1 引言
企业在研发产品的活动中，产品文档是重要的技术档案。产品设计过程中产生的文件、图纸、数据等，是企业知识资产的重要内容。一个产品开发项目可能会生成上百甚至更多与设计相关的文档，产品设计文档贯穿产品开发的整个生命周期，设计文档的编写规范化、管理标准化是企业管理制度的重要内容。
2 文档管理要素和解决方案规划
2.1 文档管理要素
一个新产品的研发周期包括产品策划、概念设计、整体设计、细节设计、测试与改进、造型设计、工艺设计、产品样机、批量生产等阶段。同时还涉及产品检验、生产许可证申报、市场营销等事务。所有这些过程，都会产生大量的文档资料，需要通过科学的管理制度和合理的技术手段对文档进行分类整理、存储，以便于设计人员、管理人员对其进行修订、查找和利用。
文档管理涉及以下要素：
(1)文档类型和内容分类；
(2)对于每种粪型的文档使用的标准化格式模板；
(3)对于每种类型的文档提供的元数据；
(4)文档版本管理；
(5)文档的访问权限；
(6)文档创建、审核、批准、发布或处置工作流；
(7)文档格式转换；
(8)文档作为企业记录进行存档备案。
2.2 产品文档管理解决方案
文档管理方案应有助于改进文档的创建和管理，具备易于使用、自适应、快速部署等功能，应支持元数据并使用元数据来驱动文档检索功能。此外，企业组织中的成员都可以访问文档管理功能并从中获益。
2.2.1 参与者角色定义
规划文档管理解决方案的第一步是标识用户，确定产品研发过程中相关人员的角色，包括：创建文档、审阅文档、编辑文档、使用文档、审批文档、管理记录等。
2.2.2 文档分类
通过对文档的内容和用途进行归类有助于用户在设计过程中对文档进行组织和查找。文档的分类信息包括：(1)文档类型，如产品功能设计、产品技术参数、零部件设计图、备忘录或产品说明等；(2)文档用途，如用于产品设计、用于商务活动等；(3)作者；(4)文档的格式；(5)文档的敏感度分级；(6)文档的存放位置。根据需要，还可以定义其他的分类。
2.2.3 文档的元数据描述
元数据就是“关于数据的数据”或者是“关于企业数据的信息”。元数据描述是以概念、主题、层次等形式建立的信息结构，是对文档的内容、结构、性质、表现等信息的抽象。通过对产品文档进行元数据抽象从而提供对有关数据内容进行归档的机制。
2.2.4 文档管理中的工作流
工作流的主要功能是针对具体业务流程按照预定规则和步骤在多个参与者之间自动传递文档、信息或者任务，以实现业务目标。利用工作流机制有助于协同处理文档及管理项目任务。工作流可以帮助企业遵循一致的业务流程做法，通过管理这些业务流程中涉及的任务和步骤，以提高组织的效率和生产力。
在文档管理中，可使用工作流将文档从一个人传送给另一个人，因此每个人均可完成其文档管理任务，如审阅文档、审批文档发布或管理文档处置，还可建立收集反馈工作流将草稿文档传送给一组人员以获取反馈意见。
2.2.5 版本管理
版本控制是管理设计文档的重要工作，利用版本管理手段，可以跟踪设计变更，防止文件丢失、允许回溯到早期版本，并能对版本进行分支、合并和管理。
3 在Sharepoint 2010平台上实现产品文档管理
SharePoint 2010是微软推出的最新协同工作平台，提供强大的文档管理功能，支持规则定制、协同创作、文档库特别配置等复杂的功能要求。基于Sharepoint平台，企业能够科学合理地管理各类文档，参与者可根据其角色能够充分地利用文档资源。
3.1 与产品文档管理相关的配置工作
3.1.1 创建用户组
在SharePoint平台中，是通过将相关人员加入到SharePoim网站中的不同用户组，并对这些组进行权限设置来实现的。
创建用户组步骤为：单击“网站操作”，选择“网站设置”，选择“网站权限”，选择“新建用户组”，创建“产品设计”用户组，并设置必要的操作权限，如图1所示。
图1 创建“产品设计”用户组
3.1.2 创建文档库
文档库是SharePoint网站用户共享的文件集合。大多数文档管理功能都是通过文档库提供的。创建文档库的操作步骤为：选择“库”，选择“创建”，选择“文档库”，如图2所示。
