1 概述
在ERP系统中，物料编码本身没有含义，但在系统内，是各种物料应用的唯一代号。不同的物料在编码时应区别对待，例如对于半成品，可以直接以图号作为编码进行编号，这样，在PDM、CAPP以及实际操作中更容易实施和理解。
2 物料编码原则
不需使物料编码表达较丰富的含义，只需将主要属性通过物料编码进行直观的反映即可。如欲使编码表达各层次的含义，会增加编码的复杂性和实施的难度。很多物料的属性是不断发展和深化的，是无法预先定义完全的。增加编码含义对如何分类，如何给位，造成了不确定性，如果预计不足或考虑不周，造成码位不够用时，就需修改编码规则，必将使已定的物料编码全部清除后，再按新的规则进行编码或者再增加一个段，这对一个上线系统，数据的变动大且无必要。编码的含义对于业务实施，没有特殊的意义。可通过对物料各个属性字段的设置，就可以实现业务上的需求，对于ERP系统，系统的运行均依赖于物料的各个字段属性。编码再有含义，全靠人脑记忆这些编码含义是不切合实际的，所以，完全可以通过对物料的规范定义，即可方便地实施数据处理。即使想取得某些物料含义方面的数据，也应通过系统中定义的字段属性进行抓取。过度表达物料编码含义，将浪费系统的编码资源，即某个物料类型可以编码十万个物料号的，由于过度设定编码的各种含义，如按这种含义实施，编码资源的利用率会大大降低。
注意物料类型的层次关系，应简单明了地定义分类实施方法，但其含义层不应该超过三个层次，不要考虑更复杂或详细的规则，应该只考虑重要的，具有的重要特征是其固化不变的属性，变动属性不应纳入编码中。其次，层次之间的定义不能冲突，例如既按物料的物理属性来定义，又按物料的使用部门或功能来定义，造成物料层次之间无法准确定义和重复定义，会引起物料命名的混乱。
2.1 定义编码的原则
(1)唯一性
物料代码要能唯一识别，不能有二意性，不能重复；在数据库中，一般物料编码也常常作为表的关键字段，表中的关键字段也要求各物料的编码是唯一的。
(2)标准化
尽量采用通用的标准进行编码，总的原则是，标准一旦被确立，其地位就相当与法规，所有的业务部门包括技术部、采购部、仓储部、销售部等，都要遵循这个法规规定，有不同的异义可向法规负责部门提出，对规则进行调整，或者是仍按现规则执行，决不能无视法规存在，按自己的想法另做一套，这会造成编码的重复或无法识别，也会对BOM维护、采购计划的执行、仓库发料等造成一系列问题。
(3)简单化
物料代码要简单明了，易读易懂。由于编码在系统中经常性地被调用，例如仓库每月的收发货会有几十万笔，这时，如果输入一个14位的编码和输入一个6位的编码，对于整个输入的效率、差错率是差别极大的，建议对编码长度进行合理的预计，编码长度应能确保物料编码在将来能被扩充使用。另外，编码时尽量不要字母和数字或符号进行混编，这也可以提高输入的效率。
(4)快捷性
制定的物料编码应具有被快速识别、快速输入和能被计算机快速处理的属性。
(5)系统性
要全面、系统地建立物代码的体系结构；建设编码的完整体系，对公司以后的工作是非常重要的，只有在标准规划下制度化地进行编码，才是可控的，在系统中的维护也是有保障的。
(6)可扩展性
所有被编制的代码要留有余地，以便扩展。考虑编码规划时要留有余地，即使目前阶段用不上，但也要将其规划在内，为将来的系统扩展，增加扩编的余地。
2.2 实施编码的原则
(1)尽量采取数字
尽量采用数字，可使键盘输入时的操作效率提高。也避免数字与某些英文字母因形状类似，而易产生混淆的情形。如果非用英文字母，则英文字母最好固定安排在编号的前几码，且位数一致。
(2)分类的一般原则
编码可以简单反映分类，分类的一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列，总体的层次不超过三层。例如编料号时，可以第一、二码表示大分类号，第三、四、五码表示中分类号，第六、七码表示小分类号，之后则以三位码的流水号进行编号。日后如有新增数据，只要在相应位码插入即可。
(3)编码的属性变化
如果数据的属性发生变化，则绝不可以将其放入到编码规则之中。例如员工所属的部门也纳入到编码的属性中。
3 实施编码的步骤
3.1 成立专业团队
