1 定义
电子文件：是指在数字设备及网络计算机分环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数安设备进行阅读、处理和存储，并可要通信网络上传送的文件。
产品文档：企业生产研发产品过程中不断交互而产生的输出的文件总称。
PDM：中文名称是产品数据管理（Product Data Management）。PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。本文以参数技术公司（PTC）的Winchill 10.1系统为依托系统。
结构：在PDM系统中，文档结构（Structure）可用于定义文档之间的父子关系。这些关系均反映在分层表格中，其中每个文档都会使用在分层中出现在其下方的文档，同时又会被其上方的文档所使用。
已保密发放：一种PDM对象的生命周期状态，按对象的密级属性进行分配对应的生命周期，“保密”级别对应“已保密发放”。
已发放：一种PDM对象的生命周期状态，按对象的密级属性进行分配对应的生命周期，“一般”级别对应“已发放”。
2 背景
产品项目在研发过程中，各个阶段不断交互产生大量的各式各样的文件，每个企业的要求不尽相同。例如，立项时期的项目任务单、方案评审等，产品匹配试制时各类试制信息汇总表，试验报告，完成样机开发后的样机评审；进行小批验证的质量信息汇总表等等，各式各样的文件，在研发过程中都是独立的个体，企业中常见纸介签审归档、或电子签审归档，大部分文件相互之间无法建立必然的关联，形如一盘散沙。
利用电子计算机处理信息速度快的特点，将传统的纸介签审方式改为电子文件签审，用软件或管理系统进行电子文件管理，各类的图文管理系统应运而生。而PDM系统提供可根据用户实际业务定制的电子签审流程，从文件的编制、校对、审核到最终的发布、文档之间的结构关联、存储等完整的管理。
3 产品文档结构树的设计与应用
3.1产品文档结构树的设计
产品研发过程中，大量的输出文档，如何更为合理的、有效的、成套的管理这些文件。基本遵循以下原则：1.方便日后各用户的查询；2.以产品为单位成套管理。
首先对所有过程文件进行梳理。以各文件输出的先后顺序为线索、结合部分文件的输出时必定有其支撑文件。以这两个线索作为分类的条件，制订产品研发过程中控制的里程碑节点，从而限制各必须输出文件清单。本文以产品研发中3个典型节点为例：方案评审、样机评审、确认评审。
从管理上规定，各节点输出标志性文件时，必须检查必备的关键输出清单，由此控制文件的有效性及完整性，即形成产品文档结构树，如表1所示。
表1 产品文档结构树
在PDM系统中，结构文档中各文档的流程及生命周期都是独立的，父子项之间仅是结构树关系，无其他流程上的直接影响，各文档之间需要单独签审并发布。例如表1中的样机评审节点，管理上要求，方案评审，测试检验报告、生产文件等必须先行签审完成，才可再启动上层文档（各评审文档）。当然，此时就涉及到一个很重要的问题，文档密级是否保密。企业会根据信息内容对公司经营运作的安全重要程度及泄密风险而划分的保密等级，对企业的经济利益或者生存与发展具有特别重大影响的，泄露后会使企业的利益遭受特别严重的损害，一般被定义为绝密或机密。对产品开发过程中，方案性文档，设计总结均列为高度机密文件，在管理必须考虑到保密性问题。PDM可实现按文档属性进行保密，按对象的密级属性进行分配对应的生命周期，如“已保密发放”或“已发放”等。
按本文所设计思路，工程师上传属于高度保密的文档，必须选择文档属性为“保密”，或者直接将文档属性分类定义为只有“保密”可选或者默认“保密”。如此就不会因编制者疏忽，未正确选择文档密级而导致泄密。紧接着需要考虑另一个问题，既是“保密发放”状态，那么质量审查工程师及上级领导在签审时如何审查评审及文档结构，此时涉及到另一类权限问题，静态权限，即某一组人，无论何时，均可访问某些对象的权限。本案设计如下，结合企业的结构特点，质量审查工程师（包含上级主管公司领导）对所有产品均需要查看产品相关资料的权限，直接对此部分人员给予静态权限（固定权限），即随时都可以查看这类保密发放的对象，解决签审者无法查看“已保密发放”问题。
图1 文档属性
3.2文档结构的应用
确定好输出标志性文件，此时运用PDM文档结构，以标志性文件作为父项，即上层文件(如图1所示)，样机评审表作为上层文件，下挂限制的输出文件作为子项，从而形成有上下层关系的文档结构树，在PDM系统中建立文档结构树效果图(如图2所示)。
图2 文档结构
在实际业务，总会有这样的需求，当查看子项文档时，需要很方便的查看父项，即文档结构反查。PDM系统为此也提供了很好解决方案，在子项文档的“相关对象”中，有此对象对应的“使用情况”，如此可以快速查看该对象与上层父项的关系，方便用户操作。
图3 查看相关文档
企业在实际业务中必须从管理上规定，各子项文件必须先行签审完成并已正式发布，从而控制输出文件的有效性，上层文档才能进行关联使用。此操作可整套的对产品研发过程中输出技术文件进行归档，并能快速查询文档之间的关联关系。可直接控制研发生产过程的产品质量。
当然，也可通过一定程序二次开发，利用程序对下层文件的状态及类型等条件进行系统自动限制，解决人为进行判定的疏忽，提高管理水平。
3.3PDM文档结构的优点
实现文档之间的关联，直观体现上下级关系，成套管理产品文档，同时还能通过下层反查上层结构树，建立完整文档关系；
文档结构中所关联的子项文档，能自动更新最新版，查询借用均为最新有效版本，同时实现文档版本的可追溯性；
控制文档之间的必然联系，进行必要的控制（可根据实际业务要签审时人为限制或通过系统自动限制），以控制产品研发生产质量。
4 总结推广
纸介档案管理方式向电子文件管理，是科技发展的趋势，电子化管理，能提高检索的速度，将独立的电子文件进行关联管理，形成文档结构树，从而满足不同层次的用户查询。
PDM系统的文档结构，上下层之间关联文档能自动更新，查询时可看到最新有效版本及完整性，而PDM系统中的文档管理实现各版本的历史追溯，从而保证产品文档内容更新的及时性，完整性，易操作性。对企业的技术图文，各类档案均能进行有效的管理，可在更多管理领域进行推广及应用。
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本文标题：基于PDM系统的产品文档结构设计与应用
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