ERP(EntERPrise Resource Planning)企业资源计划,从这个概念最早的提出就受到人们越来越多的关注。它将企业的信息流、资金流和物流结合到一起,统一管理,为企业的日常运行和决策提供及时准确的服务。但在实施过程中,由于种种原因,不仅ERP没有成功运用,还破坏了原来已有的管理方式,给企业在时间、金钱上都带来了很大的损失。
在铸造行业,也希望通过专业ERP软件的实施来提高管理水平,从而达到提高生产效率、降低生产成本的目标。但是铸造行业整体的ERP应用情况却不容乐观,明显滞后于其他行业的应用。这一方面是由于铸造工序多,生产流程复杂,不容易纳人统一的管理企业信息化,铸造企业ERP。
另一方面由于ERP软件提供商仅提供通用的ERP软件,即根据ERP的通用理论编制出的软件,而不能满足铸造企业特定的管理模式。
铸造企业属于制造类企业,铸造企业最难于管理的地方在于生产的管理与控制,而这也是由于铸造企业的行业特点所决定的。各种铸件的工艺不同,生产工艺多变,工序流程复杂,要制定一个科学合理生产计划很难。因此,铸造企业的ERP应该以生产管理和控制为核心,销售、采购、仓库的管理为其服务,以保证生产的正常进行。再结合财务管理、人事管理来对其进行成本的核算。这样,企业的管理业务就集成为一个整体。
华铸ERP是一个专业面向铸造企业开发的ERP软件,经过10年来本研究室不断地开发和改进,已经成为一个功能完善、结构合理的软件,在数家铸造企业的应用中得到了客户的好评。华铸ERP覆盖铸造企业的4大核心业务:生产管理、经营管理、采购管理和库存管理;根据订单对铸件进行全程跟踪,使铸造企业对生产的管理和控制更有效,库存的管理更趋于智能化,能够根据入库出库情况给原材料进行估价和定价,能够准确的核算生产成本,并可根据铸造企业的特点,定制其特色的功能。
1 需求分析阶段出现的问题及其解决方案
这个阶段,实施人员会深入企业进行调研,对企业的管理流程进行详细的了解分析,主要包括企业的日常作业任务、基础数据信息、常用表单报表等。此外,还需要了解企业管理人员和工作人员对ERP的要求。
1.1 容易出现的问题
(1)需求分析目标不够明确。企业管理者对ERP软件能够解决的问题没有清楚的认识,或者对实施人员没有一个明确的要求。遇到什么问题就去了解什么问题,该关注的地方没有详细地去关注,没有取得需求分析应该获得的结果。
(2)企业有关人员对ERP有抗拒心理,不愿意与实施人员进行沟通,或者沟通效率不高。主要原因有:企业人员对新事物的保守,以及不愿意原来的工作模式被打破,所以在需求分析过程中不愿意合作。另外还有实施人员只顾自己在ERP编制时的专业术语。跟企业常用的工作语言没有重合,所以交流不畅通,企业人员产生抗拒心理。
(3)企业原来的业务流程混乱,对于新的流程达不到一致的意见。
1.2 解决方案
ERP的实施是一个渐进的、阶段性的过程,所以在做需求分析前企业领导应该规划好,哪些部门先实施,哪些部门是下一个阶段的目标,这样在需求分析的时候就能有所侧重。实施人员应该向企业的工作人员详细介绍ERP的工作原理,哪些地方能够在ERP里得到实现和改进,这样他们在提供信息的时候能够有针对性。
对于存在分歧的管理流程,要深入分析各自合理的地方和不合理的地方,可以综合各方法的优点,得到一个各方满意的答案,或者根据实际情况实施人员提出一个全新的方案;要多参与讨论,在讨论的时候应该让企业领导也加入进来,共同寻求问题的解决方案,最后达成的统一意见必须经企业领导同意后才能作为最终的结果。
华铸ERP在某铸造企业的需求分析主要集中于销售部门,生产管理部门和仓库管理,另外办公室管理,财务管理是第二阶段的实施目标。这里面最重要最困难的部分就在于生产管理部门。该铸造企业希望从订单的签订、工艺的制定到各车间的排产、铸件出库发货等流程都必须包含在ERP的管理中,并且对于生产的安排,要细化到各个工序。有了明确的目标,需求分析进展的很顺利。我们分别在技术部、生产部收集相关信息,包括生产过程中需要哪些技术资料,企业的生产安排是如何进行的,以及铸件出库发货的流程。通过实际操作人员和企业领导的反复讨论确定,成功地完成了需求分析阶段的任务。
2 实施准备和系统运行阶段出现的问题及其解决方案
