谈企业“移动办公”应用与效果

    在日益严峻的商业竞争和更加难以预测的市场面前，企业如何才能尽可能地提高并保持其创造力和竞争力呢？这个问题一直困扰着许多企业的管理者。伴随着电信、IT 产业的诞生，电报、电话、移动电话、计算机、网络、PDA、笔记本、无线网络等都在最大限度地提高企业的工作效率，以期能取得较好的业绩与效益。

    许多企业的管理者和员工都发现，“移动办公”也已成为一条提高企业工作效率、促进业务反弹的有效途径。移动办公最直接的好处就是将人们从桌面办公解放出来，随着社会的发展和交通、物流的畅通，人们花费在办公室之外的时间越来越多。所以要确保整个企业始终能保持旺盛的"生产"能力，就应该使企业的每个成员无论身处何处都能够与企业保持联络并能进行有效的工作。

    那么什么是“移动办公”呢？移动办公就是为人们提供一些工具，使他们可以在任何时候、任何地点开展工作。当用户离开其有线局域网，使用便携式电脑或手持数据设备四处漫游的时候，他们就变成了移动用户。用户本身处于移动过程之中，但他们可借助当地的无线局域网或有线以太网接入因特网，从而与公司的网络保持连接，处理公务，这就是所谓的“移动办公”。

    移动办公都有什么技术呢？

    新技术的出现使移动办公成为可能，人们可以不受位置的限制，在办公室外，甚至在移动过程中，随时工作和获取信息。目前有哪些移动办公技术可供选择？如何选择不同的技术？市场上存在几种主要的移动技术可以用于实现移动办公，这些技术之间不是直接竞争关系，而是各有特色，适用于不同的需求。分析它们各自的优点和所需成本，可以帮助人们做出合理的选择。

    3G

    最值得关注的莫过于3G，这项技术是近几年来全球电信业的热点。3G 手机的最大特点在于可提供：

    ·永远在线——WAP 手机接入Web 则需要等待；

    ·具有更高的数据传输速率——标准Modem 接收数据的速率最高为56Kbps，而WAP 手机的数据传输速率还不到10Kbps，3G 手机的下载速率却可达到144Kbps～384Kbps，最低值达到ISDN 的速度，最高值比许多家庭宽带的速度快。

    3G 手机的一个主要卖点就是视频信息。使用者可以观看流媒体短片，还可以与其他用户进行可视通话。虽然3G 手机视频的质量还没有好到可以替代正常的会面，但毕竟是一种有用的通信工具。

    此外，3G 手机通常还有一些其他有用的功能，比如数码相机、手机上网、接收e-mail、播放音乐和视频文件等。

    PDA

    PDA 的电池带电量正在不断增加，功能已远远不止电子字典那么简单。大多数PDA 如今都运行标准办公软件，人们可以在办公室外编辑文件、表格或者其他文档。低端的PDA 仍然需要回到办公室才能接入公司网络进行数据同步，下载新文件、收e-mail，或者上传已经完成的文档。更多的PDA 开始拥有蓝牙或者Wi-Fi 功能，以实现无线接入公司网络。许多PDA 还具有移动电话的功能，并且可以连接在膝上型电脑上实现无线上网。

    膝上电脑

    膝上电脑是体积较为小巧的PC 机，便于携带，有屏幕和键盘。随着计算机功能越来越强大，内存越来越便宜，膝上电脑也越来越小巧，价格降低，并且功能也更强大。许多公司为员工配备膝上电脑、取代了台式机。这一进步意味着膝上电脑已经能够做任何台式机所能完成的工作。通过与手机连接，膝上电脑可以接入互联网，此外还可通过蓝牙或者Wi-Fi 实现完全无线的接入。

    GPRS

    目前市场上的大部分手机都支持GPRS,人们可以用它收e-mail、移动上网。GPRS 通常被归为2.5G 移动通信技术,是过去的GSM 手机与3G 手机之间的过渡技术。GPRS 具有更高的带宽，可以支持更多服务，永远在线。GPRS 的数据传输速率可达到171Kbps，GPRS 手机和PDA 特别适合发送和接收猝发的数据流，比如e-mail 或者网页浏览。除了话音和短信业务之外，还支持彩信业务。很多移动运营商如今都提供整合服务，将用户手机接入其公司的电子邮件系统。

