随着档案信息化、数字化管理程度的加深，档案的检索和利用越来越受到国内外学者和档案机构的重视。广大档案用户对于档案信息的需求也不再仅仅是无所不有，而是无所不在和无时不刻。但是，由于传统的档案馆提供的服务不可避免的受到工作时间和地点的限制，用户无所不在和无时不刻的需求很难得到满足，即使是某些大型档案馆提供的网站式服务也由于缺少全文数据库和档案保密性等原因无法提供及时和全面的档案信息，对于档案信息的利用和传播造成了很大的限制。如何为档案机构提供一个整合存储档案信息的庞大空间，如何为用户提供一个随时随地利用档案信息的平台，已成为档案领域一个亟待解决的重大问题。
一、云存储概述
2006年8月9日，Google首席执行官埃里克·施密特（Eric Schmidt）在搜索引擎大会（SES San Jose2006）上首次提出“云计算”（Cloud Computing）的概念，随后Amazon、Google、IBM、微软等公司纷纷开始研究并推行云计算平台，并争相对云计算的概念进行解释。例如在IBM的技术白皮书“CloudComputing”中对云计算定义是：云计算一词用来同时描述一个系统平台或者一种类型的应用程序。通俗来讲，云计算是一种新的IT资源提供模式，可以简单地把它理解成一个数据中心，这个数据中心的计算机可以自动地管理和动态的分配、部署、配置、重新配置以及回收资源，也可以自动安装软件和应用。用户通过网络连接到虚拟机，相当于用户拥有了一台已装好他需要使用的软件的服务器。用户甚至不需要使用自己的电脑，只要在能连接到网络的终端上，就可以登陆云端服务器操作需要的文件或软件。
云存储（Cloud Storage） 是在云计算（cloud computing）概念基础上延伸扩展出来的一个新概念。它通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等技术，将网络中散布的各种不同类型的存储设备整合在一起，提供给用户一个统一的、无限的、安全的网络存储系统。云存储是云计算的一个重要组成部分，是云平台、云服务的基础。
云存储的结构分为访问层、应用接口层、基础管理层和存储层，如图1所示。
图1 云存储系统的结构模型
其中存储层是云存储的基础，云存储中存储设备数量庞大且分布在不同的地域中，通过广域网或者光纤网络连接彼此，形成一个庞大的存储池；基础管理层是实现设备协同并对外提供统一服务的技术核心，技术包括：集群、分布式文件系统、数据压缩、内容分发等；应用接口层则是根据用户的不同需求，提供网络硬盘、空间租赁等不同形式的应用程序接口；访问层是用户接触的部分，任何合法用户可通过访问层的接口登陆云服务平台享受云服务。
将云存储技术运用于档案管理系统中则是用户通过访问层提出数据要求，软件系统通过应用接口层根据不同身份权限调用不同的接口，并通过基础管理层里面的一些模式和方法对数据进行处理及反馈。最后，存储层对数据信息进行实时地存储和处理。
二、“云存储+智能终端”的管理模式
近年来，企业档案馆和各级各类的公共档案馆都基本实现了档案信息化、系统化管理，但是服务形式依然是以档案馆借阅、复印等为主，个别大型档案馆推出了网站信息查询的服务，但是由于档案全文数据库建设还有待发展，所以用户通常检索到的档案信息只是档案文件的索引，并不包含具体信息，无法直接利用。而去档案馆查找又受到时间和地点的限制，甚至有时遇到不知该去哪个档案馆查找等问题，给档案服务和信息的利用造成了诸多不便。云存储服务的出现为这些问题的解决提供了可能，加之移动网络的快速发展，结合智能终端，通过“云存储+智能终端”的模式管理档案信息和提供服务，可实现档案信息服务无处不在和无时不刻。
（一）建立档案系统的私有云
