20.1 数据准备
在前面的章节里，我们曾经说过：基础数据薄弱、基础数据量庞大等是我国企业实施ERP难以获得成功的重要因素。有效实施ERP，一定要投入足够的人力，重视基础数据的整理、修改和完善工作。基础数据量大，涉及面又广，如产品结构、工艺、工装、定额、各种物料、设备、质量、财务、工作中心、人员、供应商、客户等。有时为了核实一个数据，需要访问多个部门，多个人。数据整理要满足软件的格式要求，并确保其正确性、完整性和规范化。基础数据不正确、不完善，无法有效运行ERP软件。
一、数据规范与准确性
ERP一种管理信息系统，要进行大量的数据处理；因此，要求数据必须规范化，或者说必须有统一的标准。数据规范化是实现信息集成的首要条件。 ERP对数据的另一个要求是数据的准确性。规范化是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性计算机辅助企业管理的基本要求。这里，“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理；“准确”就是必须去伪存真、符合实际；“完整”是指要满足系统对数据项规定的要求，没有疏忽遗漏。软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，最多只能做些逻辑判断；如日期的先后、字段或数字的位数、是否大与或小于某个值等。人们常说，“对计算机讲假话，你得到的回答只能是废话”。数据不准是推行ERP失败的重要原因。因此，企业在推行ERP之前，一定要下决心，以严肃认真的态度，采取必要的错施，保证各项数据的准确与完整。数据准确从广义上讲还有合理性的含义。在录人数据之前，应先运用工业工程学的原理．如工作分析、物流与设施布置、激励原则等对输人数据的合理性做一番香验证。 通常，我们把各种管理数据归纳为三类。
1、静态数据（或称固定信息）。一般指生产活动开始之前要准备的数据，如物料清单、工作中心的能力和成本参数、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定等。我们所处的客观环境是在不断变化的，因此，所谓静态也是相对的；就是说，即使是静态数据，也要定期维护，保持其准确性。系统运行时，访问静态数据一般不作处理。
2、动态数据（或称流动信息）。一般是指生产活动中发生的数据，不断发生、经常变动。如客户合同、库存记录、完工报告等，一旦建立，就需要随时维护。
3、中间数据（或称中间信息）。中间数据是根据用户对管理工作的需要，由计算机系统按照一定的逻辑程序，综合上述静态和动态两类数据，经过运算形成各种报表。它是一种经过加工处理的信息，供管理人员掌握经营生产状况、进行分析和决策。如主生产计划和物料需求计划都是根碍静态和动态数据加工处理后生成的中间信息。管理软件功能的强弱，往往体现在它能提供多少有用的中间信息。如果人们对ERP原理理解得比较透彻，报表又设置得合理，就能有效地发挥这些中间数据的作用。
ERP是一种人机交互式的管理信息系统，它不是一个自动优化系统，它提供信息的价值在于人们能利用它作出正确的决策或作为优化的依据，来指导管理工作。正确及时的信息是一种非常宝贵的资源，其特点是：越是充分利用，价值就越高；不用，就毫无价值。 在一个管理信息系统中，静态和动态数据是输人数据，中间数据是经处理后的输出数据。如果输人的数据是不可靠的，那么加工处理后的中间数据也是不可信的，不可能用它做出正确的决策。一项中间数据的生成，需要依据多个部门提供的静态和动态两类数据，体现信息集成。国际上对实施ERP的企业进行考核评级时，把企业分为A、B、C、D四级，数据准确性是考核的主要内容。
二、主要输入数据
运行ERP系统必须先建立一系列数据，这对任何ERP软件几乎都是相同的，已形成一种标准。ERP这套成熟的规范化数据，对应用计算机辅助企业管理带有普遍意义。 主要基本数据的相互关系及输入顺序见图4.4.1。
图4.4.1 基本数据相互关系及输入顺序
这些数据可分为以下几种主要类型：
1、物料与产品信息（图中第4行）。产品信息是通过物料清单来描述的。物料清单中所涉及的物料，都必须建立文档，也就是物料主文件（Item Master 或 Part Master）。一种物料可能用于多种产品，但主文件只有一份。这就象企业里员工可以在部门问调动，但必须有一份档案。在建立物料主文件之前，要对每个物料进行编码，规定物料号；还要按照软件的要求，确定所有物料的类型和分类。
2、能力信息（图中第2行）。物料计划要与能力计划相伴运行，占用能力资源是通过工艺路线文件及其时间定额来确定的，在ERP系统中主要的能力资源是工作中心，工作中心又是属于某个车间或部门的，要事先定义。各种作业活动只能在工作日进行，必须设定各种用途的工作日历。
3、库存信息（图中第5、6两行）。运行物料需求计划必须知道物料的可用量，各种物料按照定置管理的要求必须有存放地点，也就是仓库与货位。
4、财务信息（图中第3行）。ERP要实现物流与资金流信息集成，每种物料要有对应的会计科目。为了控制成本，要对分厂、车间、部门或工作中心设置利润中心或成本中心。
5、需求信息（图中最下一行）。所有计划都是为了满足市场需求，必须先有需求信息（包括预测和合同以及企业内各部门之间的需求等）才能编制生产计划。
