一、电子文件的管理形式与特点
电子文件有方便、简捷、易于检索等优点，同时它还有易被修改、删除等缺点，它比纸制文件更易丢失或失真。所以在日常工作中应采取集中式和分布式保管为主。
一是做好电子文件的收集整理工作，对所有的电子文件所使用的软件要记录备案，同时确定密级、文种和发放范围，只有这样才能确定电子文件的真实性、有效性、完整性。
二是做好电子文件的归档工作。归档方法分为逻辑归档和物理归档。逻辑归档就是要在适当的时候对电子文件进行归档；物理归档就是要定期定时地对电子文件进行归档。同时还要做好电子文件的审核、检测、拷贝和备份工作。
三是对电子文件要定期进行深入检查。要适时组织专业人员定期对电子档案的可读性、机密性、效用性等电子文件的管理情况，进行深入的检查、指导。电子文件在管理形式上主要采取集中式和分布式两种方法。集中式管理就是形成的电子文件机构，把将要失去对现在来说没有具体效用，同时还具有保管价值的电子文件，集中放一地移交到档案室集中保管，这也是建立档案馆其中电子文件管理模式的框架。分布式保管档案就是档案室对失去现在有效使用的电子文件要加以控制，但绝不是简单的必须统一保管。主要原因就是电子文件的所在之处有系统依赖性，而一般的档案室在技术与资金尤其是资金上很难达到满足电子文件对软硬件等其它方面的要求。
目前也有人提出折衷的方法。就是采取集中式和分布式保管相结合的方法。机关档案室的具体指导与文件形成单位需要结合，实际上就是要解决电子文件在形成过程中软硬件依赖性的问题。
二、电子文件的管理和利用
一是要做好利用电子文件的权限审核工作。电子文件档案的机密性主要是防止把已有信息，轻易地暴露或透露给未经过授权的人或系统。各单位要明确有权利进人到电子文件管理系统的人员，并规定相关人员可阅览的范围。同时由系统自动制定阅览人身份及阅览范围的合法性，并跟踪记录确保安全。当然还可以根据电子文件在内容的密级上等存在的问题，不能随意对利用者都开放。日常工作中可根据利用者利用的目的再来确定他的授权。同时不能无条件的受制于电子文件的载体，谨防丢失。
二是要把电子文件的精确性和真实性放在重要位置。
电子文件档案如果有意无意被改动或部分改动甚至删除，使其包含的价值及用户所期望的大不相同时，此时的电子档案对用户来说就不是精确的。电子档案的真实性是指它所包含的信息保持在原来的真实或原始的质量和状态，而不是随意经过篡改或者经过人为伪造的信息。也就是说电子档案中的信息能够保持最初的生成、传递及存储状态，我们就可以视为真实的。要做好利用拷贝回收工作，对整个利用系统来说会给管理工作造成麻烦的主要是提供拷贝件时，一定会带来时间与地点的分散。最后的结局会造成电子文件内原始信息尽悉消失，所以必须采取切实有效的措施和合理的方法严格管理。
这就要求：一是对提供利用的拷贝限定一定的时间内必须回收，并对其进行复制，避免造成电子文件的绝版。还要严格完善提供拷贝利用手续、数量、时间、回收期限，同时责任人还要逐一登记；二是对已到回收期限的拷贝件经领导签批后，要及时提出催还清单，同时对已回收的拷贝件，应做消除内容的处理，并在备注中注明该拷贝件已做回收处理，标明了该拷贝件完成了它自身的一次历史使命；三是要做好电子文件档案的安全保密工作。我们现在办公等领域使用的电子文件存在有易更改易删除等缺点，如不加以防范，制定切实可行的措施，很难控制其准确性、科学性、安全性。这里需要强调两点：第一是要根据电子文件档案内容的密级层次加以严格管理。在使用电子文件档案的过程中，设置相应的开机密码、进入系统前也做加密处理，最后在专业操作人员进入系统后也要加入密码，同时这些密码还要定期更换。对那些内容暂时或永久不能公开的电子文件档案，原则上是不提供拷贝件的，就是即使提供，也应在有效的监控下制作，做好防泄密工作。第二是应该对电子文件利用的全过程进行有效的跟踪监控。就是要保证电子文件档案在利用过程中具有真实性、可用性、精确性及机密性、可传递性，这里重点强调一下跟踪监控。在日常工作中有多种利用电子文件的方式方法，但无论我们采取何种的利用方法，都要对电子文件在利用的过程中，采取合理有效的方法和措施进行全方位的跟踪监控，同进还要进行登记、记录等，以便作为今后查找的依据。
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本文标题：电子文件的管理初探
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