设，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生产的全过程，有利地推动了信息技术对传统产业的改革和提升。
2005年2月，国务院正式批准首钢集团（下称首钢）搬迁调整方案。此次搬迁调整的重点，首先是钢铁产业的产品结构调整，由以长材生产为主向以高端板材生产为主转变；其次钢铁产业的地域布局调整，由集中在北京石景山地区向北京顺义及河北多地域转移。首钢想要继续维持一个世界级生产规模的大型钢铁企业的地位，就要在与此相适应的管理模式上实现变革：一是对高端钢铁产品生产经营的管理：二是集团对一业多地多法人公司的管理。这些变化对信息化建设提出了新的要求。
以信息化带动工业化，大力推进首钢信息化建设和应用，走新型工业化道路，是首钢发展的必然。档案工作作为企业管理工作的一部分，只有紧随时代，才能更好地为企业的各项工作服务。档案信息化建设是新时期企业档案工作的一项重要任务，是档案事业发展适应时代需要的必然选择。当今时代，信息技术发展日新月异，彻底改变了许多领域的传统工作模式，档案工作也由此迎来存储数字化、管理自动化、利用网络化的时代。面对这种大趋势，只有紧紧追赶时代潮流，全面革新技术手段，才能推动档案工作实现由传统向现代的跨越。首钢搬迁调整新建项目代表了当今钢铁业的先进水平，一大批高端项目建成投产将对今后钢铁业的发展带来示范性影响。在这种新形势下，为适应首钢搬迁调整、战略转型和总部经济的需要，全面提高档案信息化水平，为首钢经营管理和生产建设做好服务工作，首钢总公司决定在迁钢、首秦、冷轧、京唐公司等新钢铁基地进行数字档案室建设。在此，把首钢数字档案室建设过程做一介绍，希望大家批评指正。
一、主动出击，加强宣传，提高认识
为使企业领导充分重视档案数字化建设工作，档案人员要积极、主动出击，利用传统档案管理的不足之处和当前建设现代化企业的要求，向企业管理层宣传档案数字化建设的重要性和紧迫性，只有实现了企业领导对档案数字化建设工作观念的转变，才能得到领导对我们工作的充分理解和支持，才能使档案数字化建设在资金和硬件设施等方面获得保障。首钢总公司档案处在提出建设首钢数字档案室的想法后，首先开展调查研究工作，印发了《首钢电子文件管理调查表》，掌握了首钢基层单位档案部门电子文件、电子档案管理情况。其次是积极到首钢京唐、迁钢、首秦、冷轧公司等首钢四大钢铁基地进行宣传，与四个单位主管档案工作的书记、经理进行了座谈，宣传建设数字档案室的意义和紧迫性。四个单位的领导表示：建设数字档案室将会促进企业的生产经营和管理水平的提高，在人力、物力、财力上将给予大力的支持。
二、制定基本原则，提供建设标准，开展应用培训
（一）确定基本原则、建设目标和主要任务
为进一步做好首钢数字档案室建设，首钢总公司以首钢办公厅的名义，印发了《关于建设首钢数字档案室的安排》，对建设数字档案室的工作意见、基本原则、建设目标、主要任务、方法步骤、工作要求进行了具体的规定。
1．基本原则
(1)统筹规划原则。数字档案室是信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。建设单位要把数字档案室建设纳入本单位信息化建设总体规划中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。
(2)健全完善原则。建设数字档案室不是对原有系统、设备推倒重来、全面更新，而是在原有基础上健全完善，提升和扩展功能，添置必要的设备设施，使其达到标准要求。
(3)分步达标原则。建设单位对档案的数字化可分步实施，两年内主要对机关档案、科技档案进行数字化，其他门类档案数字化由单位适时进行。
(4)严格保密原则。数字档案室建设过程中，要提高档案信息安全意识，通过建立健全各项措施，加强过程管理，严守“涉密不上网，上网不涉密”的规定，杜绝失密、泄密现象，确保档案信息、数据的安全。
2．建设目标
通过首钢档案处制订规程、明确标准、技术支持，建设单位落实任务、自筹费用、具体实施，用2-3年时间建成迁钢、首秦、冷轧、京唐公司数字档案室，同时带动一批子公司、部分厂矿和单位数字档案室的雏形建设，实现首钢档案数字化水平三年内整体再上新台阶。
3．主要任务
