笔者借鉴“傻瓜相机”无需培训就能使用的道理，将管理方法与管理流程形成管理思想融入表单设计中，固化成表式版本文件，再通过各级管理层的不断使用，逐渐形成潜移默化的工作习惯，成为基层管理的新手段。这种方法的特点是表单通过“执行方”的填写、传递、分析、问题处置与反馈流转，将结果证据、监管责任及工作质量形成有效的闭环管理，并赋予此表单从岗位到班组、从车间到企业管理层，不限专业的通用性，从而减少了各级管理记录的重复性与工作量，强化了各级责任人的管理意识，消除了责任双方的扯皮现象，大大提高了管理工作效率，使各级组织的自控管理能力得到显著提升。
当“表单”为空白状态时，即是指导“执行方”完成工作、呈现结果进行过程控制的“文件”；而每个栏目项的填写要求就是实施管理行为的一种规范性标准；“表单”的流转路径、流转对象、控制节点即形成了管理控制的流程；填写准确、充分、及时的“表单”最终成为组织验证“执行方”工作结果的客观证据；这样，长期有效管理的运作方式不仅促使管理者发现改进机会，实现管理工作中的不断改善；同时，也辅助企业加快规范化、制度化建设的基本步伐。
“表单”由“过程控制检查考核表”（见表1）、“纠正／预防措施表”（见表2）和“不符合整改单”（见表3）三张表组成一套运行表单。
其运作程序如下：
“执行方”按规定周期履行检查职责，并将结果汇总填写表l，对所发现的潜在不符合项及不符合项需进行跟单整改时，自查情况应用“纠正／预防措施表”（表2），他查情况接收“不符合整改单”（表3），并按照表单要求严格进行整改填写、验证，完成闭环管理，表单最终回馈到执行方手中完成表1所有栏目信息的填写即为完成一次有效的闭环。各级职能如此监管也就确保无一疏漏。
三张表的使用功能及要求如下：
表1：“过程控制检查考核表”由15个信息项组成。其中：“编码”：为组织规定的固定记录标识之一；“编号”：为组织设定或使用方按部门记录编制。“检查标准”：根据组织标准名称标示，检查时对应标准依据栏打钩，并在“口检查／口考核部门”对应栏处打钩、填写部门名称。
表1 过程控制检查考核表
“检查考核内容”一栏的填写要求明了、准确、完整，包括问题出处、状态、影响、结果等信息，便于被检对象确认。
“不符合条款”一栏：在“执行方”不明整改依据或存有争议的情况下，由“检查方”进行及时的判断和填写，以便归口管理部门进行指导纠正与跟踪验证之用。此栏目的应用、填写可以使“检查”与“被检查”双方对标准的条款达到熟知运用的效果。
“跟踪方式”填写“沟通”或“跟单”两种方式。“沟通”用于简单地纠正问题的处置方式；“跟单”用于需要建立纠正措施的问题处置方式。
需要说明的是：问题处置跟单分为“纠正／预防措施表”和“不符合整改单”两种表单形式，填写规定为：凡属部门自查自纠、自我建设行为发现的问题处置应用“纠正／预防措施表”进行跟踪管理，并由部门自行保留记录；凡属部门外他方检查发现的问题处置应用“不符合整改单”进行跟踪管理，并需向中心归口管理部门备案。这一区分消除了“执行方”自我建设、自我纠正问题真实呈现的顾虑；同时，归口管理部门对“执行方”潜在问题预防措施的建立与消除结果进行加分奖励，调动了“执行方”自控管理的积极性。
“整改状态”一栏：填写“闭环”则表示问题经检查人跟单验证完毕；“未关闭”则表示整改进行中，以提示归口管理部门需及时沟通与督查。
表2 纠正／预防措施表
“考核扣分”一栏：填写部门月度绩效考核结果。
该表全部信息填写完成后，作为本部门月度绩效管理台账加以保存，成为经受各方检查的管理证据。
表2：“纠正／预防措施表”由13项关键信息项组成。该表可作为“不符合项”与“潜在不符合项”跟踪管理的通用表，使用时在“措施类别”一栏对应处打钩以示区别。此表单为部门自用表，填写规则可按照不同组织、部门管理程度要求规范填写，前提是保证所提供信息真实、准确、清晰、完整，确保流转、传递顺畅无误。在问题原因分析一栏，要求被检对象准确界定问题类别，以便于为本部门进行问题类别统计、形成综合分析与持续改进提供有效信息。
表3：“不符合整改单”也由13项关键信息项组成。填写规则与表2大体相同。区别在于该表是用于部门以外他方检查或内部审核活动之用。
表3 不符合整改单
这三张表单将各级管理行为、管理职责、管理绩效有机地联系在一起，客观呈现。同时，降低了基层管理的难度，消除了行政指令带来的诸多管理的负面影响，简化了形式，丰富了内容。
核心关注：拓步ERP系统平台是覆盖了众多的业务领域、行业应用，蕴涵了丰富的ERP管理思想，集成了ERP软件业务管理理念，功能涉及供应链、成本、制造、CRM、HR等众多业务领域的管理，全面涵盖了企业关注ERP管理系统的核心领域，是众多中小企业信息化建设首选的ERP管理软件信赖品牌。
转载请注明出处：拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题：傻瓜式管理--三张表单使管理工作简便易行
相关文章
