在科技文件归档过程中，为防止科研档案因设计人员疏忽或其他不可预测的原因而造成其流失的情况，在传统的纸质档案管理中，己较多采用“先归档，再利用”的管理办法，确保了科技档案的完整性和齐套性。这样就形成了传统纸质档案“产生-审签-归档-保管-利用”的流程。在PDM的文件生命周期中，也采用“产生-审签-归档-利用”的流程，除文件数据直接保管在系统服务器上外，其他各阶段与传统纸质档案的管理几乎完全重合。
本文拟通过分析纸质档案和电子档案的各自价值、PDM系统和传统纸质档案管理各阶段的优劣、利弊，探讨出一套PDM环境下科技档案管理的新模式。
一、从价值方面考虑，两种形式的档案各有利弊，相互补充
（一）传统纸质档案担当着确保原始性和真实性的重任
相对于电子文件，传统纸质在维持档案内容的原始性和真实性方面，因其载体的耐久性和内容对载体的依赖性，优势非常明显。电子文件由于其载体的易损以及其易于更改的特性，不利于发挥档案的凭证作用，故在没有有效手段解决电子文件的易更改性和无法长期保存的问题之前，档案管理仍然应以纸质档案的管理为重心。文件经过审签流程进入归档阶段后，应将文件以及文件的审签流程打印出来，变成纸质档案的形式进行管理。
（二）电子档案是对传统纸质档案的必要补充
在以纸质文件为管理重心的前提下，电子档案也是不可或缺。电子文件便于编辑、易于传输、提供利用方便，这些都是纸质文件无法媲美的优势。电子档案做为传统纸质档案的补充，不仅仅是因为以上这些优点，还有其他一些因素。
1、某些科技文件必须采用电子数据形式，如果将其转化成纸质档案会失去其价值。
目前的科技文件格式多样，不但有二维的图纸，还有三维的，还有各种软件程序。还有一些实验数据，其中包含了几十万甚至上百万桢图象。这些都是无法转换成纸质档案保存的。
2、电子档案便于编辑的特性对科技档案来说尤其重要
科技档案有一个非常突出的特点：科技产品需要不断的改进，某些科技档案而且必须及时修改，才能保证科技档案的准确性。在这种情况下，设计师在修改文件时，可以采用原文件直接修改，而不必重新费时进行制作。
二、从管理流程上考虑，两种形式的档案相互转换，不可缺少
我们按产生-签署-归档管理-保管的顺序进行阐述。
（一）科技档案的产生已完全电子化
目前的科技文档编写己几乎全部依赖Word辅助完成，设计图纸依赖Auto cad、Protel等软件辅助完成。科技档案的产生已经几乎完全电子化。特殊情况下，如果产生手工版本，也可以通过重新输入或扫描等办法进行电子化。科技档案的完全电子化为电子进行审签流程打下了基础。
（二）坚定不移的坚持电子审签流程，纸质签署为辅
目前科技档案的归档签署流程有两种方式：电子签署流程和纸质签署流程。电子签署流程是指文件由网络进行传输。与文件相关的人员依照审批顺序依次对文件进行审阅，这个过程由PDM系统记录下来，并生成签署流程表。
纸质签署流程是指文件附带签署页，由审批人员依次对纸质文件进行审阅，并在签署页上签字确认，最后形成完整的签署记录。
1、电子签署流程方便快捷
与纸质签署流程相比。电子签署流程有着无与伦比的方便快捷性，只要设计人员将文件提交入PDM系统，相关签署人员只需打开自己的PDM工作表，即可进行签署。签署完成后，PDM系统将自动安排下一签署人员进行审批，直至审批结束进入归档状态。
2、确保流程唯一性
科技文件是用来指导科研生产的，为保证文件的真实有效性，必须确定文件的唯一性，而文件的唯一性就要求了文件的归档流程必须坚持唯一性。归档签署流程是文件在归档过程中各负责人审阅文件并表示同意的真实记录，代表着这份文件的归档合法性。一份文件走两个签署流程，就会产生两个版本的文件，而档案管理人员一般缺乏专业鉴别能力，无法确认两份文件是否是同样的版本。
文件的归档签署流程，必须从PDM系统中完成。如果因特殊原因，确需走纸质流程，可以先以纸质签署归档文件，而后用PDM系统中归档的文件取代。
3、纸质签署流程不可或缺
尽管电子签署流程有着显著的优势，但也有一定的局限性。比如一些需要外单位人员进行会签的文件，PDM系统无法提供相应的签署权限；还有一些文件，比如会议纪要、协议、合同等必须经纸质签署。
