企业图纸和技术文件是进行科技开发以及技术改造等活动的原始记录，是一个企业各项工作得以规范化及简洁化的基础。因此，做好企业图纸和技术文件的管理工作，对提高企业经济效益，加快科技兴企步伐具有重要的作用。图纸和技术文件管理工作是信息社会不可缺少的重要工作，是当代企业发展不可或缺的一部分。
一、企业图纸和技术文件管理工作的必要性
一方面企业产品从研制到定型的这一过程，所有技术资料的归档是确保企业正常生产，保证产品质量的必要条件。企业图纸和技术文件可以说是潜在的、知识形态的生产力，是一种无形的资产。另一方面，随着现代化制度的建立和完善，企业对外经济技术交流不断扩大，都必须要求产生完整、准确的技术图纸和报表，产生具有法律效力的经济技术合同、协议和来往信件等，这些文件、资料一方面是企业有效和有序地积极组织生产/控制资源的一种必备工具，另一方面又是企业以后工作查考与利用的依据和凭证，是一种重要的信息资源。因此企业图纸和技术文件管理是日常工作当中一项重要的基础工作。
二、固有图纸资料管理模式的弊端
目前大多数企业沿用的图纸资料管理模式依旧是不符合现代经济社会的陈旧模式，这种模式通常对于图纸及文件都是采用纸质的方式或电子文件的形式进行备档管理。这样的管理模式存在很大的弊端，主要有以下几点：①随意性很大，而且受人为影响的因素比较大，在管理人员的疏忽下容易造成资料的混乱甚至是丢失，给企业造成不必要的损失。②很多资料都是在各部门间交叉保存，也增加了资料查找的难度，影响工作效率。③电子文件资料可随意拷贝，对于公司文件的保密性没有保障。图纸资料可随意修改，造成数据混乱及错误。影响产品质量。文件可随意删除，会导致数据图表的丢失。④许多企业的电子图纸资料文件仍按原来的管理办法以传统的书面图纸形式分别传至上级或相关的生产，工艺、计划和供应等部门。这种原有的管理方式对产品的数据信息（标题栏、明细表、标准件表等）基本上不能进行有效的收集与处理，必须由使用单位对所需信息进行重复整理和录入，这种对同一种信息二次操作的人为活动产生的后果是：第一，同种信息多份复制，导致企业信息化资源的浪费；第二，人为活动将极易产生信息数据与原始信息的误差，使产品数据的需求方不能得到信息的准确表达，影响了产品数据的利用效果。以上弊端如不加以改进，久而久之的持续下去，积久成疾．会导致整个公司各部门之间工作的协调不畅，影响企业日常工作的有效开展。
三、图纸管理系统与PDM系统的关系
图纸管理系统是产品数据管理(PDM)的一个组成部分，是产品数据管理系统中基本的功能。图纸管理系统主要作用是管理开发和利用企业产品的信息资源。明确地说，就是在企业拥有一定信息设施和电子文件积累、具备一定信息化建设的基础上，对企业产品设计数据执行进一步的管理开发和利用。对于企业来说所生产的产品的灵魂就是有关产品的各项产品数据，包括产品设计图样、计算文件等。企业的产品数据是企业的主要信息资源，产品数据主要是以图文档资料的形式来加以实现的。PDM是企业对工程数据管理、文档管理、产品信息管理、技术信息管理、图像管理及产品其它信息的一种扩展与集成，它能有效地集成设计和制造系统，同时支持并行工程的实施。PDM系统提供了产品全生命周期的信息管理，并在企业范围内，为企业的设计制造建立一个并行化的产品开发协作环境。PDM系统作为一个集成平台是沟通产品设计部门和管理信息系统及制造资源系统之间信息传递的桥梁。它将整个企业视为一体，能跨越整个工程技术群体，是促使产品快速开发和业务工程快速转化的催化器，也是在分布式企业管理模式的基础上，与其它应用系统建立直接联系的重要工具，它将很好地面向企业的生产组织，使企业提高其产品质量，缩短研制周期，提高工作效率，加快产品投放市场速度，从而提高产品竞争能力。
由此可见图纸管理系统是PDM的重要组成部分，建立图纸管理系统是实施PDM的基础，一个企业的PDM系统往往要从图纸文档资料管理入手，资料管理不好，PDM是无法得到有效实施的。而PDM系统的优质管理也关系到了一个企业工作的发展进步。在当前信息时代的趋势下，企业实施PDM是大势所趋。
四、企业实施图纸管理系统的意义
当前社会已经全面进入网络时代，而在一个企业当中如何把大量的电子图纸，文件有效地管理和利用起来，如何使得企业内的电子图纸信息能够在更大范围内快速，安全地进行传输、共享并进行管理，是目前许多企业亟待解决的问题。
企业实施图纸管理系统不仅能够解决企业面临的图纸存放和管理的难题，提高图档的自动化管理水平，实现部门间图纸信息的快速传输，化千里为咫尺，缩短产品的设计周期，使企业花费较小的资金，最大限度地避开投资风险。而且能让企业的改进陈旧的管理模式，改善工作流程管理模式，提供工作效率，提高员工的信息意识，转变观念，通过对图纸资料的归档、查询、使用，使档案资料管理人员掌握信息收集、加工、处理、分析、传输等技能。使得企业对图纸资料的管理进入一个规范化，标准化的现代模式，对企业信息化的发展具有极大的推动作用。
综上所述，实施图纸管理系统可以为企业日常工作的开展提供必要的基础，为企业解决许多的后顾之忧，对企业的进一步发展有着重要的意义。
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