档案管理软件指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的基于各种计算机环境的应用软件系统。档案管理软件根据适用对象的不同分为档案室档案管理软件和档案馆档案管理软件；根据适用技术环境的不同分为单机版档案管理软件和网络版档案管理软件；根据功能上的差别有文件档案—体化管理软件、全文版档案管理软件、专业档案管理软件等。
一、档案管理软件在企业中的应用现状
档案管理软件在企业中应用的最初目的是减少企业档案归档中大量繁杂重复的手工劳动，并使信息处理的速度和效率提高，可靠性增强，将人的主要精力从档案的收集整理等事务性处理工作中解放出来，充分发挥档案管理人员的职能，参与企业的决策与经营管理。经过十几年的不断完善和改进，档案管理软件的开发与设计日臻成熟，我国档案管理软件的发展在技术上走过了PC单机→PC局域网→广域网几个阶段，正在迈向互联网时代。
在PC单机阶段，微型计算机在我国逐步普及，一些单位敏锐地意识到利用计算机管理档案要比手工管理方便，开始尝试用计算机管理，档案管理的工具和介质发生变化，键盘、磁盘等进入档案业务领域，纸质文件延伸到磁盘文件，这一时期为档案管理软件的发展积累了丰富的经验及大量的数据；局域网是计算机通信网的重要组成部分，局域网的建立，更好地实现了资源共享与内部信息的高效传输。在局域网阶段，档案管理软件实现了在局域网内的数据共享，档案的查询利用可以从网内的任何终端发起。而基于广域网络平台的文档管理系统，可以实现集中式的档案管理，集团型企业可以利用网络档案管理系统对所在分支机构统一组织规划，实现上下级单位间的档案信息互通。
发展至今，档案管理软件均采用结构化设计，开发工作直接面向用户。软件设计灵活，计算准确，查询方便，人机界面清晰，易于操作。文档—体化的档案管理软件通常包含以下功能模块：收文管理、发文管理、归档文件管理、专业档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等。系统可以存储并读取各种格式的电子文档，内置完备的打印表单，实现多途径、多层次的检索和多方位的统计。
目前，绝大多数企业主要采用单机版档案管理软件，在企业不断提倡文档—体化的同时，虽然OA系统已在各单位得到很好的普及，但是出于对档案安全、保密因素及系统开发成本的考虑，大多数信息系统并没有与档案管理系统形成对接，有学者对38个事业单位进行调查显示。使用的信息系统中有归档功能的仅4个(使用业务系统)，占10.52％；无归档功能的34个，占89.48％。
二、档案管理软件产品案例分析——以华夏银行为例
华夏银行档案管理系统是由华夏银行总行聘请专业机构设计研制而成的电子文件归档系统。它是以华夏银行有关工作规则和档案管理制度为基础，基于“文档一体化”管理理念而在华夏银行内部网集中部署的管理信息系统。随着海量电子文件的生成，各单位领导开始思考如何能够更好地管理这些文件，因为电子文件从形成、归档到长期保存和利用无不依赖于计算机系统，离开了计算机软硬件。电子文件就会游离于人的掌控之外，因此档案管理系统的开发运行成为应势之举。华夏银行档案管理系统以实现档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用的网络化运行为目标，统一存储并立足于长期保管办公自动化系统产生的电子文件以及其他具有保存价值、属于归档范围的电子文件。该系统的特点如下。
1．采取“三个部门、七个角色”的组织管理模式。“三个部门”分别是办公室、信息技术部和其他内设机构。办公室是档案归口管理部门，负责提出档案管理系统业务需求，制定系统应用管理规范等。技术管理部门是系统研发、监控和维护的管理部门，负责档案管理系统网络环境的技术支持和运行保障。其他内设机构是档案管理系统的归档整理部门。
