三、完善基础数据工作
基础数据不完善，BOM结构建立困难是企业面对的第三个问题，几乎所有的企业都面临着类似于基础数据不完善的问题。建立BOM数据库系统，逐步完善基础数据，是实施ERP的必经之路。而减少材料的该代，是维护BOM数据库结构，减少运算的有效方法。实行条形码、实施监控整个物流环节和实现作业追踪，是有效改善基础数据不全的渠道之二。
1 基础数据不完善和BOM结构建立困难
BOM是产品制造业信息管理的重点之一，属于企业基础类信息，简单的定义就是“记载产品组成所需使用物料的表格”。以一个新产品的诞生来看，首先是创意(商品企划)与可行性研究的初期过程，接下来的过程就是初步的工程技术分析与原型产品的设计。等到原型产品比较稳定(定型)后，就会产生第一版的工程BOM(EBOM，Engineering BOM)，经过自制或外购分析、工艺准备完成之后，就会产生第一版的制造B嘶(她0M，Manufacturing BOM)，到正式量产之前，第一版的生产BOM(PBoM，Production BOM)必须要先完成，以便企业内的相关部门有所遵循，在此之后，就进入了正常的例行BOM维护阶段。
采用计算机辅助企业生产管理，首先要使计算机能够读出企业所制造的产品构成和所有要涉及的物料，为了便于计算机识别，必须把图纸中表达的产品结构转化成某种数据格式，这种以数据格式来描述产品结构的文件就是物料清单，即是BOM，它是定义产品结构的技术文件，这种技术文件不仅计算机系统可以识别，而且企业大部分管理人员也能看懂，因此在企业管理过程中，具有特别重要的意义。
BOM是企业各领域信息化系统中最重要的基础数据，其组织格式设计和合理与否直接影响到系统的处理性能，因此根据实际的使用环境，灵活地设计合理且有效的BOM是十分重要的。BOM不仅是生产管理系统中重要的输入数据，而且是财务部门核算成本，制造部门组织生产等的重要依据，因此BOM的影响面最大，对它的准确性要求也最高。正确地使用与维护BOld是管理系统运行期间十分重要的工作。此外，BOM还是ERP与CAD，CAPP等子系统的重要接口，是系统集成的关键之处，因此，用计算机实现BOM管理时，应充分考虑它于其他子系统的信息交换问题。BOM信息在ERP系统中被用于MRP计算，成本计算，库存管理。
2 措施与建议
(1)改代与BOM
原材料主要是金属原材料，一般是通过各货方式入库，不能完全按照料单来后再采购，目前存在大量的改代来解决产品设计需求品种过多的问题，即材料清单下达后，实际出库时由于仓库无该物料，但有相近的可以通用的其他物料，于是采用该物料进行下料。由于仓库计划员不一定能完全确定两种材料能否通用，因此通常应该经过工艺部门确认。由于改代现象的存在，导致实物与BOM不相符的情况大量出现，给系统运行带来困难。
①问题：大量的改代情况，导致仓库计划员与工艺员工作量的增加，同时由于改代导致物料的改变，导致材料清单与实际入出库物料不相符的情况，不利于计算机系统的自动跟踪与监督、追朔，如出库必须依据料单配套出库等。
②对策：一方面从业务中避免改代的存在，在设计、工艺等业务环节提供查库功能，优先采用仓库已有的，可通用的物料下达材料清单；其次在仓库环节通过材料清单生成配套单，物料需求单位可以更改配套单，即改代后的物料记入配套单，可以与材料清单进行对比，采购入库后的各道环节，包括材料加工成品后的型料，依据配套单而不是材料清单。
(2)条形码和作业追踪机制
应用条码技术实现对生产作业过程中产生的大量的实时数据的自动化快速收集，同时又与ERP计划层保持双向通信能力，从计划层接收相应数据并反馈处理结果和生产指令。实现对零件制造(加工车间)、部件装配(装配车间)的生产过程、产品质量追溯的有效管理。条形码应用对象：加工车间、装配车间；条形码应用范围：车间作业控制系统工序完工汇报、部装／总装完工汇报。
现有计划系统不能及时准确了解物料采购进度、物料下料情况。加工车间相当于一个黑箱，缺少对加工环节的控制，不能实时了解车间工序进度情况。若要了解必须通过查阅手工报告(工序流转台账)，由于实时ERP前该工序流转台账没有电子化不便查询，即使每天更新一次也存在信息滞后一天的现状。手工消序每天占用车间主计划员2-3个小时，属于简单重复劳动，最适宜用计算机系统来替代。所以实施条形码也是实现工序销账的前提。
