0 引言
项目文档是企业具体项目实施过程中产生的，与项目相关的生产经营活动及管理工作的真实记录，同时又是项目管理的重要依据和凭证。在每个项目的实际运作中，不可避免地会产生大量的文档资料，纸质文档产生了不利于管理、利用及存放等诸多问题，给企业项目的开展带来极大的困扰。电子文档在项目文档管理中的应用提高了项目实施的效率，降低了项目建设和管理的费用。利用计算机对项目文档进行处理，可实现一次录入、多次，多种形式输出，方便随时随地查找并利用，提高了项目人员的工作效率。依据基于微软SharePoint技术架构的文档解决方案为项目文档管理的优化提供了智能化的Web平台，加入知识管理元素，可促进项目文档在其上传、审阅、发布和访问等生命周期的各个阶段中更加有效发挥自身价值，最终设计实现了某企业研发部门文档管理系统。
1 文档管理系统功能分析
项目文档管理系统是依托计算机及网络技术，在企业内部建立一个集文档上传、审批、流转、存储、查询以及备份为一体的信息系统。实现企业内部文档管理的自动化、信息化，实现办公文档无纸化。本文以某汽车设计院为例进行分析设计，一个完善的企业文档管理系统应该具备以下的功能对文档知识库全部标题可检索，文档类文件可实现标题和全文检索，并可实现检索信息分类显示、分角色权限查看，实现安全共享；系统能够严格控制研发部门的文档和信息的访问权限，防止机密信息泄露，降低安全问题所带来的风险。系统提供一个统一的协同工作平台，所有用户都在平台下工作，对文档进行集中管理和控制。提供文档版本控制功能，能够避免多用户同时对某一文档的修改。并且提供灵活的、可视化的文档审批工作流程，提高文档处理效率和写作能力。
2 微软SharePoint技术平台简介
SharePoint足由微软公司推出的企业级门户平台的一套解决方案，它基于.NET和SOL Server数据库技术，建立在Window SeNer 2003的基础上。如今微软SharePoint 2007是Microsoft Office 2007系统的一个组件，也是它的中央信息共享平台和协作平台。SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技术的一个完整的企业协作应用平台服务器。它通过引入一组集成的服务扩展了WSS 3.0提供的各种功能，如信息共享平台，企业级文档管理平台、工作流平台、业务流程管理框架和开发基础框架，外部网络和互联网门户模板、企业范围内的搜索功能、个性化内容和通知以及扩展的应用程序集成。这些服务可以帮助企业将人员、信息、系统和业务结合在一起，更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。
3 基于SharePoint的文档管理系统实现
对文档进行科学管理以便使其在学习工作中发挥自身价值需要一个先进技术平台来支持，从文档管理的需求分析来看，要实现项目文档的科学管理，并非一个传统的文档管理系统所能做到的。本文将展示如何在微软SharePoint按术平台下架构文档管理解决方案，实现文档管理系统，对文档进行优化管理。整个项目文档管理系统包括用户管理、项目文档管理、部门文档管理、工作流管理以及搜索管理五个部分。系统架构图如图1所示，系统实现界面如图2所示。
图1 图文档管理系统结构
图2 文档管理系统
3.1 项目、部门文档管理项目文档库以及部门文档库中包含了文档名称、项目名称、项目阶段、所属模块、责任部门：各个文档库中添加有内置的工作流控制，同时也可以向拥有特殊权限的用户开放直接添加、修改以及删除。系统会根据用户类别自动赋予用户相应权限。同时项库中的文档支持对文档属性的单项筛选和多项筛选。文档管理系统使文档管理变的有序、合理，能够使用户更加有效、快速的利用现有文档，同时利用文档的属性栏，加入了知识管理的特性，使文档信息更加明确化，知识化。特别是工作流的使用，提供高系统文档处理的智能性，减少了文档处理中人的任务，使文档管理变的更加简洁方便。与此同时文档库还提供自定义视图供用户自定义用户自己所需要查看的文档信息，而且可以对这些信息进行分组统计。例如用户可以查看文档库中的所有文档，也可以查看我的文档，并根据某一属性进行分类统计。项目文档库与部门文档库不同的是，系统中各介项目文档库相互独立，权限分开：而部门文档库中，由于各个部门文档由很大的交互性，所以部门间文档可以相互查看。
3.2 用户管理合理的授权能够保证项目人员可以访问有权内容而不可以访问无权内容。恰当的层次划分可以简化授权的过程。本系统采用了基于SharePoint的多层分级用户管理机制，系统中用户的权限层级由底到高分别是项目组与部门组、项目管理组与部门管理组以及拥有最高权限的文档管理组。根据企业内部不同角色的成员分别赋予查看、上传、编辑、审批、以及管理权限。通过预先定义好的权限级别分配到各SharePoint组中，大大简化了管理员的权限管理工作。并且系统允许基于站点和文档库各个层次来设定权限，默认情况下，每个层次会继承上个层次的权限。这种方式既保证了各成员对企业门户的可访问性，又避免了重要文档资料的安全性。
3.3 搜索管理由于企业存在大量的信息资源，如文档、表单等，员工查找有用的文档或内容会越来越困难，导致大量时间被浪费，严重降低了工作效率。系统提供了强大的内容索引和搜索功能。这些功能可以方便快速的帮助用户搜索和查找网站、文档、人员和网站内容，以及任何其他符合需要的索引的企业内容，提高工作效率。这种搜索是对系统中所有可搜索内容的的检索，可以是文档的名称、某一属性、或者是文档中的内容等等。
3.4 工作流管理工作流可以帮助企业遵循一致的业务流程，并通过管理业务流程中涉及的任务和步骤来提高企业的工作效率和生产效能。这样就使那些执行这些任务的人员能够将精力集中于执行工作任务而非管理工作流。在本系统中，采用单级分组审批，针对不同的项目提交给不同的项目审批组，审批后根据审批是否通过决定文档的下一步操作。若是通过则将文档转入对应的项目文档库，供系统其他用户查询浏览下载；若没有通过则文档依然储存在上传文档库中，并且发送电子邮件给文档提交者，等待提交者修改后，再次启动工作流（如图3）。
图3 项目文档上传审批流程
4 结束语
本文针对企业项目文档管理的需求，以优化文档管理目标，设计实施了基于微软SharePoint技术平台下文档管理系统。本系统提供了一个文档集中管理和控制的Web协作平台，通过扩展各类服务和组件，帮助企业或者项目小组人员提高文档处理效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，从而实现了文档生命周期的各个环节操作管理的优化。使文档管理能够在工作和学习中发挥更大效用。
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