尽量选择企业中对部门业务熟悉，且有丰富工作经验的人员组成专业团队。这些专业人员要熟悉工厂目前现有的数据情况、业务流程和业务情况：只有熟悉业务，才能结合ERP软件设计出符合工厂实际需要的数据蓝图规划。不然，在上线后才发现原先定的方案不对，再重新进行数据定义，那时。带来的后果是相当严重的，甚至导致系统下线。数据的规划必须依赖于蓝图规划。专业人员要细心，要有韧劲。由于数据的编制工作是一项长期复杂的枯燥的工作，挑选出的人选一定要能承担这个压力，耐得住性子。专业人员的业务能力要强，很多数据整理工作是一项重复性的工作，应会利用IT技术，开发一些小程序，减轻重复性的工作，可以使数据工作事半功倍，同时也能提高数据的准确率。
参与编制物料代码的部门，要涉及到技术、采购、制造、销售、财务等部门。一般以技术部门为主，但各相关业务部门都要参加。原因是当编码很多时，均与实际业务有联系，所以各部门的意见及相关的建议都很重要。多听取各方面的意见，才能做出一个考虑周全的方案。确定方案后.参与的各个部门的项目组成员也相当于一个传播者。由这些成员向部门进行代码的解释和贯彻会更快捷，也可节省时间，部门之间的沟通也会比较容易。
3.2 配合ERP项目的蓝图规划
(1)按企业运行状况进行数据梳理和规划，了解这些数据之间的连接关系，评估数据量的规模，对数据采集的复杂度和工作量应有比较清晰的了解。并以此评估所需人力资源的配备和所需花费的时间。整理五千条和五十万条的数据量，要采取不同的数据整理策略。
(2)有些物料代码以目前的基础数据无法正确填写，可以暂时不在SAP中进行管理，关键是要确保进入到SAP的数据的准确性和录入的及时性，以及为未来留有可扩展编制的空间。
3.3 物料的分类
(1)按物料使用地的性质不同，将所有的物料分为生产性物料和非生产性物料两类，生产性物料又分为成品、半成品和原材料，原材料又分为无图号原材料和有图号原材料。非生产性物料也分为有图号的和无图号的。无图号原材料内又可分为黑色金属、有色金属、配套件、小配套、紧固件、化工材料、绝缘材料、电线电缆、焊接材料、辅料、产品备件、包装材料等。有图号原材料内也可分为有图号配套件、铸锻件、其他材料。非生产性物料分为外购工具、机械备件、电气备件、基建材料、安环材料、汽配物资、办公用品、其他等。
(2)要注意采购单位、库存单位、销售单位的区别。对于离散型企业的物料，更要注意的是采购单位和库存单位。在SAP中，一般以发料最小的单位为基本单位，通常以库存单位来作为其基本单位。尤其要注意采购单位和基本单位的差异。应提前制定基本单位和采购单位的换算关系。通常遇到的情况有：螺丝、螺母，采购以箱、盒、公斤为单位的，发料的基本单位是以件为单位的。油或液体之类的物料，发放时是以升作单位，采购时却以桶为单位。因此，需建立各种单位之间的换算关系，使系统能进行自动换算。对于规格不同的物料或者品牌不同的物料，价格有会差异，从成本核算的角度考虑，还是建议应用不同的物料管理，以避免核算差异，便于成本控制。
4 流程管理
物料的数据管理和运行中的物料流程的维护，需要仔细地考虑周全。系统数据管理的原则是要保证同一类的物料编码，只能有一个出口，并要对编码进行有效控制，防止重复和一物多码的现象发生。从数据维护的角度考虑，通常采用2种主要类型的维护模式，1种是集中式，即所有的数据都从同一的渠道录入；另1种是分布式，即所有相对应的数据由相关各个职能部门的专业人员维护，例如采购部门维护物料的采购视图，制造部门维护MRP视图，技术部门维护基本视图，销售部门维护销售视图等等。这2种方式各有利弊，企业要根据其类型、规模、基础数据、管理水平、执行力、部门职能等各个角度去权衡采取那种数据维护模式。
4.1 数据的准确度与数据维护
不管是集中式还是分布式，目标都很明确。即维护的数据准确度要高，数据运行要流畅，数据的准确度至少要达到99％以上。其次，花费在维护数据所需的B,1N要少，能满足业务上的需求。要防止发生需要创建采购申请、采购订单、销售订单时，却发现数据还末进行维护的现象出现。
4.2 2种数据管理方式的优劣
