信息化项目招标选型的目的主要是以较高的性价比选择合适的IT产品(设备或服务)来进行项目建设。成功的招标选型既保护企业利益，又能为项目顺利实施打下基础，这需要企业信息中心能够在招标过程中明确项目需求，并做好招标选型工作，努力为投标人创造一个公平、公正和公开的竞争环境，广泛吸引供应商充分参与竞争。本文从信息化招标选型的实际出发，阐述一种信息化项目招标选型办法。
1 招标方式
信息化项目常用的招标方式有两种：公开招标和邀请招标，公开招标中招标人以招标公告的方式邀请供应商参与竞标，需按照相关规定通过指定的报刊、网站或其他媒体公开发布招标信息，接受供应商报名成为投标人。任何报名且符合招标公告中最低资格标准的供应商都可以成为投标人，所以信息中心不能控制参与竞标的投标人数量，也就难以在招标前对所有的投标人及其产品都十分了解，且投标的产品间极有可能存在较大差异，编写标书时需要考虑品牌、性能、质量、服务、价格、信誉等诸多因素，这给信息中心带来了挑战，需要做大量的前期调研工作，但公开招标的竞争范围广，竞争充分，通常会获得很好的效果。
邀请招标也称选择性招标。只对事先选定的供应商发出投标邀请书，只有接到邀请书的供应商才有资格成为投标人。邀请招标面对的投标人及其产品的范围是确定的，信息中心前期对所有的投标人及其产品有较好的了解，通常会更多地考虑价格因素，招标过程简单、快速、可控。但邀请招标的竞争范围有限，可能未将某些在技术上或报价上更有竞争力的供应商纳入竞标。
可见，这两种招标方式各有其优缺点，需要根据具体情况和相关规定进行选择。实际应用中，产品采购除这两种招标方式外，还有竞争性谈判、询价采购、单一源采购等形式，不赘述。
2 招标方法
企业信息中心在进行信息化项目招标采购工作时，大致需要经历项目需求确定、前期调研、编写标书、进行招标和签订合同5个阶段。
2.1 项目需求确定
信息中心需要从企业现状、项目目标、最终用户专业水平等各方面综合考虑，确定项目的详细需求，大致圈定需要了解的供应商和产品的范围，才能有针对性地开展后续工作。
基础设施类项目(如：中心机房、基础网络、视频会议、设备维护、信息安全等)的需求侧重于纯粹的技术，需求一般只源于信息中心。而应用系统类项目(如：协同办公、ERP等业务系统)的需求更多侧重于功能，需要主要来源于相关业务部门。信息中心需要对来自业务部门的需求进行梳理、整理、转换，使得这些需求能够确定下来成为项目需求，并被供应商认知。同时，除了梳理业务需求。信息中心还要评估在满足业务需求的前提下需要的计算资源(如：计算机、网络、存储等的性能或容量)。这需要信息中心既懂技术义理解业务，对传统信息中心是比较大的挑战，不过这项工作不用一步到位，可以结合下一阶段前期调研工作，通过逐步了解产品，并随着与供应商深入交流，加深认识后，再回过头修改项目需求，往复若干次，直到需求相对明确为止。
2.2 前期调研
全面收集整理业界主要供应商及产品的资料，深入研究。对各产品基本了解后。结合项目需求，将需要进一步了解的问题做成清单，发放给能够接触到的供应商(通常应包括主流供应商)，要求其按照清单所列问题准备资料，然后邀请每家供应商分别召开解决方案交流会，如此一来，可以有的放矢地了解供应商及其产品，并让供应商在招标前充分了解项目需求。方案交流会可以进行多次，反复与各供应商充分交流项目需求、技术方案和商务相关事宜，细致考察产品的应用效果，听取供应商对项目的建议，认真总结和对比分析各家供应商解决方案及产品的优劣，并根据对产品及项目新的认识修订项目需求，直到需求相对明确且提不出新的问题为止。这对信息中心来说也是一个需要付出辛勤劳动的学习过程，可以弥补对相关领域及产品的认知缺陷。
方案交流环节结束后，信息中心对各供应商及产品应有比较全面的了解，这时可以从品牌、功能、性能、价格、服务、成功案例等各个方面详细对比分析供应商及其产品。形成调研分析报告，为标书准备素材，也为招标选型提供依据。
