PDM产品数据管理系统是用来管理所有与产品相关信息(即描述产品的各种信息，包括零部件信息、配置、文档、CAD模型、结构、权限信息等)和所有与产品相关过程(包括产品变更、审批过程和其它的工作流程，包括对这些过程定义和管理)的技术。
我公司从2001年开始，按照“总体规划、分步实施”的原则，在公司设计部门、工艺制造部门进行PDM系统建设。推行数字化产品设计、制造和数据管理。多年来，在PDM系统中集中进行了各类设计文件、技术文件的创建、流程定制、提交归档等开发和先期准备工作。经过多次反复讨论、研究、试行、调研和版本升级等工作，到2010年，基本具备了向档案部门提交归档各类经流程审签的电子文件的条件，从2011年5月份起，公司开始停止纸质文件归档，全面实施基于PDM系统协同制造平台为依托的电子文件归档、管理、制造、应用体系。那么，对于我们档案工作者来说，大量基于PDM系统的发动机燃油控制系统产品数字化设计制造并行协同产生的且已归档的各类设计文档、工艺文档、工装文档、标准规范文件档、质量文档等电子文件如何科学、有效管理?快速、高效提供利用?安全、可靠异地备份?就成了摆在我们各位档案工作着面前紧迫和急需解决的现实问题。
目前电子档案管理我们面临的主要问题：
一是缺乏系统、完备的制度和应用规范支持。
二是在PDM系统中如何规范、顺畅实施各类文档接收归档?归档后的的电子文件如何实施完整、有效管理?在目前无法达到无纸化程度时，如何同步、高效实现“双轨制”管理?
三是PDM产品数据管理系统，它的最大特点是一个动态管理系统，那么，随着时间的推移，其中产生的大量的归档电子数据文件如何按照档案管理的要求进行组卷、管理、提供后期利用?如果无法实现，其电子数据如何移交档案部门?对于移交的电子档案，档案部门如何实施管理?
一、主要思路及做法
1、制度和规范建设方面要充分重视产品数据的标准化和流程的规范化制度建设。因为制度是基础，是大家行动的指南和准则。只有在此基础之上，我们才能形成标准化、规范化、系列化的各类电子文档。各种数据的交流，也离不开标准化、规范化。实施PDM，实际上就是要实现企业产品信息的完整性、规范化，达到管理制度的科学化，因此标准化、规范化、制度化工作是PDM项目实施中一项非常重要的内容。充分利用构成产品的标准化、规范化制度，通过PDM系统可对这些标准件、通用件和典型结构等进行统一管理，实现快速的查找，高效的协同利用。因此，实施PDM系统工程，必须高度重视流程的标准化和规范化制度建设问题。早期我们虽然制定了一些PDM实施规范，如《PDM产品数据管理系统规范》和更改单、技术单制作的临时规定，《一一三厂PDM系统档案管理规定》、《Q/1D5007-2007产品数据管理TCEng系统应用规范》、《工艺、冶金系统PDM使用管理规定》、《数控加工程序编制与管理暂行规定》、《冶金工艺操作手册》、《冶金系统编号原则》、《基于PDM编制CAPP工艺规程方法》等，但全面、系统、可操作性规范的制定还是滞后于PDM实施的需要。因此，应加快相应制度、规范及实施细则(工作流程)的通盘考虑和制定，必要时可考虑实施节点考核，限期完成。着力突出流程优化、方便快捷、易于操作、运用高效等要素，同时，依靠系统、流程、及制度确保PAM系统中电子文件的真实性、完整性、有效性。
二、PDM系统中电子文档归档、动态管理及“双轨制”问题
PDM系统是一个复杂的动态数据管理系统，其中创建的各类文档，应遵循各自不同的审签流程进行审批和归档，否则，流程不能顺畅进行，其电子文档不能实现系统在线逻辑归档。PDM系统文件归档按研制过程中的不同阶段和不同版本进行。同时还应遵循下列原则：
(一)归档要求
1、所有公司研制产品原则上都应进入PDM系统创建、签署(含会签)，并按不同文件审签流程进行流程审批，同时实现电子署名。
2、经过PDM系统创建、完成签署的各类文档、图样相关属性应著录齐全，图符及标注应符合公司相关标准与规定。(其中图样幅面标注、生成PDF格式应固定位置标注，以便档案部门打印)
(二)通过流程会签提交归档的各类文档、图样的打包命名应遵循下列规则：
1、对于单个Item Rev发起流程，流程名称自动继承Item的图号、版本、名称。