①需条码化内容
每个单据有唯一的条码标识：加工车间是工艺过程卡，对每道工序也有唯一标识该工序的条码；装配车间是工作传票；作业人员；生产班次；质量缺陷原因；数量。
②条码在加工车间应用
加工车间现场的每个质量检查点设置一数据采集点；工序完工检查时扫描对应工艺过程卡上该工序条码自动完成工作传票的确认及消序；对不合格品扫描输入不合格数量、返修数量、废品数量及质量缺陷原因。
③条码在装配车间应用
装配车间现场设置一数据采集点；部装／总装完工检查时扫描对应工作传票上条码自动完成工作传票的确认、完工汇报；对不合格品扫描输入不合格数量、返修数量、废品数量及质量缺陷原因。
四、提高信息化程度
1 信息系统分散和共享性差和不能有效整合
信息系统分散，共享性差，不能有效整合是设备制造厂实施ERP前的状态。设备制造厂计算机技术在CAD、CAM、CAPP等方面已经广泛应用，而且也取得了比较好的应用效果。财务管理使用的是用友U8系统，包括总帐、应收帐、应付帐及报表等功能模块，已经运用多年且效果良好。另外还有工资、人事管理等系统等。这些系统虽然在本部门使用良好，但信息分散，不能做到共享。如财务系统，它没有与采购、销售、库存结合起来，所以许多财务业务还需要靠手工操作；在CAD、CAPP方面，运用了二维、三维软件，也使用了CAPP软件，替代了一些手工作业，但没有PDM系统、CAD、CAM、CAPP及UlS系统无法集成，导致数据孤立，BOM难以建立等。
设备制造厂计算机管理技术在生产与经营管理方面的应用方面也显得比较薄弱，仅在工装产品的订货和生产计划的制定、组合机零件清单的制定上有一定的应用。为了改变这种状况，设备制造厂在1997年开始进行MRP-II软件的选型，并与美国的SYMIX公司达成协议，希望通过他们的SyteLine软件改变工厂生产经营管理信息系统的状况，由于种种原因，诸如推行力度不大、有关部门抵制、产品品种多、BOM(物料清单)难以建立、软件的本土化工作不够、尤其是财务系统不符合中文习惯等等，导致软件没有实施成功。在此次ERP系统面临具体的业务中，以没有机床报价体系、新增件管理随意性大、进口件管理环节繁琐、原材料出库物不符等一系列典型的问题急需要作为基础问题解决，如图6所示：
图6 信息化改进原因、措施改进图
2 措施与对策
(1)根据BOM形成标准价格核算体系
市场部营销人员需要了解厂内历史项目的外购件成本、设备总成本，作为报价时的参照，在制作投标书时需要明确到分级价格，即部件价、加工价格、装配价格等，即组合机级的价格和部件级的价格，目前这部分信息没有实现查询功能，经常需要市场部营销人员跨部门去了解，而且往往所了解数据不全或因时间久远而失效，最为关键的是因为报价反映迟缓极有可能失去稍纵即逝的市场机会。
系统提供两种核算方式：标准成本一根据BoM及原材料成本、人工成本、制造费用计算一个零件、部件、产品的计划价格，实际成本一统计一个产品实际成本，包括材料费用，人工成本分摊、制造费用等。
由于数据的积累需要一个完整的制造周期，一般需要14个月才能获得一个完整项目的全部数据，而且需要不断用新的数据来进行修正才能获得较为准确的成套报价系统，预计系统实施运行后约24个月能够达到预期效果。
(2)新增零部件纳入BOM产品结构
新增件是指在主生产计划外，由于前期工作缺陷造成的增加的工作量。主要有设计增加、工艺增加、车间报废或丢失，除此之外还包括部分紧急备件。新增件没有进入系统管理，工艺部门编制工艺时给一个假令号，不能导入到现在的生产经营管理系统中，计划部门随时手工下达新增件加工、配套计划；车间报废或丢失的新增件按流程应经过制造管理部，但有时并没有遵照执行，造成新增件泛滥，品种繁多，分类统计不全，质量改进困难，很大程度上是掩盖了问题；
加强新增件流程的执行力度，新增件统一由制造管理部管理，下达物资准备、加工计划；凡涉及到B咖结构变更的新增件，如设计增加、工艺增加等，在BOM中要更改其产品结构；新增件需要给新制造分令号，新增件在系统中统一管理，只是在编排生产计划、加工、领料要区分新增件分类，即标注原因，方便统计分析。新增件分两部分，一部分属于设计与工艺原因造成的，按照正常流程执行；一部分由车间原因造成的，可以先按照紧急流程安排制造，但是制造管理部相关人员需要事后录入系统，便于问题的统计分析、优化改进。
