采购流程e化是以先进的管理思想为指导，利用标准化的管理软件或IT技术对企业采购流程进行信息化改造的过程。在实际工作中，采购流程e化经常与ERP联系在一起。然而，很多企业在对采购流程进行e化后，禁不住发出“人生若只如初见”般的感慨，采购流程e化实践过程中的各种风险，总是会让初见流程e化的那种美感带上一点点瑕疵。
1 e化——采购流程优化的必经之路
采购流程e化的终极目标是采购流程优化。在信息化时代，企业与企业之间的竞争更多的是供应链与供应链的竞争。竞争的核心就是供应链的成本以及对客户需求的反应速度。采购流程优化的目的就是为了改变传统的职能式的采购管理模式，让采购过程面对流程而不是某一个部门；剔除不增值的环节，提高整个供应链的运行效率。在企业信息化建设的大背景下，流程e化是采购流程优化的必经之路。
2 采购流程e化的风险
对于企业采购管理来说，流程e化意味着采购周期的大幅缩短、数据的系统化、管理的精细化、采购成本的降低、工作效率的大幅提高。但是优势与风险从来都是并存的。采购流程e化伴随的种种风险，总是会让流程e化实施者深刻体会到“理想很丰满，现实很骨感”的含义。
——供应链思想与软件的适应性问题
采购流程e化的理论基础是供应链思想。采购作为供应链中的一个环节，涉及订单、计划、库存、供应商等各方面，因此在进行流程e化时必须要考虑供应链的流程性、系统性、环节化等特点。而供应链思想本身就是一个舶来品，现实中，ERP系统一般都是以供应链思想为基础的，它面向整个供应链，展示了具体的工作流，因此很多企业在应用的过程中出现了水土不服的现象。产生这种现象的根本原因是国内企业管理体系还未健全，企业文化和采购管理的方式还无法与这类软件实现真正的融合。
——逻辑混乱的采购流程
现在很多企业的采购流程会整合到各类ERP系统中，希望通过这些软件来实现采购流程e化，最终实现采购流程的优化。这些ERP软件包含了详细的采购方面的计划，如生产计划、物料需求计划、采购计划等。但是在ERP系统上线之前，企业通常会遇到两个方面的问题：一是不清晰的采购流程， 二是ERP系统提供商的选择。
对于前者，很多企业在进行采购流程e化时，不太了解企业自身的采购流程现状，一个标准的采购流程是什么样，以及e化之后的采购流程应该包括哪几项，企业自身都是稀里糊涂的，不知所以然。对标准的采购流程没有自己的认识只会让企业陷入盲人摸象的境地，会大大增加采购流程讹的风险。
第二个问题是第一个问题的延伸。如果企业购买ERP系统，ERP系统提供商提供的是一种打包的服务，他们的技术人员会根据企业的实际对ERP的基本流程进行相应改造。要是企业对自身采购流程e化的需求没有弄清楚，对标准的采购流程没有清晰的认识，往往就会盲目地购买许多不同用途的管理软件，盲目相信咨询人员所做出的业务流程重组将辅助企业实现e化这样的承诺，但是在对采购流程进行e化改造之后，却发现许多业务在系统中根本无法实现。
——流程无效
流程无效是另一个问题，主要表现在两个方面：一是流程e化流于纸上谈兵，没有现实的执行，为了e化而e化。出现这种现象的原因有很多，主要有两个，一是采购人员对于e化之后的流程不认同，认为机器太过死板，不如直接沟通来得直接；另一个原因就是企业流程e化并不彻底，没有形成信息化气候。例如有的企业就只对采购流程进行了e化，而销售、生产等环节还是采用传统的工作模式，采购流程无法与其他流程进行信息化对接，这样e化效果就会大打折扣。
另一个是流程执行的成本大于实际流程处理事件的价值，例如用购买大型钻井设备的采购流程去购买普通的办公用品，e化之后的流程没有被用在刀刃上。
——数据的丢失或错误
采购流程e化弱化了人的职能，强化了数据的重要性。采购流程中的语言都是事先定义的，其中包括物料、供应商、客户、库存等等信息，这些信息的编码都是唯一且标准化的，不能出现任何的失误。同时系统还保存着采购产品在整个流程中所处的状态。所以，采购数据的丢失或错误导致的结果可能是致命性的。而数据系统的稳定性问题是任何一个e化过程都不得不面临的问题。
——流程的规范化与灵活性的矛盾
e化之后的采购流程是一个非常标准和规范化的系统，所有的编码、数据都是用一套相同的流程语言。就拿ERP来说，其中的采购流程十分复杂，包括综合平库流程、采购入库流程、招议标采购流程、库存退库流程等等。每一个流程都是一个严格规范化的过程。但是规范化的对立面就是灵活性差。
本刊记者曾与一位钢企的采购人员谈到他们企业所用的ERP系统的灵活性问题，那位采购人员告诉记者，他们的采购是标准的销售订单导向，销售订单有多少，他们就采购多少相应的原材料，一旦订单生成，系统也就自动算出他们要采购多少铁矿石、多少煤等。但是在他们的ERP系统中，销售人员只有权力下订单，却没有权力取消订单，因此，如果订单需要取消，但销售人员和采购人员沟通却不顺畅，那么相应的原材料采购就可能继续实施，这无形之中增加了企业的库存压力。一个规范的流程由于权限的设定而少了一定的灵活性，这在现实中并不少见。
3 如何规避采购流程e化后的风险？
风险永远跟随着事物的发展进程，无法避免但能规避！如何让一个动态系统在变动的环境条件下保持平衡状态或稳定状态，答案是“控制” ！诺伯特·维纳在阐述他创立控制论的目的时说：“控制论的目的在于创造一种言和技术，同时也寻找一套恰当的思想和技术。”采购流程系统是一个典型的控制系统，如何将控制思想渗透到每个环节、每个时间节点是企业规避采购流程e化风险需要考虑的重要问题。