（三）纸质档案和电子档案的归档管理各有侧重
1、纸质档案偏重查考
计算机技术发展起来以前，科技档案全部是由纸质文件组成，既承担着提供利用的职能，又作为查考的凭据。随着信息技术的蓬勃发展，电子文件在科研活动中扮演着越来越重要的地位，因其便于编辑、易于传输等特点，人们在选择利用时，会较多的选择电子档案而非纸质档案。在PDM系统中，科技人员只需提交申请，经过电子审签，即可进行浏览或下载电子文件。而纸质档案因其信息内容与其载体（纸张）不可分割，且更改会留下痕迹，所以在保持档案的原始性和唯一性方面具有优势，其载体的保存期也相对较为长远。所以，目前的纸质档案的管理应偏重保存备查，而非日常提供利用。
因此，在科技文件经过电子签署流程，转化为纸质档案归档时，一定要保证档案的信息的完整性，为此需要将其文件类目、版本信息、签署流程信息等一系列属性都转化成纸质文件同时保存，以备查考。
2、电子档案偏重提供利用
相对于纸质文件而言，电子档案的优势是便于编辑、易于传输，查找方便，存储空间小。对于科技工作者来说，在自己的计算机上可以调用所有的科技档案进行利用，对已有的档案数据加以修改形成新的版本，无疑是一件省时省力的事情。电子档案管理的侧重点就应该是如何保证能在保密原则下最大限度的方便科技人员利用。档案管理人员在管理电子档案时，可以采取如下方法来提高电子档案的利用效率。
前端控制一将科技档案的分类方法固定在PDM中，设计人员将科技文件提交入PDM系统时，PDM系统即按照既定规则分配一个档案分类号。
规范命名一利用计算机系统软件根据文件名称排序的特点，将科技文件的名称规范化，从而达到有序化管理。
3、在日常管理中，注意相互比照
由于科技文件经常更改，在日常档案管理中，要保证纸质文件和电子文件同步更新。如果出现管理上的疏漏，电子文件和纸质文件可以相互比照，这样有利于保证档案的真实有效性。
（四）电子档案的保管对我们提出了新的要求
传统纸质文件的保管方法，在档案工作中已经是较为成熟的，一般采用密集架排放，严格执行“八防措施”、“保密条例”，而电子档案以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子档案与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别。
目前电子档案一般放在磁盘或光盘上，电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘的支持体，磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素。光盘是利用激光进行信息存取的，由盘基、记录介质和保护层等部分组成，记录介质主要是碲、碲合金、硒、碳铝化合物，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。
三、PDM环境下的科技档案管理模式
从纸质档案和电子档案各自的价值分析，两者各有利弊，相互补充。但是两种类型的档案如果全部按文件生命周期产生、审签、归档管理的话，其弊端是显而易见的：形成了相同内容、两种类型的文件并发的局面。同时增加了大量的人、财、物的投入，造成了浪费。
所以，PDM环境下的科技档案管理，宜采取如下模式：
科技文件几乎已全部以电子形式产生，应坚定不移的坚持电子审签流程，纸质签署为辅。归档管理上纸质档案和电子档案各有侧重，纸质档案应偏重查考，电子档案宜偏重提供利用，在日常管理中，注意相互比照。档案的保管，尤其是电子档案的保管，应达到新的要求。电子档案的利用，因需频繁读写，宜主要放在PDM服务器上进行。占空间较大的电子档案或者需长期保存，以备查考的电子文件应保存在专门的电子档案存储中心。
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本文标题：PDM环境下科技档案管理模式的探讨
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