(3)设立主辅两种计量标准
铸件库管理铸件与外协锻件的入出库及库存业务，设备制造厂的铸件与外协锻件入库是依据重量入库，且铸件是实际称重后，按实际重量入库，而外协锻件则是称重后看是否超本厂工艺所订标准，如果在范围以内，以本厂工艺所定重量入库。
同样以重量方式入库的还有油料、管件等物料，在实际领用或下料中，流体是以桶，原材料计量单位是米，还有其他计量单位，所以存在计量单位出入库不一致，需要换算的问题。
①问题一：本厂的仓库入库依据是采购员所填写的“验收单”，由于铸锻件的实际重量需要仓库保管员进行称量，所以采购员无法像其他材料一样，先打印验收单，只能等仓库实际称重后再打验收单，因此造成供应商凭送货单先将实物入库，但不入账，等验收单到后再入账，这样的话，如果有项目急用该铸锻件，则采用借条方式，先行实物出库，等入库账做完后再进行出库账，从而形成了账外物资流动的非正常现象。
对策一：首先规范业务管理，要求采购员必须在货物到货后2个工作日内打印验收单，不允许账外账存在，没有入库账时禁止出库，但此种方式可能会对生产造成延期；其次明确责任，铸锻件的验收单重量不由采购员填写，而由保管员填写，采用与其他物料一样的货到即持验收单入库方式，但验收单上不打印重量，而由保管员根据称重填写，之后保管员依据验收单，将重量输入计算机，作入库账，重量信息可与采购部门共享。
②问题二：铸锻件的订货和入库虽然是依据重量，但实际领用过程一般是以只、个来进行。同样存在此问题的还用管件等材料，如管件型材的下料是以米为单位，如果只以重量来计算这样的物料，必然在实际使用过程中造成不便。
对策二：在入库、出库及库存账中设置主计量单位和辅计量单位两个计量标准，主计量单位作为成本核算单位，辅计量单位作为领料参照单位，如某管件，重80KG，lO米，需下料4米，则出库主单位为“公斤”，重量称4米实际重量，辅单位为“米”，数量为4，这样就可以根本上解决出入库之间的差异问题，困难是需要不断调整库存差异。
(4)采购系统管理结合优化采购环节
进口件目前的管理方式与国产件流程不同，主要差异在于由于进口件采购周期较长，需要海运或空运，报关等额外程序，周期是类似国产件采购周期的1.5-2倍，因此需要提前订货，在正式材料清单下达前即采购。其采购计划不由物管部下达，由设计部门的进口件清单主管领导经审批后作为采购计划，物资管理部门只接收到采购入库和发放指令，并按照指令要求执行。
①问题一：进口件的成本平均现在占到了单个项目采购成本的60％以上，由于采购行为实施的同时，设计和工艺编制还存在修改的可能，所以实际采购回来的东西和最终确定的，往往存在差异，因此导致库存积压；
对策一：根据ERP原理，采购成本的影响顺序为：设计占75％，工艺占20％，实施采购商务行为仅占约5％，因此可以在设计环节，提供查库功能，让设计人员尽可能采用仓库中已有的零部件或在了解供货商供货情况的前提下进行型号改代，更有利于进行周期和成本的控制；另外从商务业务上进行改进，如，采用定点供应商，签订开口合同，在采购已发出的情况下，如果设计或工艺部门对零件有所改动，立即通知采购部门，及时与供应商进行协调，采购改动后的零件，减少商务活动，如寻价、谈判、合同签订等环节带来的周期浪费。
②问题二：目前进口件的管理纯手工管理，而且由于管理方式和国产件存在一定差异，不利于统一管理。
对策一：通过系统规范管理。在采购、仓库等环节，统一进口件与国产件的管理方式，进口件在BOM中产生提前订货清单后，仍进入物管部，由物管部统一查库生成采购计划单，通过系统下达给采购部，实际现行手工方式也存在查库环节，由于查库可以通过系统自动查，不需耽搁时间，加快了制造系统的周期反馈速度。进入系统统一管理后，长期可以建立数据库，提供进口件清单差异分析功能，更加方便采购决策。
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