(1)加快室藏数字档案资源建设步伐。迁钢、首秦、冷轧、京唐公司等单位要根据室藏档案实际情况，科学制订档案信息资源建设规划，扎实开展室藏档案数字化工作，力争在201 1年2月份完成室藏各门类档案的数字化条目录入工作，在201 1年底完成室藏全部机关档案和科技档案的原文数字化工作。在此基础上，每年上半年完成新归档的室藏档案数字化条目录入和档案原文数字化工作，建立档案资源丰富、利用方便的档案目录和原文数据库，为企业经营管理和生产建设服务。
(2)不断提升子公司综合档案室数字化水平。首建集团、首自信公司、机电公司、中首公司、矿业公司、首房公司、特钢公司等单位要根据数字档案室建设要求，按分步达标原则先建立室藏各门类档案的目录数据库，再根据条件对机关档案和科技档案实现原文数字化。
(3)切实加强档案室的软硬件建设。建设单位要根据实际情况，在充分利用原有设备的基础上，配备新的符合要求的设施和设备，购置或自主研发档案管理系统软件，并接入首钢档案管理信息系统，实现首钢档案馆与各分子公司档案室数字档案信息在线移交、查阅及监督检查功能。
（二）制定标准，提出规范要求
为了保证数字档案室的兼容性和规范性，我们根据国家、北京市的标准、规定，结合首钢实际情况印发《首钢数字档案室建设规程>，提出了建设标准。
主要内容包括：建立健全数字档案室管理制度：数字档案室建设内容；基础设施建设；档案数字化建设：数据维护与安全管理等五个方面。要求各单位采用先进的数字档案管理系统，运用科学有效的管理方法，建立并逐步完善本单位现有档案的目录数据库及原文数据库，采用有效的手段对现有档案进行数字化处理，借助各种安全技术，将档案信息在本单位内部网络上提供利用，达到服务经营生产的目的。
（三）加强培训工作，进一步提高基层档案人员业务水平
人才队伍素质关系到数字档案室建设的质量甚至成败，为进一步提高基层档案工作人员业务素质，首钢档案处首先组织全体基层档案参加的专业培训。由首钢档案处计算机管理员、档案专业指导人员开展《数字档案室架构与功能》讲座、《首钢数字档案室建设规程》讲座。其次请档案管理信息系统专业公司到首钢做系统演示，提高档案人员对档案信息化工作的认识。第三是召开首钢数字档案室建设现场会，组织首钢各子公司办公室主任、档案员参加，由首钢试点单位介绍数字档案室建设的经验和难点，使各单位相关人员对数字档案室建设有更加直观的认识。
三、开展试点，树立典型，以点带面，逐步推广
首钢实施搬迁调整以来，钢铁主业由北京一地发展到北京、河北、山西、贵州、新疆等5个地区9个地市：各产业由首钢全资为主发展为多元投资为主，体制由首钢一个法人发展到上百个法人；管控模式由集中统一管理到“集中整体、分层能级、分类管理”。首钢的产业布局、产品结构、产权结构等都已经发生了重大变化。各单位档案工作水平层次不齐，数字档案室建设不适合全面在首钢铺开。为此我们决定开展试点、树立典型，以点带面，逐步推广数字档案室建设。在数字档案室建设方法步骤上我们划定为准备阶段、试点阶段、实施阶段、验收阶段，目的是使建设单位准备充分、方法得当、操作科学。
我们在首钢首秦公司开展了数字档案室建设试点工作。首钢首秦公司位于河北省秦皇岛市，于2004年6月竣工投产，2007年11月成立综合档案室，设置定员6人，集中统一管理首秦公司机关、科技、人事、会计等全部档案。首秦公司领导高度重视档案现代化管理工作，于2006年就投资10余万元购置了专业公司的档案管理软件，实现了部分档案信息网上阅览。首秦公司综合档案室现室藏档案33396卷、13361件，具备建设了数字档案室的基础条件。
两年多来，首秦公司作为试点单位在领导支持、专业指导、自筹资金、工作人员的积极努力下，数字档案室建设初见成效。
1．领导的高度重视和大力支持是建成数字档案室的根本保证
首秦公司领导班子对档案工作的发展始终十分关心，早在首秦公司成立之初领导班子就谋划解决制约档案事业发展的分散式管理弊病，为此公司领导班子研究决定组建综合档案室，实现档案集中统一管理，彻底解决了制约档案发展的瓶颈问题，使公司档案工作步入快速发展的健康轨道。