“七个角色”即档案管理系统用户，对其实行统一认证和单点登录，分别是普通用户、归档整理人员、整理部门审核人员、部门自存人员、档案整理员、业务管理员和技术管理员。普通用户在系统中拥有查询档案、提交借阅申请、查看个人借阅日志的权限。归档整理人员负责收集整理待归档文件材料，拟定保管期限、归档页数等信息并提交归档审核，对通过归档审核的文件材料进行装盒，打印、粘贴二维条码标签，打印档案移交目录和备考表，进行电子和实体档案移交。审核人员负责对本部门归档整理人员提交的文件材料进行线上审核，确保归档文件材料的齐全、完整和准确。自存人员负责本部门会计、信贷、信息科技等专业档案的电子和实体接收、自存保管和借阅管理。档案管理员主要负责各类档案的归档审核、实体接收、保管、统计和利用。业务管理员主要负责系统中用户权限及相关参数的配置和管理，并对系统应用情况进行监测。技术管理员主要负责系统软硬件设备的监测和维护，以及数据库备份和超出业务管理员权限之外的数据和信息的维护。
2．单轨制功能，双套制归档。2011年华夏银行取消了纸质文件，仅以电子公文的方式在银行办公系统中进行。一旦电子公文办结，马上实时归档，并打印出纸质文件作为归档之用。从功能上看，现在华夏银行办公系统完全以电子文件的方式运行，取消了纸质文件的运作，纸质文件的作用只是留作归档，以便将来做凭证之用。笔者认为，这与文件的双轨制管理有明显不同，因为双轨制是办公系统中纸质文件与电子文件共存，业务人员要同时处理两种形式的文件，所以，目前华夏银行办公系统的文件应该属于单轨制运行。从形式上看，华夏银行的公文归档是电子公文、纸质公文共存．属双套制归档。
3．采取二维码等新技术手段。华夏银行档案管理系统采用二维码技术，对全行所有档案赋予—个规则统一、命名唯一的二维条码标签。二维码是用某种特定的几何图形按一定规律在平面分布的黑白相间的图形记录数据符号信息的。在代码编制上巧妙地利用构成计算机内部逻辑基础的“0”、“1”，比特流的概念，使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息。通过图像输入设备或光电扫描设备自动识读实现信息自动处理。
在档案管理中引入二维条码，实质是将纸质文件、元数据、电子文件封装在一起。其实现过程是：首先将电子文件及其元数据信息存储在二维条码中，其次将二维条码打印出。粘贴在对应的纸质文件上，形成电子文件、元数据、纸质文件封装在一起的纸质电子档案，最后通过扫描设备扫描纸质档案上的二维条码，对扫描得到的二维条码进行解码，还原出对应的电子文件及其元数据。
二维条码作为信息的另一种表示形式。是不依赖计算机网络和数据库存储、转移信息的一种方法，是实现文件、档案等信息的存储、携带、传递并识读的理想手段。二维条码具有储存量大、保密性高、追踪性高、抗损性强、备援性大、成本便宜等特性，将之引入档案管理中，可较好地解决当前档案管理中出现的问题。其一，二维条码可解决电子档案易更改的问题，因为其一经生成，便不可改动，是电子文件真实性保障的重要工具。而且在电子化的过程中不会丢失任何信息。其二，二维条码可实现电子档案长期保存，即使载体保存不善。印刷的文字、条码已有污损，只要破损面积不超过整个条码符号的50％均可照常恢复数据。其三，二维条码技术可实现纸质档案与电子档案的同步管理，它在两种不同介质档案的查找中建立了通道，方便利用。其四，二维条码系统可提升档案信息录入的质量与效率，档案部门只需要扫描设备就可将电子文件信息识别出来，不需铺设网络、不需考虑软件对接。对公文系统影响最小，容易实现，而且二维条码一次生成，可多次使用，可以保证著录信息的准确，减少重复劳动。
档案管理软件是档案信息化管理的核心，它的人性化、易用性、功能的强弱、成本的高低都影响了企业档案信息化管理的水平，随着信息技术的不断更新，档案管理软件当得到更好的完善与发展。
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本文标题：档案管理软件在企业管理中的应用
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