1 背景
在产品研制、生产过程中通常要编制、使用数量较多的各种文件，这些文件中除了“记录”是一次性生成无需进行版本控制和追踪外，其他文件均需要进行变更管理和版本控制。在文件变更管理控制过程中通常会遇到这样的问题：一份产品文件在有效期内存在更改状态的，没有明确的版本标识，查阅和使用时无法明确所需状态，有时因使用产品文件的非当前有效版本造成管理、控制混乱的问题。近年来我们对产品文件版本标识规范化进行了专门研究，制定出台相应管理办法并推广实施，为文件的状态控制和追溯性管理提供依据，取得了显效果。
2 产品文件分类与管理现状
2.1 产品文件分类
产品文件通常包括往产品研制、生产过程中产生的全部技术、管理范畴的文件，根据产品文件的功能和用途一般可分为以下三类：
1)第一类：设计文件——描述产品软、硬件组成、型式、结构、接口、原理等设计信息以及在制造、验收、使用、维护和修理时所必须的技术数据和说明。如：结构图样、电气简图等；
2)第二类：技术文件——描述产品技术设计和工艺设计等要求的文件和技术总结。如设计任务书、技术设计报告、产品算法、产品设计统一要求等；
3)第三类：管理文件——描述产品实现过程各项管理工作的策划文件和总结文件。如设计和开发策划书、质量计划、设计工作总结报告、试验工作总结报告等。
2.2 产品文件管理现状
2.2.1 文件的归档管理
目前产品文件通常以电子形式或纸质形式实现归档管理。而实施产品文件归档管理的电子化平台多种多样，有的单位为实现不同种类电子文档的归档管理可能采用不同的电子管理平台，以期满足不同的管理要求。
2.2.2 文件的更改管理
属于不同行业、不同领域的单位对产品文件的更改可能执行不同的标准或相关规定，研制生产电子产品为主的一些单位以执行GJB 5881-2006《技术文件版本标识及管理要求》及电子行业标准SJ/T 207.5-1999《设计文件管理制度第5部分：设计文件的更改》等标准为主，并通常以单位内部相关管理规定的方式细化操作和实施要求，明确更改标记符号，更改标识方法、更改登记记录等管理内容。
3 版本标识规范化研究内容
3.1 分析文件状态管理不明确的原因
我们的专门研究工作首先调查了档案归口管理部门的文件发放和借阅记录，并统计了文件调用出错的情况，统计结果表明文件状态调用出错的主体是产品文件中技术文件和管理文件，分析技术文件和管理文件状态不清的主要原因见下：
1)项目进行到不同的阶段会出同一种类文件，比如“研制工作总结”在初样机、正样机都需要编制，因此同一个项目会出现两份名称相同的文件；
2)同一阶段文件可能存在不同版本，如会议评审稿、会后修改稿、使用过程更改稿等，没有统一的版本状态标识，不易识别和区分版本之间的差别。
3.2 确定文件版本管理要解决的问题
针对上述两个方面原因，我们认真学习了GJB 5881-2006《技术文件版本标识管理要求》，分析了产品文件分类管理、不同归档平台更改管理规则的现状，确定通过建立产品文件版本标识管理办法给出产品文件可读性强的唯一性标识，保证产品文件管理和使用的状态清晰。
在对GJB5881-2006进行全面学习和借鉴的基础上，我们确定了产品文件版本管理需要解决的5个方面问题：
1)版本标识的文件范围；
2)如何建立唯一性标识；
3)给出适宜的版本模型；
4)版本如何使用。
3.3 研究解决上述问题的对策
3.3.1 实施版本标识的文件范围
产品文件中的记录类、总结报告类、表单类文件不是执行类文件且不易发生变更情况，经研究确定不纳入版本标识和管理的范畴，其他文件应实施版本标识管理。
3.3.2 建立唯一性标识
针对产品文件不同种类、不同归档电子平台规则的特殊性，我们研究确定了适应不同管理需要的文件版本标识。对设计文件中的计算机软件程序和数据给出VX.Y(X从1开始，步长为1，Y从0开始，步长为1)方式的版本标识号。其他设计文件按照电子行业标准SJ/T07.4-1999《设计文件管理制度，第4部分：设计文件的编号》和SJ/T207.5-1999《设计文件管理制度，第5部分：设计文件的更改》规定，给出“设计文件编号十更改标记(a、b、c……)”方式的唯一性标识，并按页进行管理。对产品技术文件和管理文件给出“文件编号十版本标识号(a、b、c……)”方式的唯一性标识，对整份文件进行版本控制。
