由于治理控制越来越严格，对容量优化的需求以及降低成本的压力越来越大，公司电子邮件的归档工作现在已经成为大部分企业的需求。
但是，电子邮件归档工作并不是只有大型企业才需要：中小型企业拥有较小的IT部门，可以做一些研究之后再部署电子邮件归档解决方案。虽然电子邮件归档解决方案供应商有面向中小企业的产品，但是组织应该对这类解决方案执行成本效益分析，判断他们是否适合企业的规模和行业。
电子邮件归档解决方案已经演变为可以利用邮件基础设施的变化。传统的电子邮件归档方法通常会采用第三方产品，一般部署在主邮件基础设施的旁边。主电子邮件基础设施本身的归档能力被认为是相对较弱的，这就迫使大部分企业寻求其它电子邮件归档解决方案。这就引发了像Autonomy公司的Zantaz EAS、EMC公司的SourceOne和Symantec公司的EntERPrise Vault这些产品的诞生。这三款产品还提供了与微软公司的Exchange、IBM公司的Loutus Notes以及Novell公司的GroupWise等产品的很好的整合。
但是电子邮件软件的开发人员们也将改进他们产品内置的电子邮件归档功能，给企业提供除了第三方归档解决方案之外的选择。这就省下了维护独立归档产品的需求，简化了电子邮件的基础设施，包括用户和分配管理。
有许多企业都选择微软的Exchange，因为Exchange本身就提供归档功能。Exchange饱受赞誉的是其在“PST蔓延”方面的统治地位，它提供给用户简单的视图，可以查看所有电子邮件。IBM公司也极大地改进了Lotus Domino套件的归档功能。
这并不意味着第三方产品的未来是黑暗的。一些企业仍然选择独立的归档产品，因为与供应商的现有关系或者有独立供应商提供的电子邮件收发和归档服务。打算延迟升级邮件基础设施或者计划部署第三方归档产品的企业应该评估产品的部署和维护方式。集成的解决方案可以最小化管理开销，而第三方解决方案可以满足特殊的归档需求，例如合规。
选择第三方电子邮件归档解决方案
决定选择第三方解决方案的企业必须确定他们希望采用的归档方式：系统是否需要以低成本的方式存储旧数据，是否需要法规遵从，是否要保存删除的用户账号。第三方归档方案还应该能与现有邮件系统或者存储基础设施进行整合，这是要限制IT资源和预算必须考虑的重要因素。归档和邮件系统供应商应该支持集成，而且IT部门应该理解归档产品如何连接、搜索和存储邮件数据。
应该要详细审查归档产品在策略管理、搜索和检索、报告、管理和用户界面等方面的功能。一些企业级产品现在提供诸如重复数据删除和压缩的功能。没有哪家电子邮件归档解决方案可以不需要安全措施就算完美的。安全级别分为用户级安全、基于角色的访问控制和加密。企业应该检查电子邮件归档解决方案的安全能力，要咨询安全部门或者与企业自己的规章制度进行对照评价。
云电子邮件归档方案要考虑的事
几乎所有企业都在认真为他们的存储和/或计算基础设施探索云策略，电子邮件归档解决方案应该成为该战略的一部分。电子邮件归档最好通过软件即服务（SaaS）的解决方案提供，企业只需简单地按用户付费。电子邮件被直接归档到云服务中，并且可以通过网络访问或者通过内部部署的网关访问。这个领域的产品有：Autonomy公司的 Zantaz企业归档解决方案（EAS）、微软公司的企业产品在线标准套件（BPOS）、Live Office和Proofpoint企业归档产品。如果部署定制产品，企业应该考虑部署在虚拟机或者是独立设备上。这些设备特别适合中小型企业保持低存储成本，或者保持他们电子邮件归档数据与他们存储基础设施的其它部分分离。这类设备很容易扩容到20TB以上，这个容量对大多数中小型企业做电子邮件归档数据存储来说是足够了。
第一时间获取应该作为一个重要的考虑因素，尤其是数据被离线转移到云服务，这个过程可能需要花几天时间，可能需要相当多的手工处理，确保没有任何差异和遗漏。企业替换现有归档解决方案，迁移到外部解决方案同样需要关注数据迁移的问题。像TransVault这类供应商提供迁移解决方案，这样可以使迁移任务相对容易一些。
大部分小型企业电子邮件归档方案是要解决每个用户收件箱容量的问题。容量和零售商折扣会导致这些数据有较多偏差，所以企业必须在敲定之前做一些研究。托管产品通常更便宜一些，因为他们需要很少的资本投入。
小型企业电子邮件归档解决方案采购清单
企业围绕电子邮件归档解决方案的采购应该考虑以下内容：
•包括预先投资、整合和培训成本在内的总体拥有成本
•部署所需的时间范围和复杂度
•持续支持和维护，尤其是互操作性
•终端用户透明度和人机工程
在成功处理了电子邮件归档的问题之后，企业应该着眼于更大的调整，处理非结构化的数据或者准结构化的数据，包括存储在协作套件（比如：微软公司的SharePoint）中的数据。从实施电子邮件归档解决方案中吸取的教训会指引前进的方向。
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本文标题：小企业电子邮件归档方案分析
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