2、对于多个Item Rev发起流程，流程名称的描述应能够反映出流程中所有对象的信息。
3、通过流程会签提交归档的文档、图样原则上以一份为单位打包归档。产品图样以一个型号为单位打包归档。文件编号及编写原则按公司相关标准及规定执行(流程发起是以数据编制者为单位)。
4、通过流程会签提交归档的文档、图样原则上应保持完整性、成套性。且发放单位明确。不允许单个零件或单页提交归档。
5、对于更改文件，更改单与更改文件应同时通过流程提交归档，同时，二者要保持一定的关联性。且更改文件应与更改单所载文件相一致。
6、对于符合归档要求的文件、图样，档案部门接收人员应在PDM系统中进行接收归档，同时在文件图样归档人员归档本上手工签字确认；对于不符合归档要求的文件、图样进行否决，同时，不再接收纸质文件图样(含硫酸纸)。
(三)归档电子文件的动态管理：
1、归档后的电子文件发放：
A、在初期，完成流程审批归档后，电子文件自动发布，只要在系统中有用户角色的所有人员都能看到，待过渡期满后，归档电子文件的发放，由档案部门主管人员严格按定额发放，定额外用户临时需要参阅的，通过申请经批准后赋权。
B、纸质发放，经档案馆接收人员接收归档的文件、图样，将自动转入PDM系统出图人员的邮箱内，档案馆出图人员依据接收人员提供的任务单进行打印出图(白图)。
2、经PDM系统打印输出的文件/图样，由档案馆负责加盖红色“113厂PDM系统出图”标识章(技术文件加盖封面；产品图样逐页加盖)，以区别于纸质归档的文件材料：并负责PDM系统归档后输出打印文件、图样的发放，发放的文件/图样不再加盖印章；需要存档的文件/图样还应加盖红色印章；若需增发定额，由使用单位按相关要求办理，同时加盖有关标识章。
3、归档电子文件的更改
(1)通过系统流程提交归档的各类文件的更改，一律采用换版形式，且保留历代版本。最新版本为有效版本，此前所有版本皆视为作废无效文件。
(2)系统中最新有效版本为现行现用，其它版本仅作参考。
(3)对于向外提供PDM系统相关归档数据或接收外来PDM系统数据的导出和导入参照中航档案馆《 ***项目档案管理办法》执行。
三、PDM 系统中归档的各类电子文件，如何实现物理状态的档案管理?
由于PDM系统是一个动态的产品数据管理系统，无法实现静态的档案管理，那么，大量的归档文件如何从系统中导出、备份管理，就显得尤为重要，大家都知道，电子文件保管期限随保管条件、保管介质不同而不同，但无论如何，其保管期限都无法与纸质动辄保管千年的期限相比。因此，档案人员在电子文档提交归档后，需根据要求定期进行物理归档，同时，纸质存档一份。
对于这种情况，我们曾经设想通过实施PDM系统与档案管理软件的集成，PDM系统自动将文件属性信息、签批信息及相关背景信息传递到档案管理系统，但是，请别忘记了，两者通过实施接口，档案管理系统只是通过链接查阅到该文件的全文，其实，真正的电子数据还在PDM系统中，并未自动采集到档案管理系统中来。所以，就是做好接口，档案管理人员每天也应登录档案管理系统，对接收到的数据进行分类，并逻辑归档到档案管理系统，同时将档案管理需要的其它属性信息录入到档案管理系统，定期进行物理归档，在需要进行物理归档时，档案管理系统操作人员在档案管理系统中通过搜索形成下载请求清单，并通过集成接口将清单中的每个数据条目逐一发给PDM系统，PDM系统收到单个物理文件数据请求后，下载相应的物理文件以及相应的签名和属性信息描述文件，一并返回给档案系统。档案人员对物理文件进行整理、分类，待鉴定无误后导入到档案管理系统中，最终完成物理归档。
但是，目前，我们遇到的一个最大的问题是，电子文档逻辑归档后，其控制权限未移交给档案部门，使得后续工作无法正常展开，因此，我们督促公司信息化主管部门，应尽快梳理部门业务职责范围，把归档电子文件管控权限尽快移交档案部门，信息化主管部门担负起PDM系统技术维护、流程开发、用户培训等工作。从而使公司信息化工作步入快速、顺畅发展轨道。
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本文标题：企业PDM系统数字化设计档案管理应用探讨
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