从20世纪90年代末至今，随着计算机和网络技术的飞速发展，我们迎来了一个知识和信息的时代，传统的纵向经济运营模式越来越向着横向发展，经济全球化的浪潮席卷全世界的每一个角落。在这样一个大背景下，当人们对ERP、PMS项目管理系统已不再陌生时，更多的企业也拥有了自己ERP和PMS系统。作为以财务为核心发展起来的ERP系统对于项目管理来说实现了成本的管理。然而工程项目的管理，是一个复杂、艰巨的系统工程，涉及进度，质量、投资，合同、人员，风险、图纸、报告，文档、照片等多方面的信息，同时参与部门或单位众多如设计单位、施工单位、监理单位、财务部门、营销部门，采购部门等，所以对整个项目管理来说做到项目成本管理是远远不够的。那么如何将两系统进行有机结合，以减少项目管理人员的重复劳动，使两系统相互协作相互控制，并发挥出更大的作用呢？我们将从以下几个方面进行论述。
项目的预算管理以及立项审批流程是由项目管理系统来实现的，但与财务有关的项目实际支出、支付、“转资”都是由ERP系统来实现的，所以单纯的项目管理系统是无法做到真正意义上的项目成本控制。同时与项目相关的部门或干系人之间产了信息壁垒，无法做到相互协作和制约，重复性的劳动为项目管理雪上加霜，因此两系统必须进行有机结合。否则项目管理系统就变成了信息孤岛，项目成本控制失去了自身价值，项目进度变得缓慢，工程质量也难以保证。图1是对PMS与ERP系统之间需要进行的业务数据交互情况的描述。
如图1所示可以看出在项目前期通过预算对项目立项进行控制，然后数据由PMS系统进入ERP系统，其中包括项目信息导入(标注1)、采购申请(标注2)。在项目实施阶段采购来的物资不断的发送到项目上，项目产生了支出，同时对于项目中发生的费用我们还要对其进行“暂估入账”(标注3)，这部分数据仍然是由PMS系统进入ERP系统。在项目后期“决算转固”阶段PMS系统需要从ERP系统中提取支出项目(标注4)以及工程完工后形成的能力(标注5)，之后我们通过支出项中的成本费用对预算进行调整。最后根据项目审计结果对ERP系统中的资产原值进行调帐。这样，项目数据就形成了一个闭环，中间不需要太多人为干预，由系统接口自动完成，从而保证了数据的实时性和准确性，同时加强了部门或项目干系人之间控制，约束以及相互协调的效果。然而对于整个项目管理来说，我们还需要对项目实施过程进行监控，那么把两系统产生的数据进行抓取，形成统一完整的数据报表也是必需的。所以PMS系统与ERP系统间进行有机结合，我们要从三方面入手。
图1 PMS与ERP系统业务数据交互图
1 将PMS系统数据导入ERP系统
在ERP系统中每个模块都提供了数据接口，数据接口主要由数据接口表和接口程序组成，接口程序一般是由数据库存储过程和数据库脚本文件组成，存储过程存放在数据库当中，而数据库脚本文件一般存放在数据服务器的某个文件夹中，在ERP系统由系统管理员即可查到。那么我们如何实现从PMS系统到ERP系统的数据导入呢？图2对实现方法进行了解释。
图2 PMS数据导入ERP接口方式
首先我们通过database link将PMS和ERP数据库连接起来，然后我们就可以来实现两系统间的接口了。第一步，同步两系统之间基础信息，基础信息主要包括业务数据的分类以及与业务数据关联的配置信息比如：项目专业分类、资产地点、项目经理编号、物资编号、供应商编号等，同步的方式是我们在PMS系统中用视图的方式通过database link将ERP中的基础信息进行提取，之后在PMS系统中就可以使用这些信息了。第二步通过PMS系统的接口程序将业务流程产生的数据写入ERP接口表。第三步，通过PMS系统接口程序调用ERP系统接口程序，由ERP接口程序负责将ERP接口表的数据写入ERP业务数据表。下面具体说明数据导入的几项内容。
1.1 WBS及项目预算的导入
在项目管理系统中预算的控制是由“年度预算”到“专业预算”再到“项目预算”逐步细化逐步控制的过程，然后再由项目预算对项目的立项进行控制。然而项目支出是在ERP中发生的，每年上万个项目依靠人工很难实现项目支出的控制，这也是不现实的。同时在ERP项目管理过程中的采购、付款、“转资”等环节出现的40％以上的操作问题都来源于WBS项目任务分解，通过实现项目导入功能，将WBS结构及繁杂参数设置固化在程序当中，使用者只需通过少量信息录入就能生成WBS结构及相应参数设置，然后将项目信息及预算导入ERP系统，从而实现项目预算对项目支出的控制作用。具体实现方法如下：
第一步，提取基础信息，信息所涉及的数据库表有FND_FLEX_VALUES(资产地点)、PA_PROJECT_TYPES_ALL(项目专业)、PER_PEOPLE_F(人员信息)，HR_ORGANIZATION_UNITS(组织机构)。
第二步，将WBS结构及繁杂参数设置进行固化，主要涉及QPA_DV_ASKS_DATA (项目任务)表中的CHARGEABLE_FLAG(是否可计费)、BILLABLE_FLAG(是否可资本化)、GROUPLEVEL_FLAG(是否共同成本)三个字段，我们可以按照相应的项目类型为这几个字段提供默认值，屏蔽用户的输入。由系统自动完成，这样保证了参数设置的正确性。
