电子文件异质备份是对电子文件信息的保护，就是逐步将电子文件转换成其它载体(如纸质、胶片等)保存，即要采取多种技术手段和措施对文件实施信息保护。电子文件异质备份是一门涉及学科及技术门类众多的技术工作，是一项复杂的系统工程，需要综合利用管理、法律制度、技术、人才、经济、安全等手段进行全方位的论证、规划、实施和评估，以保证电子文件异质备份的有效进行。文章分别从论证、规划、实施、评估、管理、法律制度、技术、人才、经济和安全等方面提出实施电子文件异质备份的一些可行策略，从宏观到微观，构建电子文件异质备份的整合策略模型。其中，论证、规划、实施、评估是主线，管理、法律制度、技术、人才、经济、安全是保障，贯穿电子文件异质备份全过程。
1在论证层面，深入调研，进行科学论证
电子文件异质备份，存在各种不确定的因素，涉及到各种技术。因此必须在备份之前，充分考虑到各种可能性，对各项计划及各方面情况实行科学论证。首先是方案论证，也就是对整个异质备份工作的计划进行论证，因为计划一旦出错，或出现哪怕只是细微疏漏，都可能对电子文件异质备份的安全造成不可估量的严重后果，其次是技术论证，包括保管技术、存储技术和安全利用技术等各种档案安全技术的研发与使用，要求电子文件异质备份工作必须遵照各单位自身的实际情况，对电子文件异质备份过程及环境进行安全分析，然后对其技术应用进行科学论证。
2在规划层面，整体规划，分步实施
实施电子文件异质备份从一开始就要在深入调研、科学论证基础上，认真搞好整体规划设计。要着眼于长远建设目标，紧密结合工作实际，根据业务工作的需要、数据量的增量、软硬件环境、经费投入等分步实施，在建设中量力而行，边建边用，逐步滚动发展。由此而产生的规划、部署，是组织实施电子文件异质备份建设的基本依据，决定着其建设方向、工作质量和发展效益。
3在实施层面，加强电子文件信息资源开发，以差异化、多元化策略开展异质备份
3.1 加强电子文件信息资源开发，实现其内容的二次转移
电子文件异质备份的目的就是为了满足人们对电子文件所含信息内容长期的检索需要，同时，我们需要持续地开发电子文件信息资源，剔除失去保存利用价值的信息内容，更好地备份有价值的信息，并通过提供二次内容的开放利用来不断检验电子文件长期保存是否有效。这样既有效安全地对电子文件进行了异质备份，又使电子文件信息内容最大限度地得以利用。
3．2以差异化策略进行选择性备份
随着各种信息系统和办公自动化系统的使用，电子文件数量呈指数级增长，然而并不是所有的电子文件都需要进行异质备份，也不可能对所有的电子文件加以保护。受经济条件和技术水平限制，这面临一个异质备份的“取合”问题。因而，需要制定一个“挑选”的方案，来解决这一问题，要针对不同机构、不同技术环境和不同价值特征的电子文件，采取不同的异质备份方案。电子文件异质备份应有轻重缓急，要严格控制异质备份的范围，抓住档案本质，对具有档案特性的电子文件先进行异质备份。电子文件异质备份需要根据不同的电子文件特点制定差异化策略，根据源文件和备份文件的映射关系设定永久保存级、服务级、链接级三个级别，选择不同的技术措施和方法进行差异备份。
3．3以多元化策略进行异质备份
电子文件异质备份方式选择，宜采用多元化策略，根据需要选用不同的异质备份方式。电子文件多元化备份可以应付风险的多元性，更加可靠地保全档案数据。在实际的应用中，可以根据业务需要、数据多少、硬件环境、经费投入等选择不同的异质备份方式。
4在评估层面，构建质量和绩效评估体系
以保护数据的程度和成本为基点，从实际的需求出发，从管理、技术、制度建设、经费投入等多个层面设计出一套新型、科学合理且具操作性的电子文件异质备份质量和绩效评估指标体系。通过电子文件异质备份质量评估机制，建立电子文件异质备份绩效评比机制．先进评比和典型示范机制，构建电子文件异质备份质量和绩效评估体系。这是一项专门、深入、研究性的工作。在电子文件异质备份规划执行过程中强调统筹规划，层层分解、细化，与评比、考核相结合，以加强对电子文件异质备份的控制力，避免分散建设和低水平重复建设。
5在管理层面，加强管理保障
5．1 国家和各级档案馆应设立专门机构，负责电子文件异质备份工作
国家应针对电子文件异质备份工作成立或指定专门机构，统一计划和指导电子文件异质备份建设。国家各级档案馆应设立专门机构，负责电子文件异质备份工作。由于电子文件异质备份需要进行大量的专业技术工作，可以建立若干国家、省市自治区级电子文件异质备份中心，对一些大型档案馆而言，也可以考虑成立专门的电子文件异质备份中心，从事对电子文件异质备份业务及实用性试验研究。电子文件异质备份中心应充分研究并明确职责，尤其要加强履行电子文件异质备份全程保护，及督查职能，明确专业职能部门在电子文件异质备份工作中的作用、分工和协作，档案馆内一些涉及电子文件异质备份的重要建设项目、业务项目及技术项目应统筹管理，从一开始就充分研究和考虑电子文件异质备份的需求。同时，构建布局合理、覆盖广泛的电子文件异质异地备份体系，避免人力资源、物力资源的无谓耗散。
5．2建立电子文件异质备份工作责任制，提高风险管理意识
总的来说，从产生电子文件时选取的文件格式、读取技术和软硬件平台，到流转过程中统一标准的使用和规范化操作，再到保管和提供利用时实施具体的备份工作，电子文件异质备份的责任分布在产生，流转、保管、利用的各个阶段，电子文件形成者、保管者和提供利用者都是电子文件异质备份工作的参与者。在电子文件的管理过程中，各个阶段的管理者应当明确职责，强化责任，做好电子文件异质备份的风险规划。
