1 ERP在国内钢铁企业的实施情况
随着中国在世界制造业中心地位的逐步确立，实施ERP无疑已经成为众多制造企业提升经营管理效率的第一选择。2001年国内钢铁行业中，宝钢、济钢、承钢、武钢、首钢、湘钢等钢铁企业已成功实施了一期ERP，涟钢，鞍钢，韶钢等钢铁企业都相继着手策划实施ERP。目前，这一趋势以及ERP市场在中国的发展还有一段路程要走，主要是ERP的技术还没有达到预期的目标。从价格角度讲，这两年EftP的rt服务商不断增加，也使得价格竞争加剧，企业实施ERP的成本降低，因此，ERP成为钢铁企业提高企业竞争力的重要途径。
1.1韶钢简介
广东省韶关钢铁集团有限公司（简称韶钢）现有员工1.62万人，在岗员工1.34万人，专业技术人员4100人韶钢从原材料进厂到成品出厂，经过矿石混匀、烧结、炼铁、炼钢、连铸、轧材等多道主体工序，配套工序有炼焦、制氧、动力、热电等。“九五”期间，韶钢的基建技改投资规模达到了52亿元，从2000年开始，先后进行了大电炉、大高炉、大制氧、大转炉、热电工程、高线、炉卷、大烧结、大原料等十多个主体工程及二十多个配套工程的建设。
根据韶钢整个业务流程以及采购管理需求的分析，现把韶钢采购管理业务常规需求归纳如下：
1）请购单管理
2）备件、材料及办公用品采购计划管理
3）采购订单管理
4）备件、材料及办公用品的采购
5）备件进口业务处理
6）备件、材料退货处理
7）合同评审流程
8）供应商选择管理
9）采购报表
1.2 韶钢设备备件公司简介
韶钢设备备件公司是韶钢的专业采购管理部门。职责一是负责韶钢所属的基建、技改及小改小革工程设备的采购供应和管理工作；二是负责韶钢社区范围内的集团有限公司所属各单位、各子公司及所属单位生产及社区服务设施、公共设施的通用及非标备品备件，包括备件、机电产品、仪器仪表及配件、铁路和汽车运输设备和配件（包括工程机械）、通讯设备、医疗设备及零星固定资产等，这二块的资金走向不一样，特点也不一致。工程设备的采购资金是由集团公司投资，其特点是成套、金额大、一次性。备品备件的资金是由使用单位（各生产厂）承担，其特点是零星、金额相对较小、长期性。
设备备件的采购管理随着中国社会从计划经济向市场经济的转型并逐步成熟而发生了巨变，设备备件市场经历了从卖方市场到买方市场再到交叉混合市场的变化。韶钢设备备件公司面对来自生产备件和技改设备的双重采购任务，如何规范、高效地切实履行好自己的职责，一直是采购管理部门不断深入研究的课题。
2 采购管理系统的总体设计思想
2.1 系统需求
韶钢在建立以Oracle 11i产品为核心的ERP系统以前，信息“孤岛”林立导致数据采集的速度和一致性不能满足企业的发展。
1）财务、生产和物流是钢铁行业运营的重要环节，也是韶钢建立领先信息体系的首要需求。
2）韶钢的第二项需求就是提高生产效率。
物流和营销环节也是韶钢关注的焦点。钢铁企业的销售环节直接影响其生产策略和财务策略，同时也为企业制定阶段性的战略发展策略提供了依据。在企业的人事管理、信息交流、素质培训等方面，韶钢也急需强化，总之韶钢的需求是多方面和全方位的。
2.2 系统功能模块划分
ERP系统以生产计划流为主线，分物业管理、生产管理、库存管理、采购管理、人力资源管理、帐务监管和系统管理7个子系统。各个系统既能独立运行，又能组织一个大系统协同运行，子系统之间数据高度共享，其中采购管理系统不仅要能处理ERP主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况，还要提供对供需链管理的相关支持。采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流。
3 总体的业务需求
1）对于生产、维修以及办公等需要的材料、备件、以及办公用品，由需料单位直接在系统内提报需求计划，以缩短沟通途径，提高整个提报过程的效率，减少人丁重复丁作。采购部门的计划员需针对月度需料情况进行计划的平衡和汇总，形成物资的采购申请计划。
2）对于不同的物资类别，以及不同的需求性质（如生产维修、大中修、项目等）必须有不同的审批路径。
3）对于部分材料及通用备品备件采用库存最大－最小计划，记录物料的最高最低储备定额，有效控制库存水平能够查询请购明细及汇总、库存明细及汇总等信息。
3.1 设备备件公司备品备件采购业务流程调查
设备备件公司采购管理流程经过几次的改造和优化，已经形成一个比较成熟和完善科学管理体系，并且采用了相对比较完善的计算机信息管理系统来完成采购任务，备件管理的全过程。原有的备件采购管理信息系统是由内部人员用Delphi 6.0自行开发，后台数据库用大型数据库Oracle8i，软件架构为C/S两层模式，首先制造部门的计划管理人员根据实际生产所需，在系统上申报所需物料，经过制造部门的相关审核人员审核后，计划提交采购部门的主管，并会由系统产生物料相关的信息，例如：价格、库存现有量、在途数量等，这些信息将提供给采购部门的计划审批人员，为他们审批计划提供相关的依据。经过审批的计划，将会重新分配组合后，分发给相关的采购人员做采购计划，再交给管理层审批，审批后，采购人员进行询价、报价之后做采购申请，采购申请经管理层人员审批后，与供应商签订采购合同，物料到货后，将在系统中做到货的登记及验收，验收合格的物料将在结算员处做合同入库和财务承付通知，同时，仓储管理人员可以办理仓库的入库和出库手续。其结构流程如图1、图2、图3。
图1 韶钢备件部业务流程
图2 韶钢备件部原请购单流程
图3 韶钢备件部原采购订单流程
3.2 业务流程再造或改进
在ERP项目中，业务流程的再造是重中之重，业务流程优化的核心思想是减少非增值活动，减少等待时间、减少重复工作、协调工作量，从而提高增值活动效率，主要依据以下思想和原则：