实现“云存储+智能终端”模式的第一步就是建立一个容纳各级各类档案信息的私有云。云服务按部署方式和服务对象范围可以分为3类：公共云、私有云和混合云。与公共云不同，私有云的用户完全拥有整个云的中心设施及控制权，这样拥有私有云的档案机构就可以按照档案的密级对用户的权限进行相关设定，保证档案信息的安全性和分级保密性。对于企业性质的档案馆来说，就是建立一个包含旗下所有子公司档案信息的庞大信息池；而对于社会性质的档案馆来说则是全国的中央级、省级、市县级档案管理机构，可以在相关领导部门的统一管理指导下，使用云存储技术，构建档案系统的私有云。即每一个档案馆或某几个档案馆联合使用云存储的标准和技术建立一个数据存储中心，再通过专门的光纤网络将分布在全国各地数据存储中心连接在一起，每个数据中心除了把重要的档案数据存放在本地的网络存储设备中，也同时将数据存储在“云”中，各中心互相连接，形成全国档案系统的私有云，或称为档案云联盟。
通过建设一个档案系统的私有云，各个数据中心的数据即是本地数据又是云端数据，彼此之间形成备份，进一步加强了档案信息的安全性。同时，通过这样的形式，档案系统可以进行统筹规划，在各省市区建立数据中心提供云存储服务，然后通过统一的标准使用专线网络将各中心联接，形成庞大的私有云。这样，非数据中心的中小规模档案馆就可以免除存储设备以及维护等的相关投资，只需要进行客户端设备和网络的投资，大大节约了成本。更重要的是，档案系统的私有云整合了所有档案信息，为档案信息随时随地的利用提供了前提条件。
（二）智能终端软件的架构
“云存储+智能终端”模式的核心思想就是使用移动网络和Wi-Fi网络在智能终端上访问档案系统私有云中的档案信息。通过合法的身份认证和权限辨识，用户可以检索需要的档案信息及档案实体位置，从而提高档案信息的利用率。
1.管理系统优化以及智能档案柜提升查找实体效率
由于档案信息全文数据库的建设还不完善，大部分档案信息只能检索到索引而不是具体内容，档案工作人员入库查找又费时费力。这在“云存储+智能终端”服务模式的初期也难以避免，但是可以通过对档案管理系统的代码进行优化并结合一种新型的可通过输入编码或扫描条码迅速定位档案位置的档案柜提高查找效率，如图2。
图2 智能档案柜的结构
通过以上优化，服务器数据库中的档案信息会根据其全宗号、分类号、案卷号、密级和保管期限自动关联档案文件在库架上的实体位置并添加所在档案馆名称信息。这样，用户在检索到一份档案文件时，如果没有全文信息，则会返回一个编码或条码，该编码或条码中包括该档案文件实体所在档案馆库架的顺序号、行号和列号的信息，用户可到相应的档案馆出示编码或条码，由工作人员扫描条码或在智能档案柜中输入编码快速定位文件所在档案盒并通过卷内目录查找指定的文件，提高档案实体查找效率。
2.智能终端软件的结构
智能终端软件主要包含四部分，如图3。
图3 智能终端软件的结构
用户身份识别。这部分主要是对注册实名用户进行身份确认和权限管理。档案有不同的密级，所对应公开的用户也不同。所以首先要对注册用户的身份进行确认和分级，授予不同的检索权限和操作权限，也要及时根据用户身份的变更修改用户的权限，最大限度保证档案信息的安全性。
档案信息动态。档案的密级不是一成不变的，随着时间的推移，不断的有档案降级和解密，也不断有新的档案信息产生，档案信息动态这一部分就是为此而设计的。通过智能终端向用户推送新解密和新产生的档案信息，也可根据用户利用档案信息的轨迹按照其偏好进行推送，提高档案信息的利用率。档案信息查找。这部分是档案服务的核心。使用移动网络与档案系统私有云联接，实现档案信息查找与利用的无所不在和无时不刻。