2种数据管理形式各有千秋，要根据企业实际情况进行选择。如企业的基础数据越差，越需要用集中式的集权模式，才能更好地统一管理，对数据的标准应严格执行，需要有校对机制。可采取统一数据传递的格式、流转的次序、流转的质量、时间要求等方法，利用OA办公系统等流程管理平台控制业务数据的传递，并采取绩效考核等方法，保证数据的维护质量。相对而言，分布式的管理方式要求更高，因为此时数据维护的职权已下放至每个业务部门，对于系统原先的数据入口只有一个可以导人，现在就会有五六个口子进行导入了，其中如有一个口子没即及时导人或维护的话，就会对业务的运行造成影响，发生这种情况后，及时进行判断较为复杂。而集中式数据管理就比较简单，只要监控一个口子对数据导入与否，可即时进行判断，但集中式数据管理，需要有专业的维护团队负责数据的填写和导入，因此，建立和维持这个团队对于采用集中式数据管理的企业是非常关键的。
4.3 集团数据管理
集团公司管控模式是一个复杂的体系，常见的有直线职能制、事业部制、矩阵制、子公司制、及多中心网络式等等。不管何种形式，数据的相对统一是ERP系统所必须需要的，不然集团的人事、财务、销售、采购的一体化就无从谈起。在系统刚启动时，将涉及各企业数据管理的人员集中起来，成立一个集各个业务数据都比较熟悉的员工，负责编撰整个集团的编码规范、制定流程并协调各企业数据维护小组进行数据的整合工作。
5 上线后的数据维护
ERP上线后，让业务数据运行真实可靠，关键在于数据的准确性。这是一个长期任务。刚上线之后，在初期常会遇到数据不准的问题，造成这种局面并不是企业的过错也不是软件的过错，这是一个必然会有的调整磨合的过程。因此，要在ERP系统运作初期，必须建立对系统数据关键点每天稽核的制度，而如何维持数据的运行正常则依靠的就是三个法宝：数据的编码制度、数据维护流程、维护的执行力。编码制度靠统一规范，执行力靠得是管理，企业的数据维护流程就要靠及时维护。图1为某企业数据维护的流程图。
图1 数据维护流程图
建立起基于集成框架的企业数据模式，需将数据管理工作流程化，并通过信息化平台予以保证实施；建立起一套能指导将来数据管理工作的编码体团层面的数据维护小组，由这些工作经验丰富并对系，且能满足编码扩充的需要；在管理层面上，要明确管理权限。要分清集团和企业的各自负责的权限、企业内各个部门之间维护的模式和范围；建立编码软件，通过软件进行编码和校验，使编码具有唯一性和满足标准化的要求。
6 数据接口的实施
在离散型企业内，在ERP实施中，已经运行了其他应用系统或者还有需要逐步上线的系统，常见的有PDM、CAPP、CRM、进销存系统等。一般常见的数据的传递方式是CAD-PDM-CAPP-ERP，即在数据自上而下的流转过程中，上游为下游提供数据。逐级传递。保证数据的统一性。最后导人到ERP的数据库中。各系统中的数据传递，主要通过数据接口来实现，即要求将双方的软件对应的数据格式、控件进行约定，实现数据单向的流动导入。这样的系统可解决数据的一致性问题，但对数据的及时更新还不能做到完全同步。所以，需要从系统、管理、功能这三个方面来控制实现数据的同步更新。
6.1 系统控制
要求各应用系统内部的数据能协调一致，能自动触发更新相关数据，并激活相关的应用系统。同时在数据流转中有自动纠错机制，能避免数据录入错误或同步不一致的问题。
6.2 管理控制
在应用的数据流转中使用工作流方式，确保数据的流转规范化、标准化、合理化。在数据管理上严格控制，按制定的标准执行、以达到数据集成的目的。
6.3 功能集成
即一个应用功能可以调用另一个应用功能，实现以数据为基础、业务为核心的信息系统。在性价比差异不大、功能能满足需求的情况下。能用一个系统管理的，尽可能用一个系统管理，这样可以减少数据的接日，当数据接1：2越多，数据的一致性和同步程度就越难以达到管理的要求，也使系统的复杂度大为增加。图2为CAPP和ERP的数据接口示意图。
图2 系统数据接口示意图
7 结束语
通过系统化的ERP物料编码规划和实施，可以建立起一套完整的企业数据管理体系，为业务的运作提供强有力的支撑。依托计算机技术的网络平台，将企业内各数据资源进行整合和系统化，实现了数据的集中化管理，也使企业的管理水准迈上了新的台阶。
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