事前控制——需求调研+流程规划
需求调研是采购流程e化的重要前提，可以有效规避采购流程逻辑混乱这一风险，保证企业e化之后的流程真正具有实用性。抚顺石化公司通过对现有物资管理状况、物资管理发展需要、公司电子商务部的自然状况和工作职责，以及ERP项目开发实施背景等进行调研之后，确定了关于采购的17个主体流程：国内物资采购需求计划、采购价格、招标采购、议标采购、其他采购、采购合同、供应商市场准人、应付账款确认、预付款支付结算付款审核、存货安全管理、采购物资入库、存货盘点、物资保管流程、材料出库流程、材料物资质量管理流程、材料退库流程、采购数据统计流程。并对相应的业务流程进行了编码。
除了确认采购的主体流程，调研还可以让整个采购流程中的细节浮现出来。例如在库存方面，具体安全库存是多少，最高库存是多少，库存有效期又是多少，这一系列细节都需要通过调研来确定。
需求调研和流程规划是紧密联系在一起的。在进行流程规划时，要站在全局角度理解流程网，结合调研结果理清组织内流程之间的逻辑、接口、等级、重要度。设定流程规划的目标尤其重要，不是由流程管理部门想当然，而是要考虑本组织的实际情况，比如目标的急迫性、目标实施的路线图、目标的可实施性、目标的实施难度等各种因素。透彻的需求调研和完美的流程规划是保证采购流程e化有效性的重要手段。
合理选择软件供应商
由于ERP系统是从国外引进，因此很多企业愿意购买国外ERP供应商的软件，这也无可厚非，毕竟他们具有丰富的经验，但是这里也不得不提一个问题，很多国外ERP供应商对国内的商业环境和管理模式并不是非常了解，而且在与客户沟通方面也会存在一定的障碍，还有一个最重要的问题就是他们的服务费一般都相对较高，企业要为此付出很高的成本。
因此，对于很多企业来说，选择国内供应商提供的ERP软件不失为一种明智之举。毕竟在经济全球化的背景下，不同国家技术发展的时间差已经大大缩减，国内企业和国外企业提供的产品差别已经不像以往那么大。而且由于国内企业具有本土化特性，因此他们更能够根据企业现状，制定出更加有效、更加贴近企业实际的解决方案和应用模型。
供应链知识和ERP使用方法的培训
进行培训是提高员工对供应链认识水平、提升后者对ERP使用积极性的重要保证，是阻止群体中出现“ERP无用论” 的有效手段。抚顺石化ERP项目组在完成需求开发之后，对所有用户进行了多次培训，开设了14个预留(计划)提报流程——Adobe在线审批班，培训了570多人；开设了2个采购流程专业计划员班，培训了70余人；开设了3个仓储流程保管员班，培训了100多人；开设了综合管理版1个，培训了60多人。通过培训，最终用户全面地了解了ERP系统的操作流程，制造了良好的ERP上线的氛围，为ERP上线提供了有效保证。
事中控制—— 动态的流程修正和流程固化
规范化和灵活性既是共生的，又是矛盾的。进行动态流程修正就是为了在这两者之间找到一种平衡。前面提到的钢厂的采购流程中的规范化和灵活性之间的冲突，就可以通过重新调整销售人员权限来缓解。但是权限的调整也不得不考虑一个度，因为如果销售人员拥有了下订单和取消订单的权力，那么又存在了其他的风险，因此如何从另一个方面对销售人员的权力进行制衡又是企业在修正采购流程中必须要考虑的问题。
一般来说，经过实践考验，且被修正过的某个采购流程应是比较符合企业实际的，这时就要进行流程固化，将这种修正过的流程固定下来并推广到整个供应链系统之中。对于一个企业来说，适合企业的采购流程就是好的采购流程，一点一点地修正，一步一步地固化，不那么完美的采购流程离完美就会越来越近。
事后控制——IT审计
IT审计，即信息系统审计。按国际上通行的规范，IT审计有6个方面主要内容：评估信息系统计划、管理及组织架构的战略、政策、标准及相应的实践过程；评估技术基础设施及运行实践的效能和效率；评估信息资源在逻辑访问、运行环境以及IT基础设施各方面的安全性；评估系统灾难恢复及保证业务连续性的能力；评估业务应用系统开发、实施与维护的方法和过程；评估业务流程的风险管理水平。
IT审计可以贯穿于整个采购流程e化的过程中，e化之前有计划审计，e化之后的IT审计通常是维护审计，它可以发现采购流程中的漏洞，将采购流程中与IT相关风险控制在可接受水平，防止出现前面提到的数据丢失现象，及时发现系统中的数据错误，抵制病毒的人侵，提高信息系统的安全性，保证信息系统的稳定性。
通常，IT审计可以由企业内部审计部门来做，当然也可以请专业化的第三方的IT审计机构来做，这样更能保证公正性，所得的结果也更客观。目前，IT审计师这个行业已经诞生，CISA是国际注册信息系统审计师的简称，又称IT审计师，他们一般都具备全面的计算机软硬件知识，对网络和系统安全有独特的敏感性，并且对财务会计和单位内部控制有深刻的理解。
4 结语
采购流程e化是企业进行采购流程优化的重要前提，但是e化并不能意味着马上就优化，这还需要一个磨合、适应的过程。采购流程e化，优势明显，风险亦很突出。但是对于企业来说，再大的风险都无法抹去信息化版图中，采购流程e化的美。
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本文标题：如何规避采购流程e化风险
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