电子归档工作在工程数据归档管理过程中有着重要作用，其可以实时、高效地将PDM系统中的工程数据进行实时归档。电子归档可以采用物理归档和逻辑归档的方式进行。逻辑归档是指在计算机网络上，不改变原有存储方式和位置而实现的电子文件档案向档案部门移交的过程。传统逻辑归档过程中，只传递归档数据的属性信息至档案系统，而物理电子文件不进行传递，档案系统中查看的物理数据采取直接调用PDM系统中数据的方式，会降低档案系统的使用效率，并对档案系统的管理有一定的制约性。
本文提出了一种实时、高效的归档管理方式，在逻辑归档基础上，将PDM系统中的物理数据通过集成接口逐份传递至档案系统中，保证归档数据的使用实时性和使用效率。同时，传递至档案系统的物理数据及属性等信息由档案系统进行档案级别的管理，以满足电子数据档案管理的需要，经过集成接口进行的归档过程严格受控，由工作流触发自动归档，无需人工执行，避免了人工误差的产生。以下就这种电子归档的集成管理方法和实现方式的简单描述。
一、集成管理框架和归档过程
1.集成管理框架
PDM系统产生的工程数据往往包括文档数据和三维数模，数据从PDM系统经集成接口自动传递至档案管理系统中。在PDM系统端通过档案归档处理服务，将处理的数据条目记录在特定的数据库表中，并记录数据处理状态。PDM系统通过调用WebService服务将数据的属性信息传递至档案系统，同时通过FTP服务将物理数据专递至档案系统，如图1所示。
图1 档案管理集成框架图
为提高这种归档过程的完整性和正确性，PDM系统与档案系统集成接口应满足以下要求。
(1)归档内容除物理数据本身外，还必须包含必要的属性信息以及关联关系、失效关系和作废关系等信息。
(2)对数据的归档动作进行记录，能够对归档的过程和结果进行管理。
(3)档案系统与PDM系统各自所处的网络环境保持物理连通，保证归档的实时性。
(4)在系统维护或网络故障的情况下，系统之间的集成应具备一定的容错能力。
2.集成管理流程
PDM系统和档案系统的集成采取WebService服务的方式，归档结果返回PDM系统进行记录，与PDM系统端产生的处理记录进行匹配。电子归档处理对象分为电子数据物理文件本身和XML文件，物理文件经FTP服务自动上载至档案系统中，XML文件中记录归档电子数据的元素信息，如编号、名称、编制者、创建时间、关联关系和失效/作废关系等。归档过程采取如图2所示的方式。
图2 档案系统集成数据流图
(1)获取待发放数据记录。电子归档过程中，在数据审签工作流中将要归档的数据信息保存到“待发数据记录”表中。当数据达到归档状态时，将数据状态记录到“待发数据记录”中，并调用异步的归档处理。
(2)物理文件及元数据信息获取。根据待发数据记录，获取PDM系统中的元数据信息及相关的电子数据物理文件。获取的数据与数据类型紧密相关，不同类型数据的元信息不同，元数据信息将写入到指定格式的XML文件中。
(3)调用档案系统WebService服务。根据获取的电子数据物理文件及元数据信息(XML格式)，将物理文件提交至档案系统的FTP服务器中，上载成功后调用档案系统端的数据录入/更新服务，导入数据至档案系统。
(4)获取档案系统WebService返回结果。调用档案系统WebService服务完成后，获取WebService执行结果或执行中的出错信息并反馈至PDM系统中。
(5)保存处理日志/更新待发数据记录。根据返回结果，更新待发数据记录的“状态”、“开始执行时间”和“结束执行时间”，并创建一条与待发数据关联的数据处理日志。
3.数据处理监听服务
在PDM系统中创建监听服务，用于处理数据的归档操作，其简要过程如图3所示。
图3 监听服务运行过程
无论调用是成功还是失败，待发数据记录中都需要记录“记录状态”、“执行结果”、“开始执行时间”及“执行结束时间”，同时新增数据记录日志。
二、归档接口及元数据
由于不同数据的归档要求不同，其元数据信息也有所区别，PDM系统中产生的各种元数据信息根据档案管理的需求对档案系统进行传递，以满足档案管理的要求。
1.数据接口
为管理待发数据记录及集成接口执行过程中的日志，需要在PDM系统创建两个数据库表以记录数据的可查询信息，分别是归档数据记录表和数据归档日志记录表。
(1)归档数据库表定义。根据管理需要应定义出归档数据的表（表1），其中记录的信息可以根据需要灵活扩充。
表1 待发数据记录表
(2)数据归档日志记录表定义。定义归档日志记录表（表2），用户在客户端对归档情况进行查询和处理，其也是归档管理所必需的功能。
表2 数据记录日志表
2.归档元素定义
归档数据类型不同，传递的元数据也有所不同。为保证与源数据一致，体现真实性，不同的数据对象除传递共有的元数据信息外，还需要传递其自身特有的元数据信息。归档时，除归档电子数据本身的物理文件外，还需考虑电子数据在PDM系统中具有的一些基本信息，如编制时间、编制者、发放路线、归档者、归档时间和有效性等，这些信息根据归档管理规定进行传递。
三、XML文件格式定义
前面已经讲到归档数据的元数据信息通过写入定义好的XML文件，再将XML文件传递给档案系统进行解析和写入。可扩展标记语言(XML)是一种精简的SGML(Standard GeneralizedMarkup Language)语言，它具有平台无关性、灵活性、开放性、可扩展性和信息传输的便捷性等优点，使之在数据共享和数据交换得到越来越广泛的应用。此外，XML最突出的两大功能是数据描述和数据交换，这使其在工程文档管理、知识表达、构建产品信息模型、工程数据库管理以及协同设计中得到广泛的应用。
如图4所示为PDM系统与档案系统集成时可采用的XML格式，此格式逻辑清晰，集成难度低、开发难度小，可维护性较好。
图4 集成归档XML格式
图4中的XML文件中，对归档数据的类型、来源部门、编制中、分发路线、编号、名称和归档操作者等属性信息以及电子数据的来源和位置进行了详细描述，供档案系统解析、写入。
四、档案接口管理
除由流程自动触发的归档动作外，用于人工管理数据归档工作的档案接口管理功能是必须的。所以可以提供人工归档操作及日志查看的功能，包括批量启动、停止归档动作，查看成功和失败档案日志等。无论人工操作的数据归档成功或失败，系统将对归档记录进行相应的状态记录，在管理页面中允许对数据归档记录进行相应的处理。同时可根据不同搜索条件搜索到归档记录，查询条件中包括编号、数据类型、记录状态和执行结果等。
五、结论
PDM系统是个复杂的数据管理系统，对其产生的数据和信息进行实时、高效的电子归档是将来企业管理的趋势，是工程项目全生命周期管理不可缺少的一部分。本文从归档管理的架构、过程、表空间定义和管理页面等方面阐述了一种PDM系统和档案系统的集成管理方法，为档案管理工作提供一定的借鉴，也为PDM系统与档案系统的集成管理以及国内电子数据归档工作提供参考。
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本文标题：一种PDM系统与档案系统的集成管理方法
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