用户使用记录云备份。在云端中对于用户查找、阅读、借阅等利用档案的行为都进行全部记录和备份。一方面，可以据此为用户推送档案信息，用户也可查阅检索过的档案信息备用，使得用户在任意一台终端设备上登陆账号都可阅览查阅过的信息，防止因设备丢失等造成信息丢失和信息再购买；另一方面，因为档案的保密特性，一旦出现泄密事件，公安机关可根据用户使用记录追查，降低泄密的危害。 由上图可见，用户必须以经认证的有效身份登陆系统才能进行对档案信息的利用行为，而用户的身份信息和对档案信息的利用记录都备份到云端服务器，做到每一份档案的利用和去向都有明确的记录并最大限度确保数据安全。用户在检索档案信息的过程中，检索结果可能为档案信息索引和档案信息全文两种，经过权限确认后，用户可在合法权限内对档案全文信息进行在线阅览和打印、离线存储和申请实体借阅，对于只有索引的档案信息则返回给用户档案实体的位置和一个智能档案柜可识别的编码或条码，帮助用户和档案工作人员快速定位实体档案。通过智能终端，用户不仅能随时随地使用档案信息，在软件系统中实现个人知识管理，更能得到相关档案信息的宣传、活动以及特定的信息推送，使得档案信息真正得到充分利用，也让广大用户体验到便捷的档案信息带来的信息价值。
三、“云存储+智能终端”在档案信息管理中的优势
（一）存储容量大
云存储通过联合多个服务器为用户提供几近无限的存储空间，无论企业档案馆还是各级各类档案机构都无需再为档案数据增长带来的投资增加担心，更可为大型企业整合旗下子公司档案信息以及建设以省级档案馆为中心的各级各类档案馆档案信息私有云提供足够的存储空间。
（二）安全性高
档案信息因为其具有保密性和稀有性等特点，对于安全性要求较高。云存储服务商对云存储的数据有严格的权限管理以及加密技术、防攻击技术等，同时，在本地可能需要几百台服务器存储管理的海量数据一旦迁移到云存储中，只需要管理相当于一台服务器，并且有专业人员统一监测管理，将数据丢失和损坏的概率降到最低，避免了档案数据因本地服务器中病毒或其他灾祸造成的数据丢失。
（三）节约成本
利用云存储存放档案数据，中小型企业和各级各类档案馆就无需支付昂贵的存储设施和维护费用，只需支付服务费，大大降低了成本，也使得档案机构有更多的精力投入到档案信息利用和编纂的工作中。
（四）便于管理和信息利用
如果利用云存储将各子级档案馆的信息数据整合存储，统一管理，不仅可以避免重复数据带来的重复劳动，还可以为档案信息的利用提供极大的便利。因为云存储随时随地存取的性质，合法用户可在智能终端上利用云存储服务方便地利用档案信息，真正达到无所不在和无时不刻。
（五）提高档案服务的工作效率
“云存储+智能终端”的管理模式中，用户利用档案信息的途径有了更多选择，可在智能终端查看，也可快速定位档案实体。许多以前必须要档案工作人员面对面的服务用户在智能终端就能自助式完成，这对档案机构的服务进行了合理的分流，提高了档案服务的工作效率。
（六）方便扩展更多的服务方式
在无线网络发达及4G网络兴起的今天，智能终端以其携带方便、多形式多媒体呈现的特点在许多领域扮演起越来越重要的角色。档案服务机构也可利用这一契机，通过智能终端扩展服务方式，从原有的展览、广播、广告等方式转为智能终端的信息上的信息推送、用户需求调查以及活动发起等。
四、结束语
云存储的快速发展为档案信息的存储、备份以及利用提供了一个新的平台和发展契机，在移动网络发达的今天，智能终端与云存储的结合必将会成为日后发展的趋势。在目前的情况下，本文重点研究了“云存储+智能终端”模式对档案信息利用及服务带来的优势和便利，而由于档案本身保密的特性，建设全国的档案系统私有云以及智能终端的档案信息利用都需要有国家出台相应的法律法规支持，设定统一的云服务准则和用户分级标准以及出现问题后的惩罚措施等。要真正实现“云存储+智能终端”模式并使其得到广泛应用，需要做进一步的工作。
核心关注：拓步ERP系统平台是覆盖了众多的业务领域、行业应用，蕴涵了丰富的ERP管理思想，集成了ERP软件业务管理理念，功能涉及供应链、成本、制造、CRM、HR等众多业务领域的管理，全面涵盖了企业关注ERP管理系统的核心领域，是众多中小企业信息化建设首选的ERP管理软件信赖品牌。
转载请注明出处：拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题：“云存储+ 智能终端”的档案管理模式初探
本文网址：http://www.toberp.com/html/consultation/10839513720.html
相关文章
