随着企业互联网时代的到来，企业档案数字化建设也随即展开，并使电子文件更加广泛应用普及，这些是企业经营活动、科研生产的原始数据，是企业科研生产、经营管理的重要基础，能够为企业的后续发展提供借鉴，尤其在新品的开发和研制上，因此必须对电子档案加以很好的保护和充分的利用。
一、电子文件的定义及特点
电子文件是指在数字设备及环境下生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与纸质文件相比，有如一下特点:
1.电子文件不具备直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。而且有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，非人工识读性与纸质文件有着本质的区别。
2.电子文件可直接在计算机上迅速地处理和传递。而且具有易复制、修改、删除等特点，使档案“原件”的概念变得难以确认。因此对其真实性，可靠性有更高的要求。
3.电子文件的浏览不受时间地点的限制，可实现资源网络共享，利用更加方便快捷。
4.电子文件对保存环境的要求更高，如温湿度，防尘，防磁，防震等。
二、电子文件的利用及保密
电子档案在利用中的保密与安全是十分重要和必要的，而同纸质档案相比，它更加难以控制。全数字化的形态加大了日常维护的难度，在技术支持方面和人员素质方面有较高的要求。
(一)技术支持方面的问题
电子文件为需求人员提供便利的同时，也导致了一些不容忽视的问题。其具有的共享性、交互性、多样性、开放性等特点，使其对软硬件平台的依赖性更强，对支持其运行的网络系统的安全性要求更高。
1.载体保护
首先要做好电子文件载体的软件保护。电子文件的格式多种多样，有文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、网页文件、数据库文件等等。如归档时不加以控制，在以后相当长时间内，也许能够读取它们的软件不再使用，就不能保证其可读性。因电子技术更新很快，对归档的电子文件就要规范儿种常用的少量的文件格式，用儿种通用性较强的软件读取，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。另外，要做好电子文件载体的物理保护。要尽可能防止电子文件载体划擦记录涂层，避免挤压，远离强磁场，与有害气体隔离等。
2.信息保护
企业档案是属于商业秘密的范畴，是企业核心竞争力的保障。为了防止企业档案信息被窃取、删除和修改，通过签署确认、设置密码、身份验证、安装杀毒软件、服务器备份等保护措施，对电子文件的真实性，储存安全性，防范非法访问和病毒侵害都有很好的保护作用。
(1)防止修改。将电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
(2)签署确认。由于电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，电子文件的原始记录性和凭证作用将不再确定，因此需要对归档的电子文件进行电子数码签名封签认证。只要数据未发生改变，则签名信息依然存在。数字签名技术是被公认可靠的，被法律界所承认的。
(3)设置权限。根据业务职能的需求，设置不同操作权限。有管理级用户、业务级用户和浏览级用户。各级用户不能超越自己的管辖范围。用户在利用时，要特别注意不要泄密。
(4)防病毒系统。安装杀毒软件，定期进行病毒的检测和清除。
(5)数据备份。有条件的话，应实现异地备份。即备份服务器与被备份服务器安装在不同房间，以防止因火灾、水灾、高压电等灾难造成同一房间内的所有服务器同时损坏。条件允许的情况下，应实现双机热备。如果实现双机热备存在困难，则必须利用数据库和操作系统的维护计划功能实现自动备份。
3.复制保护
由于电子环境日新月异，存贮介质会老化，落后，电子数据格式要定期升级和更换，即在不同软、硬件上进行复制，防止数据丢失和损坏。
(二)人员素质方面的问题
为适应档案数字化管理模式，要不断提高档案人员素质，要有一支具有高素质的专业化知识、并能熟练地运用高科技手段处理企业电子档案的人才队伍。
一方面制定人才培养计划，提高档案管理水平。主要在计算机能力上，档案人员要越来越深入地利用网络开展存储、处理、发布和传递利用工作，因此，档案人员必将从文件的管理者变成了信息的管理者。
另一方面加强档案人员对电子档案管理的保密意识。与纸质文件不同，电子文件便于携带，一张光盘就可以存放上非常多的技术资料，为防止电子文件的窃取，除了在技术支持方面加强保护以外，还要求档案人员加强保密意识，防止电子档案的复制，日常工作要严格按照档案法律法规制度进行，开放利用必须经过严格的审查。在今天的市场经济条件卜，企业出于商业利益考虑经常会给技术档案资料加密保管，执行借阅审批制度。档案人员要通过严格的规章制度，有效的监督措施，配以相应的技术手段，达到确保企业档案信息安全的目的。
总之，做好在数字化档案管理模式下的电子文件保密与安全工作，会使数字档案管理日趋完善，实现档案事业的跨越式发展，提供有力保障。拓步ERP系统平台的文档管理系统就可以充分发挥数字化档案管理下的电子文件保密与安全的业务需求，功能强大，海量存储，在权限控制方面做得非常精细，不仅可以实现企业的电子文档的安全保密需求，还可以实现企业的电子文档在安全不泄密的环境下进行共享。
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本文标题：数字化档案管理下的电子文件保密与安全
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