需求分析过后,软件需要实现的功能已经明确,经过初步的编制,接下来就可以在企业的小范围使用,主要目的是让操作人员对ERP有一个直观的了解,以及熟悉ERP软件的基本操作。该阶段的主要任务是企业配置电脑,组建内部局域网,配置服务器,并安装ERP软件,使其能够运行起来。对企业领导和相关操作人员进行ERP软件的培训,主要内容包括:ERP的基本原理,ERP实施后能给企业带来的效益,以及ERP的基本操作。
2.1 容易出现的问题
(1)实施ERP后对企业内用的电脑和网络的性能有了更高的要求。电脑性能不好,就会影响软件的运行,从而降低操作人员的兴趣。
(2)职工的接受能力不强,不习惯ERP的操作方式,导致ERP软件的使用效率不高,不能及时的形成反馈信息,不利于进一步的修改。
(3)在使用ERP的初始阶段,对操作人员来说,既要完成已有的工作内容,还必须在ERP上操作一遍,相当于一个人要干两个人的活,这时可能会产生一些报怨,认为ERP没有带来实际的益处,反而使他们的工作量增加。
2.2 解决方案
华铸ERP是基于服务器/客户机(C/S)模式设计的,对服务器的要求较高,服务器的作用和重要性在于所有数据都保存在它上面,不仅要求它的稳定性,还需要保证数据的安全性,如果服务器出现问题,整个系统就会瘫痪。一般建议客户购买一台服务器级别的主机,其余工作电脑采用主流的配置即可。当系统安装配置完毕,会针对相应的操作人员进行具体操作培训,让他们熟悉各模块的操作,以及相互的关联性。保证他们了解自己的工作在ERP软件里是如何体现的,直到他们能够熟练的操作。
企业的领导也要提出相应的策略,使ERP的操作人员能够坚持用下去,可在公司内部实行相应的奖惩措施,提高员工使用ERP的动力和积极性。并在使用的过程不断地发现问题,整理成文档后及时的反馈给开发厂商,以便于他们更新。当反馈的问题越来越少,也就是系统趋于稳定的时候,就可以生成一个正式版的软件。
3 后期维护阶段出现的问题及其解决方案
在这一阶段,ERP已经在企业流畅运行。企业的日常管理也主要以ERP为主,各种常用报表也可以直接从ERP中提取或打印,这大大提高了操作人员的工作效率。以前需要两三天的工作,现在可以通过ERP即时完成。随着对ERP的熟悉,企业管理人员和操作人员越来越认识到ERP给企业带来的益处,他们会对ERP提出更高的要求,希望ERP能完成更多的任务,以前没能实施ERP的部门也希望从ERP的使用中提高工作效率。另外,ERP软件本身可能存在的一些漏洞,也会在实际的使用中慢慢的凸显出来,这时就需要通过后期维护来完善。
3.1 容易出现的问题
(1)操作人员容易异想天开,既然ERP能帮助他完成这么多的工作,那么他就希望ERP还能实现更多额外的功能,有的虽然在实际操作中有合理性的一面,但涉及到程序的编制时就会产生很大的难度。
(2)企业的管理人员可能会希望扩展ERP的使用,在原来没能使用到ERP的部门也能用上ERP。
3.2 解决方案
在这一阶段所提出的每一个问题和需求,ERP软件的开发人员都要认真考虑,并积极地与企业管理人员和操作人员进行沟通。对于软件自身的问题,要迅速的没有任何借口的去完善更新。对于新提出来的功能,要根据实际情况,能够实现的就努力去实现,不能实现也要两者商量,寻求可替代的解决方法,直至企业满意。
企业能够提出新的功能需求,说明了企业对ERP的认可,也是ERP厂商不断完善其产品功能的好机会。因为一个ERP软件最大的价值在于帮助企业更好的管理。
华铸ERP在某铸造企业的使用过程中,得到了企业领导和实际操作的人员的一致认可,在后续升级阶段,他们希望能够将工人计件工资核算这个功能加入ERP中。在铸造企业中,由于有不同的工种,不同的铸件也有不同的工艺,不同工人在同一工种中也占有不同的工资分配额度。所以在核算工人的计件工资时非常的复杂。但是通过华铸ERP在生产过程中铸件的跟踪功能,以及确定铸件的工序定额,再分别录入每天的工人工票信息,在月末的时候只需一键就可以准确的算出工人的工资,减轻了办公室工资核算人员的工作,大大降低了人工操作时容易出现的失误,为该企业节省了大量的时间。这种工资核算的模式在另外一家铸造企业中也得到了推广应用。
4 结语
实施ERP是一个长期而复杂的系统工程,应该把ERP的实施过程当作一个自我发现和自我完善的过程。在ERP的实施过程中发现管理中存在的问题和不合理之处,找出造成这些问题的原因,并积极的去解决这些问题,完善新的管理方式,这才是实施ERP应该带来的结果。如果把ERP当成一个能治百病无所不能的灵药,这种盲目性只能导致最后的失败。
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