第三步，将项目及任务信息导入ERP接口表，接口表包括QPA_DV PROJECTS_MEMBER(项目成员)，QPA_DV_PROJECTS_DATA(项目主表)，QPA_DV_TASKS_DATA(项目任务)。
第四步，调用ERP接口程序，将ERP接口表里的数据写入ERP业务数据表。ERP接口程序名为QPA_WBS_IMPORT(WBS导入存储过程)，QPA_WBS_MODIFY(WBS修改存储过程)。注：如果是共同成本任务，我们还要将该任务的TASK_ID插入PA_PROJECT_ASSET_ASSIGNMENTS表中，这样才能将任务设置成共同成本。
1.2 采购申请导入
项目设计会审之后项目经理要提出采购申请，采购申请经过审批后导入ERP系统，采购物流部门在ERP系统中进行采购，最终将采购的物资发送到项目上作为项目的支出。实现方法：
第一步，提取基础信息，信息所涉及的数据库表有MTL_SYSTEM_ITEMS_B(物资编码)。
第二步，将采购申请写入PO_REQUISITIONS_INTERFACE_ALL(采购申请接口主表)，QPO_REQ_LINES_INTERFACE(采购申请接口子表)。
第三步，调用QPO_REQ_IMPORT_PKG存储过程。
1.3 服务费用的暂估
在权责发生制的财务管理模式下，“暂估”是财务管理中每个会计期间必然发生的事情，作为固定资产投资项目管理的。服务费哲估”涉及多个部门或单位，“服务费暂估”金额大小涉及服务合同金额以及工程形象进度，合同的金额可以从采购物流系统或合同管理系统中提取，然而对工作形象进度最清楚的莫过于施工单位，那么施工单位定期通过“施工接口门户”填写工程形象进度，由监理单位通过“监理接口门户”做确认，再由建设单位的项目经理确认，这样出来的工程形象进度才具有说服力。两部分数据出来之后，系统通过合同金额及工程形象进度计算出“暂估”金额，并且将“暂估”金额转送给财务系统或“财务接口门户”，由工程会计通过ERP接口将“暂估”信息导入ERP。导入作用的程序及表有AP_IMPORT_INVOICES_PKG(发票导入储存过程)、AP_INVOICES_INTERFACE(发票接口主表)、AP_INVOICE_LINES_INTERFACE(发票接口子表)、PO_VENDORS(供应商表)。
2 PMS系统从ERP系统中提取数据
在ERP系统中除了提供数据由外部系统导入本系统接口程序和接口表之外，不提供由ERP向外部系统导出数据的接口程序，那么我们怎么来做以实现ERP数据到PMS系统的转递呢？我们采取的方法是通过database link在PMS系统中建立ERP系统中表的视图，然后由PMS系统的接口程序将数据写到PMS业务数据表中。图3是对ERP数据到PMS系统的转递方式的描述。
图3 PMS从ERP提取数据方式
2.1 工程决算数据的提取
在以往工程决算的相关费用金额都是由项目经理手工填写，这样数据准确性、实时性都不高，手工填写的数据与ERP实际发生的数据往往不符，项目管理系统中的工程造价与ERP中实际的项目支出是相脱节的。造成这种情况有两种原因：第一种，项目经理因疏忽将数据填错；第二种，项目经理为了某项指标或考核人为填错。那么我们要提高项目成本可控性，就必须在工程决算时对ERP中实际支出项进行直接提取，而不是由人工去填写，以保证数据的准确性和实时性。项目支出提取涉及到的表有PA_EXPENDITURES_ALL(项目支出主表)，PA_EXPENDITURE_ITEMS_ALL(项目支出子表)、PA_EXPENDITU RE_COMMENTS(项目支出描述)，HR_ORGANIZATION_UNITS(组织机构)、AP_INVOICES_ALL(发票)，AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL(发票分配)。
2.2 审计决算后的调帐
项目审计决算之后，工程项目上所发生的成本费用不会再有变化了，这时我们依据审计结果对ERP中“暂估”的资产原值进行调整，需要将项目管理系统中的审计工程造价导入ERP系统中，然后对ERP系统中的资产原值进行充减。该部分工作ERP没有提供接口程序，需要由人工进行充减，但我们仍然可以通过ERP资产数据的提取，在PMS系统中实现两系统之数据对比，以达到控制的目的。涉及的表有PA_PROJECT_ASSETS_ALL(资产主表)，PA_PROJECT_ASSET_LINES_ALL(资产子表)。资产原值字段名称为ORIGINALASSET_COST。
2.3 投入与产出的关联
为了让决策层以及项目经理更好地对固定资产投资以及项目管理进行调整与控制，必须保证所有项目数据的清晰可见，让决策层真正看到资金的流向以及项目进展的情况，尽早的发现问题、解决问题。