    CDMA 是码分多址的英文缩写(Code Division Multiple Access)，它是在数字技术的分支－－扩频通信技术上发展起来的一种崭新而成熟的无线通信技术。CDMA 技术的原理是基于扩频技术，即将需传送的具有一定信号带宽信息数据，用一个带宽远大于信号带宽的高速伪随机码进行调制，使原数据信号的带宽被扩展，再经载波调制并发送出去。接收端使用完全相同的伪随机码，与接收的带宽信号作相关处理，把宽带信号换成原信息数据的窄带信号即解扩，以实现信息通信。CDMA 速率可达153.6kbps，实测数据速率平均为80kbps，可用于网上办公。

    Wi-Fi

    从咖啡店无线上网到乡村的无线宽带，Wi-Fi 技术已经被广泛应用。大量的移动设备如今都支持WiFi。Wi-Fi 的数据传输速率为54Mbps，这比许多办公室内CABLE 上网的速度要快。

    那么“移动办公”的效益何在呢？

    让我们举一个例子来说明。企业的经营者外出开会、参加订货会、会见客户的时间越来越多，在这个过程中，企业的运作、文件的审批就要受到影响，如果能够安全有效地接入机其公司的网络连接，从而保持了持续办公的能力，这样就不至于使工作停滞不前。移动办公将使企业受益，其主要体现在：

    移动办公最直接的好处就是将人们从桌面办公解放出来。办公室的工作方式，最初产生自电话和PC 机的接入需求。这种工作方式若干年来一直非常有效。但同时也有这样一些情况，比如在旅行中或者在家办公时，这些时候人们离开了办公桌，但是仍然需要接进公司系统。移动技术的出现，使人们可以自由地选择最佳的地点和方式开展工作。

    提高劳动生产力

    通过移动办公，人们在旅途中耗费的时间也可以被有效利用了。如今市场上有一系列的产品和服务，可以使人们在移动过程中处理e-mail、接入公司的数据库或者编辑公文。对这种便利所产生的好处进行简单的计算，结果会是相当惊人的。

    实时办公

    移动办公意味着销售人员或者其他需要在客户所在地工作的雇员可以一直保持与公司的联系，由此获得对各种问题的直接回复，或者直接登录公司系统，获得最新的信息，而不必返回办公室登录Notes、更新数据库。这样他们可以为客户提供更完全的服务。例如，销售人员不仅可以通过膝上电脑展示一款产品，还可以接入公司系统，报给客户最新的价格和库存数，甚至当场下定单。这意味着更高的销售额和更好的客户服务。

    工作的灵活性

    新一代体积更小、价格更便宜的移动设备的出现，使移动办公技术有了一系列的选择。

    PDA、3G 手机等手持设备使人们可以在移动中处理e-mail 或者拨打可视电话。人们可以根据工作的需求选用合适的移动办公技术，例如，销售人员可以仍旧使用膝上电脑，仓库工人可以使用便携式条形码扫描仪检查库存，高级职员可以使用PDA 查收e-mail 和日程安排。

    针对企业需求如何选择移动办公方案呢？

    要选择合适的移动办公方案，企业需要首先设定移动办公要实现的目标，比如，是希望改进客户服务、削减成本还是提高效率、增加销售额？ 制定了具体的、量化的目标之后，要进行成本收益的分析。采用移动办公的成本包括相关软件、维护、许可、员工培训等费用，收益则包括客户满意度的提升、更高的运行效率等因素。

    评估和选择不同的移动办公方案时，还需要考虑企业目前的工作方式、清楚员工的通信需求。公司的业务或者员工是否严格受到工作地点、空间的限制？员工是否会接受更加灵活的家庭办公方式？

    在正式采用一种方案之前，可以先选择部分员工做试点，看效果如何。

    要对潜在的培训成本进行估计，考虑哪些员工将会需要培训、并对他们适应新系统所需的时间做出估计。

    此外，还要考虑新技术的安装成本，是否有相应的技术人员能够实现企业自行部署新的移动办公解决方案。

    目前，企业常用的移动办公方案包括，建立比较完善的网络体系，保证员工在企业任何地方能上网；建立VPN 系统，实现异地员工固定上网；建立无线网络或者宽带接入系统，使员工在家可以上网；建立无线虚拟网络，借助3G、CDMA、GPRS 和笔记本，利用公网访问企业内部管理系统，保证实时移动办公。

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