在准备调研分析报告的过程中。由于各产品各有所长、技术路线不一，不同产品的功能、性能指标之间没有绝对的可比性。而特别值得一提的，传统信息中心带有浓厚的技术色彩。技术人员往往热衷于最好的产品和最先进的技术，这会将招标选型工作引入误区，实际上并不是最先进、最好的产品是最适合项目需要的。信息中心需要对所有相关产品的重要指标进行详细了解，从满足项目需求的角度出发，综合考量供应商及其产品，才能客观地进行对比分析工作，本阶段的工作量也是各阶段中最大的。调研分析报告形成以后，可以请第三方专业力量进行论证，以征求更多的专业意见。
信息中心尽管在短时间内难以做到熟悉所有产品的所有细节，但如果本阶段的工作做踏实了，可以从总体上了解各供应商和产品的特点、异同等情况，特别是能全面比较各类产品的优缺点，了解市场行情和报价，防止出现大问题。需要注意的是，在与供应商接触的过程中。任何参与交流的人员不宜向任何供应商流露倾向性意见，以免打击其他供应商参与竞标的积极性。也防止部分供应商的中标预期过高。
2.3 编写标书
编写标书是招标过程中的重要工作，直接影响到招标的公平性，而信息技术日新月异，产品各有所长，如何合理地编写招标书。广泛吸引各供应商的积极参与竞争，是招标工作的一大难点，也是最容易引起争议的一个环节。
在调研分析报告的基础上编写标书，力争做到标书内容全面、准确并符合项目需求，并屏蔽具有明显品牌倾向性的指标或描述。由于有时候面临的产品品牌繁多，要做到标书对任何品牌都公平较为困难，但可以确保对数个主流品牌是相对公平的，在完成标书初稿后，向供应商发放标书初稿和反馈意见征集表。根据反馈意见对标书初稿反复修订，以避免由于信息中心对各产品的理解偏差而产生的遗漏或问题。这个过程会引起很多争议，应在前两个阶段工作的基础上。做到既明确项目需求又了解产品，就可以对反馈意见进行取舍，并平息争议。编写标书是一项细致入微且相当耗费精力的工作，可以借鉴其他企业类似项目的标书以减少工作量。但不是生搬硬套，需要在调研的基础上仔细推敲，综合考量，在满足项目需求的前提下，尽量保证标书的公平性。
企业信息中心有时候由于自身素质、时间等原因请他人代为编写标书。甚至请潜在投标人编写标书。其他人对项目需求的了解毕竟有限，或由于潜在投标人出于自身利益考虑，使标书容易背离项目真实需求或带有明显的品牌倾向性。不能体现项目需求或者破坏招标的公平性原则，所以切不可走捷径由他人代写标书。
2.4 进行招标
进行项目招标时。通常委托具有一定专业资质的招标机构进行招标公示、发放邀请函、售卖标书、邀请评委组建评标委员会、组织招标会、公布招标结果、发放中标通知书等招标组织工作，招标机构可以保证招标过程的合法合规。
虽然有专业招标机构辅助招标过程，但信息中心仍需要注意以下4个方面的问题：一是评标委员会的名单要绝对保密，以免投标人在招标会开始前对评委施加影响；二是评委必须是信息行业相关领域的资深专家，以保证评标的公平和公正；三是要尽量吸引更多的供应商成为投标人。可以有效防止招标过程出现围标、串标、流标等情况，标书是否公平是关键因素；四是保证招标过程的公开性。敦促招标公司将招标过程按照相关规定进行，避免暗箱操作。
2.5 签订合同
招标结果公布后，要立即请相关部门(特别是企业法律部门)派遣人员共同参与同中标人的商务谈判。合同初稿形成后，有必要请第三方律师事务所审核合同，以避免各类风险，保障企业利益。
要做好信息化项目招标选型工作，需要信息中心进一步加强自身素质的培养，特别是对业务能力的培养。另外，信息中心应积极改变人员构成，吸纳业务部门的优秀员工加入。以快速增进信息中心业务方面的能力。只有在充分了解项目需求、各家产品特点、业界主流思想的基础上，认真研究，并结合实际情况，才能编写出相对公平的标书，避免片面认识、从众等现象，才能做好招标选型工作。
转载请注明出处：拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题：一种信息化项目招标选型办法
相关文章