图2 创建文档库
在完成了文档库的创建之后，需要为库的“栏”进行设计，文档库的栏就是关于文档的元数据，如图3所示。
图3 设置文档库栏
从图3中可以看到，对文档库设置了“类型”、“资源类型”、“内容类型”、“版本”等栏。
3.1.3 创建文档集
SharePoint Server 2010提供一个名为文档集的对象，文档集是用于管理工作产品的特殊类型的文件夹，它可管理由多个文档组成的工作产品，旨在帮助用户按更有意义且更有效的方式组织内容。利用文档集的共享元数据、工作流和版本控制等功能，可以有效管理工作产品或内容集的开发。
要创建专用于某产品的文档集，需要先创建一个基于文档集的内容类型，并将所建的内容类型添加到文档库的内容类型选项中，如图4所示。
图4 新建内容类型
进入所建立的文档库，选择“新建”，从下拉菜单的选项中选择所建的内容类型，就完成了文档集的创建，如图5所示。
图5 创建文档集
3.2 实现产品文档管理的专门操作
3.2.1 定制托管元数据
在产品开发过程中，会涉及专业领域的专门用语，SharePoint Server 2010中引入了一个名为托管元数据的新栏类型，用于用户设置专用术语。托管元数据有助于更加一致地使用术语，确保文档的一致性。
在SharePoint应用程序中启用托管元数据时，会自动创建Managed Metadata Service和连接。此服务将标识要用作术语库的数据库，而该连接将提供对此服务的访问。
通过Managed Metadata Service术语库管理工具可创建、导入和管理术语集以及术语集内的术语。
3.2.2 在文档集中添加托管理元数据栏
打开文档库，选择“设置”，选择“创建栏”，选择“托管元数据”，在搜索框中输入术语集的名称，查到要用的术语集，然后按“确定”。
在完成了上述操作后，向文档集上载文档，就会被要求填写相应托管元数据栏的内容。
3.2.3 启动工作流
SharePoint 2010的工作流处理功能为用户提供了多种工作流模式，用户可根据需要利用现成的模版创建部署工作流，大大简化了工作流的定义过程。
审批工作流是最常用的一种工作流，表现为参与者针对有关的文档或项目进行审阅的业务流程。审批工作流与文档内容类型相关联，将文档或项目发送给参与者进行审批。由于审批工作流可以分配任务、发送提醒、跟踪参与者和创建整个流程的记录，从而使流程的执行效率更高。当一个文档被上载到文档库后，审批工作流即会创建文档审批任务、将这些任务分配给工作流参与者，然后向参与者发送电子邮件通知。
每个审批者都分配了审阅内容并决定如何处置的任务。审批者可以批准或拒绝该文档、将审批任务重新分配给其他人或请求对文档进行更改等。
3.2.4 版本控制
审批流程需要经过一个或多参与者对文档进行审阅并修改，产生新的版本，版本控制系统对不同的版本进行保存。当库中的文件发生更改时，版本控制使工作成员能够存储、跟踪和恢复这些项和文件，还可以返回到各个文件以前的修订版本。SharePoint使用版本控制进行下列操作：
(1)记录版本记录：当启用版本控制时，可以查看项目或文件何时更改，以及由谁进行了更改。还可以查看属性或者有关文件的信息何时被更改。
(2)将以前的版本恢复为当前版本：当前版本中出现了差错或需要恢复已删除的部分文档。可以方便地用以前的版本替换当前版本。
(3)查看以前的版本：可以不用覆盖当前版本即可查看以前的版本。
启用版本控制的操作步骤为：打开相应的文档库，点击“设置”，选择“文档库设置”，选择“版本控制设置”。
4 结语
通过分析企业在产品开发过程中的文档管理的要素，对产品文档管理方案进行了规划。借助SharrePoint 2010平台，实现了基于元数据的文档分类归挡管理、工作流实现和版本控制等，为企业知识管理提供了一种新的途径。
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本文标题：文档管理在产品协同设计中的应用与实践
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