项目成本管理的70％的基础数据来源于ERP，ERP系统记录了项目成本管理过程中每一项事务发生的人和物以及时间，如：支出(物资、费用)、支付(发票)，转资(资产，地点)等基础数据，它是项目成本和进度管理的最有力的依据。通过ERP接口定时或手动触发的方式将ERP系统支出、支付、“转固”数据提取到项目管理系统中，实现立项审批情况、预算执行进度、财务进度，“决算转固”进度的全过程跟踪与控制，形成完整的资金链条，以提高项目成本的可控性，同时避免由手工填写数据统计方武所带来的数据准确性差，实时性差等问题的发生。该部分的数据表请参照“工程决算数据的提取”，“审计决算后的调帐”所涉及到的数据表。
在项目初验后，我们还需要将工程项目所形成的生产能力进行计算，我们可以通过从ERP系统中提取项目上所使用的工程物资，再通过工程物资的规格型号以及数量按照一定的算法进行计算．得出工程建设所产生的生产能力。并可以将项目所形成的资产提取到项目管理系统与项目进行关联，实现投入与产生的关联。该部分所涉及的数据表有PA_EXPENDITURES_ALL(项目支出主表)、PA_EXPENDITURE_ITEMS_ALL(项目支出子表)，PA_EXPENDITURE_COMMENTS(项目支出描述)。
3 从PMS和ERP系统中提取数据实现项目实时监控
项目的实时监控和预警机制包括项目实施监控预警和项目资金监控预警机制。项目的监控和预警机制与项目计划是分不开的，它就像一把尺子丈量了项目整个生命周期，没有计划的项目是无目的的，工程进度和工程质量将难以保证。它主要表现为项目管理者对项目整体缺乏掌控能力和预测能力。干活只靠“三拍”行为，所谓“三拍”即是工程项目决策时，项目管理者拍脑袋来决定；二是在施工过程中，不断拍胸脯保证完成任务；三是当工程干砸时，只能拍腿表示遗憾了。无独有偶，只有计划缺乏有效的监督和预警机制，也是不科学的，只有两者紧密结合在一起才能做到项目管理的三控目标。
3.1 制定项目实施计划，实现项目实施预警功能
图4是项目实施预警功能的模型图。
图4 项目实施预警功能模型图
首先是完成监控和预警前制定项目实施计划。项目实施计划需要有多个部门或单位参与，如：设计单位，监理单位，施工单位、财务部门、采购部门等，同时涉及许多环节如：设计委托、设计编制、设计会审、合同的签订、物资的申请及采购、物资出库入库、设备到货、施工、初验、终验、决算转固、审计等。项目经理根据这些环节确定时间点以及干系人，系统自动计算项目实施关键路径，并制订项目实施计划，然后相关部门和单位对实施计划进行会签。
实施计划制订完毕后项目管理系统与ERP系统通过接口，对两系统中的人、事、物、时等相关数据进行采集。在项目管理系统中我们可以采集到设计委托、设计编制、设计批复、采购申请、采购批复、合同的签订、设备到货、工程开工、形象进度、项目初验、项目终验、项目决算以及资料归档等环节的相关信息。在ERP我们可以采集到采购订单、采购接收、物资出入库、工程物资和费用的支付、费用和资产的“暂估”以及“转资”等环节的相关信息。通过对两系统中采集到的各环节的人、事、物、时进行统计分析，并对照项目实施计划，实现项目实时监控和预警机制，系统提示什么人需要在什么时间做什么事，从而在很大程度上减少项目实施中存在着的部门间信息沟通不及时，部门间相互推诿等情况，最后导致耽误了工程进度，影响了工程质量。该部分所涉及到的ERP数据表请参考“PMS系统从ERP系统中提取数据”。
3.2 制定项目资金预算实现项目预算预警功能
与此同时，我们还要对项目预算实现预警机制，项目预算的制定是一个逐步细化的过程。首先根据经营目标制定出整个年度预算，并且将年度预算分解成专业预算，然后细化到项目预算，最后项目预算控制项目支出。项目预算制定完毕之后，在项目实施阶段，项目管理系统将从ERP系统中实时读取项目支出信息，与项目预算进行对照实现预算预警功能，通知项目经理项目预算或专业预算资金缺口和剩余情况，以便管理者进行及时的调整和控制。
整个项目管理工作是由许多单位或部门共同参与的，如：设计单位、施工单位、监理单位、财务部门、营销部门、采购部门、审计部门。作为建设单位的项目经理来说，主要的责任是监督、控制、协调，而不是将上述单位或部门产生的数据重复性的录入到本系统，相关单位和部门不单通过ERP系统，还要通过与各单位或部门的系统接口或项目管理系统的“外部系统操作门户”将业务产生的数据传送到项目管理系统，使项目管理系统真正成为项目管理平台，这样一方面减少了项目经理日常工作量，可将主要精力投入到项目管理工作中；另一方面也加强了单位或部门间的控制作用，使工程中出现的问题得到及时解决，保证了工程质量。
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本文标题：PMS与ERP系统的有机结合
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