随着信息化工具的日益普及，很多机构在日常运营中都积累了数量庞大的电子数据，特别是一些单位或者部门、个人从事各类管理和生产等活动的信息记录等核心数据，这些数据具有极大的政策参考、法律依据等价值，需要得到高效的管理。而以先进的计算机技术、通讯技术、网络技术为基础的OA办公系统日渐成为数据管理的最佳工具。
由于OA办公系统涉及的使用范围广、岗位角色多、功能多、权限复杂等，那么对安全的要求就相应比其他管理软件高，特别是存在异地办公的情况需要将系统部署在Internet上，那么系统的安全性尤其是数据的安全就非常重要了。
国内领先的OA办公系统厂商——万户也强调，电子数据不是具体实物，而是抽象的数据，一旦出现了计算机软硬件故障、自然灾害、人为破坏等情况，数据极易发生丢失不可恢复的损坏；有的时候，如果被黑客入侵也会造成信息外泄、毁坏，造成不可估量的损失。综上考虑，在OA办公系统应用日益扩大的背景下，如何很好进行数据安全防范成为了一个重要问题。
而这个问题也早已成为万户在产品研发中需要重点攻克的难题。对于关键的应用数据，万户专家建议至少保证各种必要的热备份机制;对于所有数据，提供光盘备份和恢复机制;对于系统数据，应对重要数据服务器进行一次完全的系统的灾难备份;对于成果数据，进行一次完全备份，在完全备份的基础上进行差量备份;对于非成果数据，进行一次完全备份，在完全备份的基础上进行增量备份，建议每进行一次修改后就进行增量备份。同时，OA系统自身含有数据备份机制，服务启动后会有一个线程在OA系统后台运行，根据用户设置的策略定时自动执行备份计划。在实际应用中，万户OA还会采用以下手段来保障用户的数据安全：
1、数据库安全
由于系统中采用的关系型数据库，其自身带有安全级别设置。通过对数据库账户和访问权限范围设置实现安全访问策略。
2、数据加密
数据存储安全除了采用关系型数据库管理系统本身提供的数据库加密存储、权限控制等安全机制之外，根据数据的安全分级，一般数据可以直接采用明文存储或者明文加上验证码存储，对于重要数据和关键数据则除了附加验证码之外，还需要先加密后存储以防止数据被非法窃取或篡改。
3、数据库双机热备
如果用户在一期方案中由于硬件设备问题数据库采用单机模式，万户会建议尽快在二期中对底层数据库规划为双机热备模式，当前服务器出现故障，热备系统会自动激活备用服务器，并将系统服务转移到备用服务器之上，确保数据服务的7X24小时正常运行。
在一个典型的配置中，高可用集群的硬件由两台服务器和一台共享存储组成。在系统运行过程中，作为双机系统的两台服务器之间通过不断使用心跳机制相互监测，当发现其中一个节点由于某种原因发生故障时，另一个节点将接替故障节点的工作，从而保障了整个系统的高可用性。同时，该配置采用双控制器共享存储，避免共享存储控制器单点故障。每台服务器配置两片 SAS HBA 卡以避免 HBA 卡的单点故障。
4、数据备份
如果用户在一期没有专业备份管理软件和设备的情况下，万户会针对应用程序、数据库、附件等关键数据建立简易备份机制：应用程序备份：加强应用程序的版本管理，手工备份应用程序。由于J2EE的跨平台特点，应用程序的备份和恢复非常简单，就是简单的拷贝操作；数据库文件备份：通过关系型数据库提供的“维护计划”功能来实现数据库文件的定期备份，备份频率建议设定为每天1次，安排在工作空闲时间段自动执行；附件数据备份：通过文件备份工具对系统附件进行定期备份。
如今，OA办公系统作为企业解除基础管理危机的“天使”，越来越受到管理层的重视。但如果产品的安全问题没有得到有效解决，那OA办公系统也将成为双刃剑，为企业经营带来风险。作为行业的领头羊，万户正用实际行动为OA办公系统数据管理加上牢靠的安全锁，让用户彻底抛开顾虑，充分体验OA办公系统带来的信息化价值。
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