1）实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度；
2）强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，例如去掉不必要的审核等，并从整体流程全局最优的目标，设计和优化流程中的各项活动；
3）要求业务流程之间尽量实现单点接触，这不仅有利于流程通畅、责任明确，而且有利于提高内、外部顾客的满意度；
4）在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性约束，一般必须采用授权分工管理，授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化，影响决策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”组织运行模式时，重视现代计算机信息技术的应用，以便协调业务分散与管理集中之间的矛盾。
鉴此，业务流程重组的总体思路为：
1）实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变；
2）从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标；
3）明晰企业控制的三个层次：事先计划、事中监控和事后分析。
国内的ERP项目有两种实施方式：一是完全按提供商的产品流程改变企业的业务流程；二是按照企业原有的业务流程，由提供商定制开发。两者各有利弊：前者能够带来先进的管理理念，但在具体的业务环节可能并不是非常适合企业的实际；后者虽然保证具体业务环节的应用效果，但有“墨守成规”之嫌。韶钢ERP项目采用两种方式相结合。
改造优化后的流程见图4。
图4 设备备件公司改造后的采购业务流程
4 供应商管理
在一个管理先进的企业中，供应商被看作企业的一部分。模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录以及一套完整的供应商评估流程，采用人工评分与系统自动评分相结合，合理公正地评估供应商。
5 采购结算
模块包括采购统计、应付款管理和发票管理，可根据不同要求统计某段时期的采购情况，生成相应报表根据采购单制作相应付款计划生成报表，财务处付款后自动修改供应商的付款记录，这需要一个与专用财务软件的接口。若款项完全付清，则对该采购单的跟踪完成。发票管理包括发票登记和查询。
6 系统设计的关键
建立合理的请购体系，提高效率采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请有4种。
6.1 采购申请请购
在一个相对规范的采购部门里，所有采购业务均由分厂的计划员提出内部采购申请，经主管部门审核后，由采购部门的计划员汇总平衡后再生成采购申请，接到采购任务的采购员只需按照采购申请创建采购订单，整个采购系统处于标准闭环状态。
6.2 人工请购
在闭环ERP系统中，不应由手工录人采购项目，但为实现灵活采购的目的，企业一般希望有人工请购功能以满足实际需要。
6.3 MRP自动请购
生产上需要什么再买什么，不会增加库存负担，但无法满足实际需要，等到生产计划定好再采购，只会让生产部门等待，资源利用率低，也会使预计交货期延长，影响企业信誉，所以系统应能够提前请购。根据历史采购订单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途中采购量和主生产排程等数据为依据，系统可计算出为满足计划生产所需的物料，生成请购建议，并以此作为采购计划的依据物料采购公式：
采购数量＝（需求数量－库存数量－在途数量＋生产预定数量）×安全系数
6.4 再订购点法
对于易损常消耗件等辅料，通常用再订购点法请购，它需要在物料文件中设定基本资料，如预设定订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点，则发出数量为经济订购量的采购申请。这种作法可以由ERP系统自动请购，它不像MAP那样需要严谨的数据处理，但库存量要正确，预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。
以上4种请购方式保证了物料需求量的完整性和实时性，是订单生产式企业保证交货期、控制成本的重要手段。
7 应用情况
该采购管理系统与ERP系统其它子系统实现了很好的集成，企业信息在各部门之间流通加快，数据充分共享，性能稳定、可靠，为韶钢带来了良好的经济效益和社会效益。
设备备件管理的劳动生产率大幅提高，2005年韶钢钢产量350万吨，从事设备备件采购管理人数60人，仓储人员205人；2007年韶钢钢产量450万吨，从事备件采购管理人数减少为40人，仓储人员77人，而且已构建完成500万吨规模的设备备件采购供应能力，同时业务范围不断扩大、延伸。如对外今年已经开展设备备件采购的电子商务，对内设备备件仓库完成了集中管理，已经实行24h备件配送服务体系，设备备件随时随地直达生产现场。直接经济效益：千元产值备件消耗从管理改革前的2005年的51元/千元产值，下降到2007年的35元/千元产值；备件库存资金从2005年43000万元降为2007年的39000万元，每年降低库存高达2000万元。
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本文标题：钢铁企业ERP采购系统分析与流程设计
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