6、供需方信息（图中最上一行）。系统执行采购作业，必须先建立供应商文档；执行销售作业，必须先有客户信息。 可以看出，以上这些信息，都是运行MPS/MRP系统不可缺少的必要信息。这些信息中，1、2、4、6和3中的仓库与货位是静态信息，其余为动态信息。动态信息一般在建立产品信息之后建立。有些静态信息本来是企业的基础工作，在系统安装之前就可以着手准备。 每项数据除明确定义外，还要注意它的字符类型以及字段长度。字符类型通常分三类： 1、字母数字型（Alphanumeric）。由任意字母、数字或符号（键盘上的符号）组成，如物料号的代码；通常用“A”或“A，n”（n为位数）表示； 2、整数型（Integer）。无小数的数字，如物料的件数；通常用“I”或“n，0”（n为整数位数）表示； 3、实数型（Real）。有小数的数字，如金额数；通常用“R”或“nl，n2”（n1，n2为小数点前后数字的位数，或总位数与小数位数）表示。 以上各种数据信息，有些同现行管理所用的数据可能会有一定出入，有的需要适当加工，有的则要分析后才能确定。对有些企业，准备规范化的数据会有相当大的工作量，但是，这些规范化的数据对一个管理信息系统是绝对必要的。只有用积极的态度及早动手准备，才能为实施ERP打好基础，并缩短实施进程。
上述信息数据中有些用到的词汇，是工业工程学中常用的术语，在国外已相当普及，为人们所熟知，但在国内对其中有些术语的定义可能并不十分明确，只有明了各种信息数据的定义及其作用才能正确设置。
三、数据准备
在运行ERP系统之前，要准备和录入一系列数据。只有在充分理解了ERP原理、方法，并经过软件应用培训后才能开始。必须正确理解了各项数据的定义、概念、作用和要求后，才能开始准备数据，避免或减少由于理解错误造成的返工。数据准备包括数据收集、分析、整理和录入等项工作，一般有3种情况：
1、 现成的数据。多为现行 管理中用到的数据，不许过多的加工就可以使用。如零件图号、材料消耗定额、供应厂商纪录等；
2、 要加工的数据。线有数据需要重新分解或组合的。如工时定额要转换为题前期的时间构成，补充排队时间、传送时间，在现有零件明细表、工艺过程卡和材料消耗定额的基础上建立产品结构图和物料清单等。
3、 要研究确定的数据。现行管理中没有用到的数据，如各种编码（如物料号、类型码、分类码、车间或部门代码、工作中心的划分和编码、仓库、或为、各种会计科目、计划员、采购员、销售员等的代码）、标准成本、间接费率、批量规则、安全库存和定货量调整因素等。有些数据需要组织几个部门参加共同商定，如物料号。 上述各类数据中的静态数据在软件安装之前就着手准备，有些数据则要根据软件的具体要求来确定，甚至有一些数据要在模拟运行之后，才能逐步完善。数据准备的工作量是很大的，要动用一定的人力，要由各个部门的配合。统一现有的数据，使之规范化，是实施ERP系统的一笔投资。为了使软件一旦安装后能很快的投入运行，一些基本的ERP需用的数据准备工作，应在软件公司或咨询公司专家指导下提前进行。 国内外经验表明，在物料清单、工艺路线和库存纪录3项数据的准确度小于90%时，先不要运行MRP，否则只会是笑话和矛盾百出，使人们丧失实施ERP系统的信心。一旦人们失去了对系统的信任感，要扭转人们的心理状态要花费成倍的精力，甚至得不偿失。因此，要提倡“开始一次就把工作做好”。对这3项数据的准确度可用业绩评价中的有关方法先行考核。
四、编码案例
下面我们介绍某企业采用的编码方案，供参考。
1、编码原则 一个好的编码体系应该具有以下特征：
包含有尽可能多的信息，通过编码能对该设备有一大概了解，能很方便的根据编码进行分类查找；
开放性今后将有新的设备加入进来要留有发展余地；
通用性就设备管理而言，所有其它属性都是依附于设备的，编码应体现出以设备为中心的特点；
尽可能少的数据冗余，在基础数据建立是重复信息是不可避免。
2、设备类型编码方法 如何进行编码才合理呢？基本思路是基于同类设备具有相同或相近的属性，因此，将所有设备进行分类分别进行编码。以三位字符（0－9，A－Z）为编码，分别代表一、二、三类。一类编码的后两位是零，二类编码后一位是零，它们所代表的是某一类设备。
例1： 编码为b00，可看出是第一类比如说是电器类，它们的共同特点是带电，可能会采取类似措施。
例2： 编码为b10 二类 电器类下的电机。 第三类编码则是指具体设备，确定为同一类具体设备的原则是具有相同或相近的操作描述、故障描述、安全措施……。
例3： 编码为b1a 三类 电器类下的电机类下的小型电机。 这样我们可以实现以设备类型编码为查询主键的编码体系。
3、相关编码方法 确定了设备类型及其编码之后，其它编码规则如下：
设 备 编 码： 设备类型编码+顺序号
作业计划编码：设备类型编码+顺序号
安全计划编码：设备类型编码+顺序号
故 障 代 码： 设备类型编码+顺序号
4、这种编码体系的优点
只要查找到设备以后，与其相关的作业计划、安全计划、故障代码就很容易找出；
新内容添加以后自动的建立了联系，无需专门的关联；
保证输入的数据被最有效的利用起来，减少了数据的冗余度和输入的工作量。
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