一、概述
随着我国制造业的不断发展，制造业信息化水平也迅速提升，电子邮件成为传递工作信息的重要手段，电子设计文稿等大数据也越来越多地出现在进出邮件系统和在企业内部传送的邮件中。大数据的日益增长给制造业企业带来的麻烦是这种情况出现之前所无法想象的：数据纷繁难以查找、占据巨大空间管理困难、系统负荷过大无法正常运转……邮件仅仅在时间的积累下也会出现上述问题，更不必说有大数据的参与，邮件的管理问题更加复杂。本案例中MessageSolution为三一重工实施了邮件归档审计解决方案，解决了邮件查找、日常管理和系统运维的困难，保证了邮件的信息安全和法规遵从，助力三一重工的信息化建设，为制造业信息化提供了极具代表性的样本。
二、项目背景
三一集团有限公司始创于1989年。自成立以来，三一集团秉持“创建一流企业，造就一流人才，做出一流贡献”的企业宗旨，打造了业内知名的“三一”品牌。2010年，三一集团销售超过500亿元。2011年，三一集团实现销售802亿元。2011年7月，三一重工以215.84亿美元的市值，首次入围FT全球500强，成为唯一上榜的中国机械企业。目前集团拥有员工6万余名，是中国最大、全球第六的工程机械制造商。近年来，三一连续获评为中国企业500强、工程机械行业综合效益和竞争力最强企业、福布斯“中国顶尖企业”、中国最具成长力自主品牌、中国最具竞争力品牌、中国工程机械行业标志性品牌、亚洲品牌50强。
三一集团的核心企业三一重工于2003年7月3日上市，是中国股权分置改革首家成功并实现全流通的企业。在国内，三一建有上海、北京、沈阳、昆山、长沙等五大产业基地。在全球，三一建有21个海外子公司，业务覆盖达150个国家，产品出口到110多个国家和地区。目前，三一已在印度、美国、德国、巴西相继投资建设工程机械研发制造基地。
三一重工在做邮件归档产品选型时，从公司资质、产品架构、售后服务等多方面进行考核，并进行了严格的试用，在充分比较了目前市场上主流邮件归档产品的成熟性、便捷性、稳定性、扩展性和适用性等各项指标后，最终选择了MessageSolution的邮件归档审计系统EEA。
三、产品简介
企业邮件归档审计系统EEA在以下领域帮助用户减少业务上和信息技术上的风险：
■ 法规遵从与邮件审计 ■ 查找证据支持诉讼
■ 优化邮件服务器存储 ■ 快速查询与邮件监管
■ 恢复丢失邮件 ■ 邮件长期归档保留
EEA的主要功能模块：
■ 法规遵从 ■ 邮件审计稽核
■ 快速搜索，智能查询 ■ 数据存储仓库
■ 数据挖掘 ■ 监督管理
■ 归档历史邮件 ■ Outlook集成与邮箱管理
■ Lotus Domino/Notes集成 ■ OWA集成
■ DWA集成 ■ 内置全文搜索引擎
■ 邮件跟踪 ■ 单实例存储和压缩
■ 邮箱恢复 ■ PST/NSF文件管理
EEA在制造业、金融业等多个行业中均有突出表现，连年获得制造业信息化优秀推荐产品奖、创新解决方案奖、微软金牌合作伙伴等多个奖项，深受广大用户和合作伙伴的好评。
四、归档需求
三一重工是中国领先的工程机械制造商，业务繁忙、员工众多、海量邮件超大数据、工作网点分布全球，这些特点促使其产生了全面而严格的归档需求。
法规遵从：被称为“中国版《萨班斯法案》”的《企业内部控制基本规范》要求上市公司必须执行，同时鼓励非上市大中型企业执行。其中对邮件等信息的要求是：保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不可少于5年；要求上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯记录，至少也要保留7年。三一重工具有海量邮件和超大数据，仅用备份并不能使邮件数据得到及时梳理，无法达到专业归档的效果，也不能满足信息审计需求，即无法有效实现法规遵从。
信息安全：邮件中包含大量商业信息，单独的邮件系统无法保证重要信息的安全，需要归档系统通过权限分配、数据加密等方式来保证重要信息无法外流。
邮件搜索：要从日积月累的大量邮件中查找一段时间以前某个项目的相关邮件，如何在搜索信息不全的情况下快速查找？邮件搜索是使用过程中常见且棘手的问题。
邮件管理：邮件中包含的信息分散在各处，要对所有的进、出、内部发送的全部邮件进行集中化归档管理，包括邮箱管理、监督管理、重要项目的监督、敏感词语的监察。
五、归档部署
根据三一重工的部署环境和归档需求，MessageSolution安装实施了企业邮件归档审计系统EEA，外挂NAS存储器，对三一重工邮件实行全面归档。
部署系统的总体原则是：必须满足设计目标中的要求，遵循系统整体性、先进性和可扩充性原则，建立经济合理、资源优化的系统设计方案。
