随着兵器行业业务范围的扩展以及信息化技术的快速发展，科研生产形成的资料数据基本上实现了全流程无纸化，原有针对纸质档案的管理技术已经不能满足工作的需要。近几年，党中央、国务院从国家发展大局出发，就加强信息资源开发利用工作作出重大部署，制定了加强信息资源开发的若干意见，提出了信息资源开发利用工作的指导思想、主要原则和总体任务。国家档案局陆续发布了多项电子文件管理、电子档案管理的标准法规，国际上提出的电子文件全生命周期管理的理论也越来越成熟，即电子文件管理流程是对文件从产生到永久保存或销毁过程中所涉及到的管理工作的总称。依据《集团公司管理信息化总体方案>和《兵器档案技术发展路线图》所构筑的长远目标，要立足于兵器集团的应用需求，建设数字档案馆，利用兵器工业档案管理系统，针对重点型号产品档案数据的采集、接收、归档管理、检索利用的全流程进行信息化管理，实现“资源管理数字化、档案管理信息化、服务利用网络化”。
档案管理系统主要进行日常档案业务管理工作，在档案馆内部署核心存储环境，按照档案业务管理需要建设档案采集接收平台、综合档案管理平台和档案信息服务平台，实现档案馆的“收、管、用”各项业务应用。其中主要包括档案接收、档案整理、档案保管、档案利用、信息管理、档案编研，以实现对现有档案管理流程的电子化，实现档案管理的全面信息化。
一、建立产品档案采集接收平台
接收的产品档案包含定型文件、所有零部件的定型产品图纸以及配套光盘，应一并归档。在接收过程中档案人员首先需要对各单位申请入馆的档案进行鉴定，对符合归档要求的档案进行接收，按照实际业务流程核对移交接收清册和相关目录。
要在档案管理系统中建立档案接收登记数据库，并设置数据库的数据结构，登记主要的接收信息字段，包括：产品名称、产品代号、分类号、定型文号、卷数、报送单位名称、报送人与联系方式、接收人等信息，档案管理系统按每个产品档案的接收顺序自动生成接收登记号，并按当时日期形成接收日期信息。还可以根据业务需要设置统计条件，自动统计形成接收登记情况报表并打印。
二、建立产品档案接收数据库
随着信息化管理的不断深入，越来越多的科研生产推行PDM系统，因此，档案部门需要接收定型产品图纸资料以及设计电子文件。建立产品档案全图文数据库可以为实现全文检索创造条件，为档案利用者提供更便捷的档案检索途径；还可以在较大范围内充分发挥档案信息资源的作用。建立目录数据库是建设全文数据库的前提，建立结构化的目录数据库，首先要设计库结构，而且尽可能地实现规范统一。库结构设计具体包括三项内容：第一，确定著录对象（字段）的层次结构；第二，确定每一层面著录对象所包含的著录项目；第三，确定每个著录项目在数据库中的标识及格式（字段名、字段类型、字段长度和约束条件等）。
建立产品档案接收数据库，并将数据库的数据结构设置为产品级、文件级与电子文件级三级结构。在产品级目录设置产品相关信息字段，包括：产品名称、产品代号、分类号、定型文号、卷数、册数、保管期限、密级、光盘号等。在文件级目录设置以册为单位的相关信息字段，包括：产品册内名称、产品代号、产品序号、分类号、卷号、册号、图号等。设置文件级的产品序号与产品级相同字段进行关联组卷。在电子文件级可以批量上载接收的电子文件，设置电子文件名称与文件级目录相关联，系统提供批量导入上载挂接的功能，即系统通过批量上载操作，将某个目录下所有文件一次性上载到系统中。
对于离线接收的数据存储在某些数据文件中，可将标准格式的数据文件中的数据（如excel/dbf格式的数据）导入到系统中，同时可设置三级目录字段之间的相互关联规则，将目录数据及其电子档案直接上传到系统中，并保存该规则方便以后的利用。
对档案接收登记数据库与产品档案接收数据库中相同的字段进行匹配关联设置，从而使档案接收登记数据库中的数据自动流转到相应的产品档案接收数据库中。
三、建立产品档案归档数据库
在产品档案接收数据库中，对接收的数据进行整理并检查核对数据是否正确。对于审核过的档案进行归档处理，建立产品档案归档数据库，增加正式归档所需信息字段，如档案号、库房存址、归档日期等，并对产品档案接收数据库与产品档案归档数据库中相同的字段进行匹配关联设置，从而使产品档案接收数据库中的数据自动流转到相应的产品档案归档数据库中。相同字段信息只需录入一次，即可在多个数据库中流转，使工作效率有了很大的提高。归档后，档案信息进入正式的档案库中保管，同时记录相关归档信息。
还可以根据业务需要设置统计条件和设计报表模板，系统会自动统计形成产品级与文件级归档数据汇总表并打印。
四、档案利用申请审批
根据来访人员信息以及所申请查询档案的开放程度进行审批，为来访人员开放相应的查询权限。将用户信息录入到系统中，以便进行统一管理，录入信息包括来访人姓名、身份信息、介绍信等。系统会将申请与查阅信息保存在查阅利用登记数据库中，还可以自动统计并打印出申请查阅登记汇总表。
五、密级鉴定与销毁鉴定
对于超期保管的档案，可以进行密级鉴定与销毁鉴定。由上级领导对申请进行审批，审批通过后才能组织鉴定。通过系统的密级鉴定功能，可以进行降密处理，系统会自动将鉴定结果保存在密级鉴定记录数据库中；通过系统的销毁鉴定功能，可以按形成日期和保管期限鉴定出可以销毁的档案，或直接选择需要销毁的档案进行销毁标识，系统会自动将其标识成待销毁状态，对于待销毁的档案系统不再支持电子档案利用申请和实体档案利用申请，会自动将鉴定结果保存在销毁鉴定记录数据库中，并打印出销毁清单，待审批后方可对其进行正式销毁或还原。
信息时代的显著特征就是信息量急剧增加，使用计算机辅助研究和设计，使得新型载体档案日益增加，需要存储保管的科技档案也日益增加，档案数据日益增加与档案保管能力的矛盾以及档案载体寿命有限与长期保存的矛盾更加突出。计算机技术的快速发展不断推动科技档案管理技术的更新，我们要不断探索档案信息化管理途径，实现档案管理的信息化。
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本文标题：兵器工业产品档案数据的全流程管理
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