1 概述
工作流(Workflow)的概念起源于生产组织和办公自动化，是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念，目的是将工作分解成定义良好的任务、角色，按照定义的规则或流程执行这些任务，从而实现提高办事效率、降低生产成本、提高企业经营管理水平和竞争力等目标。因此，工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程。它根据一系列过程规则，使文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递和执行。通过工作流，SmarTeam用户可以接收任务，浏览相关的文档，观察文档的工作历史，执行其他必要的操作，并将文件传递到流程的下一个节点，加快了审批流程。要实现工作流程管理，首先要根据企业的实际流程建立计算机工作流程模型。其工作流具体执行过程如图1所示。
图1 工作流具体执行过程
2 优化前提
在实际应用中，工作流管理在提供强大的管理和跟踪能力的同时，加快了审批和更改过程，提高了审批效率，但是也存在一定的问题。
(1)SmarTeam用户并不能及时获知工作流最新动态，无法获得工作流反馈信息，而只能通过客户端或者WEB浏览器打开SmartBox信箱来获得信息。这在一定程度上阻碍了工作流的顺利执行，甚至有可能会因为没有在规定的时限内打开SmartBox获得消息而影响整个工作流的执行。
(2)所有参与人员无法对该工作流对应文件的修改等操作进行即时讨论，只能通过SmartBox的邮件进行沟通。工作流参与人员的协调性很差。
(3)长时间开启客户端将占用系统资源，造成资源浪费。
在这种要求下，本文针对工作流反馈机制提出了优化方案，对SmarTeam进行二次开发，利用网络通信技术和即时提醒机制，开发了工作流反馈优化系统，让SmarTeam用户及时获得工作流最新工作状态和反馈信息，并能够和其他用户对工作流和对应文件进行讨论沟通，增强协调性。同时，该系统通过计时器定时扫描捕捉工作流最新动态，将系统资源占用率降到最低。系统工作流程如图2所示。
图2 系统工作流程
3 优化技术
SmarTeam拥有强大的二次开发接口API函数，在利用VB6.0的基础上，编制开发了工作流反馈优化系统。首先，通过工作流捕捉来获取其最新状态，然后，根据优化系统工作流程来确定如何通知相关人员，最后，相关人员在收到系统通知提醒后打开工作流，掌握工作流流程状态，为相关工作做好准备并及时完成任务。
3.1 工作流状态捕捉
当捕捉到现有工作流的状态后，将会依据工作流的状态向下一节点人员发送信息或是通知所有人员；工作流反馈优化系统使用2个计时器捕捉新的工作流和已工作的工作流的信息，在最短时问内通知相关人员。因此，定时器的定时捕捉将会大大降低系统资源的占用，有利于整个系统的正常运行。
捕捉工作流状态的部分程序如下：
3.2 优化系统的网络通信功能
通过工作流反馈优化系统，客户端人员在相应权限下可以自由和项目管理人员、其他人员进行网络即时通信，及时对文件的添加、更改和删除等操作进行沟通协调。同时，为了保证服务器对客户端人员和信息的控制，所有客户端之间点对点的通信必须通过服务器进行信息通讯申请。其网络通信窗口如图3所示。
图3 网络通信窗口
3.3 查看工作流
当SmarTeam用户接收到信息后，可以直接查看相关流程图而没有必要打开客户端或者WEB浏览器，以节省系统资源，在工作流执行到该节点之前做好准备。
查看工作流的部分程序如下：
4 结束语
通过优化技术，可以使SmarTeam用户能够更好地使用工作流，配合项目管理，有效提高了工作效率，并且允许SmarTeam用户在权限范围内和其他人员网络通信，极大地方便了用户的沟通。利用工作流反馈优化系统，工作流能够为SmarTeam用户提供与SmarTeam无缝集成的、基于Windows的可快速实施的工作流程管理。
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