系统的先进性：采用当今国内、国际上最先进和成熟的计算机软件技术，使新建立的归档系统能够最大程度地适应三一重工今后技术发展变化和业务发展变化的需要。MessageSolution作为微软多年来的金牌合作伙伴，其邮件归档审计系统EEA完美支持三一重工所使用的Exchange邮件系统。另外，存储技术使用了先进的单实例存储与先进的无损压缩技术，保证在同一时间在处理超大数据量的时候，确保数据的完整性。
成熟性：MessageSolution 的归档产品EEA 从2002年到现在经历了多个版本和技术的更新，积累了大量的客户需求和建议，形成了一个非常成熟完善的专业的归档系统，并且得到了国内外用户一致好评。这成为三一重工将来使用邮件归档的重要保障。
实用性：为了最大限度地满足实际工作要求，提高办公自动化和邮件管理信息系统中系统的实用性，系统总体设计充分考虑三一重工的用户当前各业务层次、各环节管理中数据处理的便利性和可行性，把满足用户管理作为第一要素进行考虑；邮件归档系统，安装实施维护简单，不会在邮件服务器安装任何插件代理，不需要单独安装第三方数据库。用户接口及界面设计将充分考虑人体结构特征及视觉特征进行优化设计，界面尽可能美观大方，操作简便实用。
可扩展性:为了提高系统的可扩充性和可维护性，以参数化方式设置系统的配置、删减、扩充、端口等使其具备全面可扩充性；数据存储结构设计在充分考虑其合理、规范的基础上，同时具有可维护性，对数据库、表的修改维护可以在很短的时间内完成；系统提供安全日志及模块管理组装工具，以支持新的应用。
安全性：归档系统的一个重要设计目的是保证数据的安全性，所有的数据都会保存压缩成二进制格式，采用操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等多种手段防止系统数据被窃取和纂改。
经济性：在满足系统需求的前提下，选用性能价格比优的设备或者利用现有的硬件设备与存储设备，以便节省投资。EEA归档产品是一个成熟的邮件归档产品，不分模块单独销售。当合并一些公司时候，针对不同的邮件服务器归档可以简单容易地整合到一起，不需要重新购买。当公司邮件服务器的升级或更换时，归档系统可以继续使用。可以方便快捷地随时添加存储路径。MessageSolution在中国区有独立的研发中心，拥有全部的知识产权、售后团队和销售团队，从而为客户节省大量的成本和时间。
经过精心设计的归档方案部署完成后，当邮件经过邮件服务器时，归档服务器及时把邮件归档到归档服务器中，经过分类、压缩、去重、索引、分析等处理，最终生成归档数据，同时保证邮件的完整性。
六、实施效果
在归档策略设置如即时归档、定时归档、权限分配、数据备份、审计报表等设置完成后，归档服务器就可以立刻投入使用了，从安装、设置、测试到使用，整个过程只用了短短几天时间。
界面简捷大方、使用简单方便首先为技术人员所称道，全面归档、快速搜索、无缝集成、安全管理、审计报表、多语种支持等强大的功能更满足了三一重工各类员工不同的需求。
法规遵从：邮件全部归档保留7年，遵从萨班尼斯-奥克斯利法案
邮件监督：对所有的进、出、内部发送的全部邮件进行监督管理、重要项目的监管、敏感词语的监察，违规邮件被发送到监管邮箱进行再次检查。
审计：授予审计员权限可以对需要审计的用户邮件进行查询，对存疑的邮件进行注释、上锁、打标、分类。最终批量下载。
邮件搜索：快速查找并审阅所需邮件，分类管理，便于电子发现和诉讼支持。
集中化管理：对全部邮件进行集中化归档管理，当用户邮箱里找不到邮件时，通过EEA恢复邮件到个人邮箱。
三一重工项目负责人方经理说：通过邮件归档方案的实施，使我们在全球的邮件信息系统实现了高度自动化、集中化管理。迁移历史邮件功能，大幅降低了我们正在使用的邮件存储系统，同时满足了法规的要求，使我们在全球业务领域的竞争优势得到大大提升。
七、总结
三一重工实施的邮件归档审计解决方案之所以能成为制造业信息化的典型案例，是因其企业规模之庞大、数据问题之繁杂、归档需求之全面、应用成效之显著。
MessageSolution为三一重工部署了邮件归档审计系统EEA，不仅为三一重工的邮件使用管理解决了法规遵从、快速搜索、数据安全、监督管理等多项需求，而且实现了优化存储、方便扩展、便捷使用等更多目标，从而确保三一重工的所有用户安全、规范、便捷地运用邮件进行信息交流，助力三一重工乃至中国制造业信息化的健康发展。
核心关注：拓步ERP系统平台是覆盖了众多的业务领域、行业应用，蕴涵了丰富的ERP管理思想，集成了ERP软件业务管理理念，功能涉及供应链、成本、制造、CRM、HR等众多业务领域的管理，全面涵盖了企业关注ERP管理系统的核心领域，是众多中小企业信息化建设首选的ERP管理软件信赖品牌。
转载请注明出处：拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题：邮件归档审计解决方案在三一重工的实施
相关文章