6在法律制度层面，建立健全标准化体系和制度
标准是建设的遵循和依据，与科学规划同步进行的应是电子文件异质备份标准体系建设。电子文件异质备份涉及到多种技术的整合应用，各种技术之间既是相互独立的，更是相互关联，相互作用的，需要建立起标准体系。各种标准的制定应该考虑到各个技术环节的关联性。标准体系的建设，可从实际工作急需的标准人手，加快标准制定进度，同时还要充分考虑不同技术间的关联性，承接性，避免简单地进行标准的堆积、罗列，出现相互矛盾的情况囝。当前，在电子文件的建设标准，异质标准等方面还存在不少空白。为此，应区分不同情况，周密制定并抓紧构建电子文件异质备份的标准体系，用标准约束行为、保证质量、促进落实。应该规定各级档案馆对重要的电子文件实行异质备份，并且明确电子文件异质备份的各种规章制度，从而实现电子文件异质备份的标准化、规范化。
7在技术层面，切实搞好技术保障
7．1 选择合适的存储载体和开发应用新式耐久的数字媒体
国家档案局颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性的载体上”，“本标准推荐采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。”针对电子文件特点、价值和用途的不同，在可承受的经费成本、管理成本内，应当选用合适的存储载体来对电子文件进行异质备份。同时，技术部门应发挥技术优势，开发新式、耐用、低成本的数字媒体，代替旧的数字存储媒体。
7．2选取易管理、易兼容的媒体格式和软硬件平台
随着计算机技术的发展、信息存储技术及其产品不断更新换代。电子文件产生、流转、保存的软硬件平台不断升级，必须选取一种在可预见的时间段内通用的、易管理、易兼容的媒体格式以及软硬件平台对电子文件进行异质备份，并跟进数字技术发展趋势，及时做好更新工作。例如，对文本文件的异质备份应首选国际通用的、公认可靠的PDF格式，对图形图像文件的异质备份应当选取技术条件相对成熟的MPEG格式等等。
7．3综合运用多种技术手段抢救保护电子文件
对濒临不可读或即将毁坏的电子文件，应当综合运用多种技术手段进行抢救保护性的异质备份。目前常用的几种技术手段有：仿真、更新、迁移、再生性技术、数字图形输入板等，这些技术手段都有各自的优势和缺陷，应当在充分比较的前提下选择合适的技术手段对电子文件进行抢救性的异质备份。例如，对于具有长期或永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件，需要运用再生性技术，制成纸质件或缩微品。
7．4紧跟科学技术发展趋势，重视专业技术的提高
目前，电子文件异质备份中仍然有许多技术问题没有得到很好的解决，一些新载体电子文件的保护及抢救技术急需研究，专业的保护修复设备设施缺乏，尤其是缺少现代化的、自动程度高的专业设备。要积极引进先进技术和先进设备，搞好关键技术攻关，提高质量。
8在人才层面，大力培养技术人才
电子文件异质备份是一门涉及众多学科及技术门类的技术工作。在电子文件的抢救修复工作中，每一次所遇到的问题都是不尽相同的，很多情况下很难找到相似的试验品，这就要求档案保护人员应该有丰富的科学知识、全面的专业技能及深厚的实践经验。目前，在一些大型的档案馆，越来越多的电子文件需要进行专业的保护及抢救修复，迫切需要从事电子文件异质备份工作的技术人员，需要加强、加快这类技术人才培养。
9在经济层面，搞好物质保障
电子文件异质备份是一项技术性很强的长期任务，没有必要的物质保障，这项工作难以展开。应适当加大经费投入。安全是最大的节约，发生问题付出的代价将是难以计数的，各级政府部门、档案管理部门一定要舍得投入。此外，应继续加大对中西部地区的扶持力度，使电子文件异质备份工作协调稳步发展。
10在安全层面，做好安全保障
(1)强化安全意识，树立大安全观。1949年，美国工程师爱德华·墨菲提出著名的“墨菲法则”：事情如果有可能变坏，不管这种可能性多么小，它总会发生。我们应该牢记这个法则，强化风险意识和责任意识，自觉把异质备份建设作为确保档案安全的底线工程、基础工程，常抓不懈。在“不要把鸡蛋放在一个篮子里”，采用各种方式方法，实施不同载体多套分备份。
(2)加强人员管理和培训。目前电子文件异质备份的各项工作主要是由人为操作完成，因此，工作人员的职业道德素质和业务素质对电子文件异质备份过程中的信息安全起着关键作用。要对工作人员进行严格教育，并通过设置不同的操作权限使电子文件异质备份工作人员权责明晰，杜绝越权违规操作。同时还要加强业务培训，使其熟悉操作流程和关键技术，提高业务水平，减少甚至杜绝因误操作造成的信息破坏和损失。
(3)建立电子文件异质备份归档系统。在异质备份工作中，为防止电子文件信息内容被窃取、篡改、破坏，除了要加强对操作人员的管理和培训外，在技术方面，要建立电子文件异质备份归档系统，实现对异质备份的源文件和目标文件的安全管理，并通过设定电子文件的管理和利用权限，进一步保证电子文件的信息安全。
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本文标题：电子文件异质备份整合策略模型构建研究
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