3.3.3 确定适宜的版本模型
为确定适用的版本模型，我们对产品文件更改情况进行了全面调查，当产品研制过程规范时除计算机软件程序和数据在软件生存周期内变更和版本较多外，其他产品文件的更改频次并不高，在一份文件的保存期限内形成的版本也不多。因此确定版本的升级原则为每次更改均生成新的版本。
参照GJB 5881-2006规定的线性版本模型，我们研究确定了适于不同管理要求的版本模型及标识规则：
1)计算机软件程序和数据
——版本标识号：VX.Y，初始版本为V1.0，X数字从1开始，步长为1；Y数字从0开始，步长为1。
——版本模型：根据计算机软件程序和数据产生的时间顺序依次排列，每个版本最多只有一个父版本，且只能有一个子版本，其版本模型示意图见图1。
图1 计算机软件程序和数据的线性版本模型
——版本标识位置：软件程序和数据自身无需书写版本号，依据相关电子归档平台给定规则记录版本标识号。
——版本标识号的标注：当计算机软件程序和数据需要更改时，更改后的计算机软件程序和数据按规定入库，版本相关电子归档平台自行记录。
——文件更改实施补充要求：计算机软件程序和数据每次更改均需全文替换。
2)其他产品文件的版本标识
——版本标识号：首次归档的产品文件为初始版本，不加任何版本标识，每一次更改后的产品文件都应有一个对应的版本标识号。版本标识号为小写拉丁字母，依次用a、b、c……表示。
——版本模型：采用线性管理模型，即根据版本产生的时间顺序依次排列，每个版本最多只有一个父版本，且只能有一个子版本。其模型示意图见图2。
图2 归档产品文件线性版本模型
——版本标识位置：产品设计文件版本标识号按页标识在标题栏的“标记”栏中；产品技术文件和产品管理文件版本标识号标识在文件封面的文件编号后小括号中，如QF1.463.028JGJSB(a)。
——版本标识号的标注：产品设计文件由拟制人在“设计文件更改通知单”中按页标明更改后的文件版本标识号（即设计文件的更改标记），档案归口管理部门负责在归档文件的标题栏中标注更改标记；产品技术文件和产品管理文件由拟制人在“文件更改通知单”的“更改标记”栏中标明更改后的文件版本标识号（即文件的更改标记），每次更改，拟制人应提交版本升级后的文件封面。档案归口管理部门负责在存档文件的“文件更改状态一览表”中记录更改有关信息。
3.3.4 版本使用规则
我们选用GJB 5881-2006《技术文件版本标识及管理要求》给出的版本使用原则：
1)产品文件的版本管理应反映其追溯性，使用时应遵循最新版本适用原则；
2)当技术和文件的应用中是指某特定版本时，版本标识号应出现在技术文件的标识中；
3)当引用的产品技术文件或产品管理文件与特定版本无关，随最新版本而变化时，则不应标识文件的版本号。
3.4 制定“产品文件版本标识管理规定”
我们在总结前期研究工作的基础上制定了“产品文件版本标识管理规定”（试行），规定了版本标识管理的职责、要求和使用，特别是针对不同电子归档平台的特点，分别给出了适用的版本标识号、版本模型、版本标识位置、版本标识号的标注及文件实施更改的补充要求，明确了版本标识的使用原则。
4 实施效果
2010年9月至2011年3月，经过半年的试行，我们对归档产品文件的更改情况进行检查，结果表明有文件编号支撑的文件更改后均按规定进行了版本标识，状态清晰，调阅和使用文件没有发生状态错误。
在规定试行期间，我们跟踪收集使用过程中遇到的问题和反馈的意见，对问题和意见进行了汇总分析和处理，并对规定（试行）稿进行了修改完善，形成正式《产品文件版本标识管理规定》发布，作为产品文件版本标识工作开展的依据。
5 总结
此次建立专门研究小组对“产品文件版本如何规范管理”进行了初步的探索，在实施中取得了不错的效果。我们认为对产品文件的定义与分类、版本模型可能会因企业的管理模式和特性而不尽相同，但文件的唯一性标识是有效进行文件管理和控制的基础，希望本文中的版本管理模式会对其它的单位与企业有借鉴作用。
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本文标题：产品文件版本规范化管理解析
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