为进一步加快公司档案工作发展步伐，2009年首秦公司领导班子经过研究，投入365万元资金建设综合档案室新馆和购置密集柜、办公设施等。201 0年2月综合档案室新馆落成，4月综合档案室整体搬迁工作顺利完成。借此次首钢总公司将首秦公司列为数字档案室建设示范基地之一，首秦公司领导更是给予高度关注，并且在新馆建设过程中将建设数字档案室列入新馆建设方案，通过新馆建设推动数字档案室建设。同时在数字档案室建设过程中无论对人员配备、设备购置，还是资金投入上都给予大力支持，为综合档案室配备了0#晒图机、o#复印机、0#扫描仪、防磁柜等各种专业的档案设施、装具。投资20万元，对原有档案软件升级和相应计算机硬件进行改造，满足了系统和硬件升级使用要求；投资40万元，开展工程图纸的数字化扫描工作。公司领导的重视和支持，成为建成数字档案室的根本保证。
2．明确思路，抓好规划，保证数字档案室建设稳步推进
建设数字档案室是一项系统工程，首秦公司在数字档案室建设过程中始终坚持“明确思路、抓好规划、稳步推进”的指导思想，严格按照首钢总公司《关于建设数字档案室的安排》计划推进，精心组织，扎实工作。
(1)深入各部门进行走访、调研，征询各部门领导、专业技术人员、文书人员对建设数字档案室的意见和建议。钢铁企业占地面积大，生产车间距离档案室较远，也在很大程度上限制了档案价值的利用和发挥。数字档案室的建设最终可以使技术人员在操作岗位就能够实现查询利用信息的要求。广大技术部门领导、人员非常理解建设数字档案室的目的，纷纷表示对档案部门开展数字档案室给予积极配合和大力支持。为此，档案部门制定了<首秦公司关于推进数字化档案建设工作实施方案>，成立了领导小组，明确各相关部门的职责并落实到人，制定考核要求。
(2)及时开展室藏档案数字化条目录入工作。首秦公司领导专门为档案部门配备4名外协工，开展档案目录的录入工作，到目前为止共完成目录级条目190291条，实现文件原文扫描共计90350页。
(3)开展工程图纸的审核工作。科技档案是企业档案的重要组成部分，其中图纸档案是科技档案中的重中之重。首秦公司于2004年投产，期间经过了多次的设备检修、技术升级，图纸档案自然会发生修改。为了保证扫描图纸与现场实际相符，首秦公司档案部门组织各生产作业部开展了图纸审核工作，制定了图纸审核工作要求和进度安排，建立了每周例会制度，确保问题及时反馈、沟通，并下发会议纪要，使公司领导、各生产作业部领导了解图纸审核进展情况。首秦公司各生产作业部共有54名专业人员参加图纸审核工作，历经4个月时间，共审核设备、电气、管道、工艺、给排水、自动化等1 2个专业图纸4867套。
(4)开展图纸扫描工作。首钢数字档案室建设工作一经提出，首钢总公司领导就十分关注档案的安全，要求一定要做好数字化档案的保密工作。首秦公司与档案数字化单位签订相关协议，确保档案数字化过程的绝对安全。
机关档案和科技档案中的文字材料由秦皇岛当地扫描公司自带设备到首秦公司现场操作。
图纸扫描由北京首设图文科技公司负责。首秦公司设计工作是由我公司首钢设计院全面负责的，北京首设图文科技公司是由首钢设计院档案处改制而来。北京首设图文科技公司保存有首钢设计院的全部底图，并对外承揽图纸的晒制、扫描、档案整理等工作。首秦公司图纸扫描选择的是底图。底图扫描有扫描清晰、存储小等特点。一张甲1图纸，扫描黑白二值，存储是TIFF格式，底图扫描大小是154KB、蓝图扫描大小是708KB。我们选择北京首设图文科技公司承担扫描工作，首先首钢设计院设计人员可以对首秦公司技术人员在图纸审核过程中提出的图纸变更内容进行修改或重新绘制出图；又发挥该公司扫描优势，又确保首钢知识产权不外泄。
通过首秦公司领导、技术人员、档案人员的共同努力，首秦公司已初步建成了数字档案室，成为首钢数字档案室建设的先行者，首钢迁安公司、冷轧公司、京唐公司和其他二级单位如机电公司、房地产公司先后到首秦公司参观、取经，促进了首钢数字档案室建设的整体发展。
核心关注：拓步ERP系统平台是覆盖了众多的业务领域、行业应用，蕴涵了丰富的ERP管理思想，集成了ERP软件业务管理理念，功能涉及供应链、成本、制造、CRM、HR等众多业务领域的管理，全面涵盖了企业关注ERP管理系统的核心领域，是众多中小企业信息化建设首选的ERP管理软件信赖品牌。
转载请注明出处：拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题：建设数字档案室 适应首钢信息化建设发展
相关文章
