ERP早已不是新鲜事物，但是，在财务业务一体化的ERP中，如何彻底处理好全部的采购业务，对于某些采购和财务人员至今仍感到迷茫。对于采购人员来讲，因为某些企业中由他们负责采购发票与采购入库单的匹配工作，在ERP中该部分内容比较细化，甚至还要涉及到复杂的暂估处理，这使得他们力不从心。对于财务人员来讲，ERP中凭证的处理很细化，他们对于采购环节了解又不彻底，经常造成采购业务涉及到的财务科目账务不平，折腾半天也找不出个所以然来。
市场上ERP软件非常多，笔者也无法一一去讲述该部分业务在ERP中的操作；在本文中，笔者从业务处理角度向读者抽丝剥茧、详细解读这些难点在采购业务中的处理，以便“以不变应万变”。
一 、采购结算、采购暂估的含义
1、采购结算
具体什么叫采购结算，我们不去抠概念，那是学者的事情。我们经常看到采购或财务人员，一手拿采购入库单、一手拿采购发票，一核对，然后用曲别针别在一起的过程，这个过程就是采购结算的核心环节。因此，可以把采购入库单与采购发票、采购费用发票匹配的过程称为采购结算。
在采购结算中，有两种情况需要特别说明。一是采购过程中发生的运费、保险费、装卸费、通关费等，这些费用有些企业直接分摊到采购货物成本中，有些企业把它们归集到期间费用中。二是采购过程中的合理损耗也是采用了这两种处理方式，有的分摊到了采购货物成本中，有的归入了期间费用。这两种情况在财务处理上会进入不同的会计科目，但在业务处理中差别不大，最多是不同的ERP软件中操作上有细微差别，采购人员也不必过多关心。
2、采购暂估
先用大白话解释一下，采购暂估就是对采购金额的估计。按照财务规定，每月采购的货物，月底必须入账。财务以采购发票金额做为入账金额，若本月采购的货物，月底之前没有收到采购发票，就需要把采购金额先估计入账，等到收到采购发票后，再根据采购发票的实际金额做调整。这种估计采购金额并按该金额入账的方式即为采购暂估；因为采购暂估是预估的应付账款，所以财务上也称为暂估应付。在采购结算中，笔者提到采购发票包含采购货物发票和采购费用发票两部分，若本月的这两部分发票都没有收到，一般货物金额必须暂估，对于费用金额，根据金额的大小，企业可以灵活选择是否进行暂估。对于如何估计采购金额，也不是随便拍脑袋，一般按照采购订货时的价格进行暂估。
估计的采购金额，等到收到采购发票后，需要把采购暂估回冲掉。那么，如何做暂估回冲呢？一般有三种方式：单到回冲、单到补差、月初回冲。企业使用ERP后，最常用的是单到回冲和单到补差这两种。这三种方式具体是什么，请看下表中笔者的解释：
表1采购暂估回冲方式
二 、如何处理采购结算与采购暂估
因为采购结算、采购暂估两个环节衔接紧密，它们也是采购业务中财务、业务处理的衔接点，笔者把二者放在一块儿进行解说。
1、采购结算、采购暂估的分类
对于一笔货物来讲，若本月收到货物，也收到了货物发票和费用发票，就不需要做暂估处理，直接结算即可；若本月仅收到货物，未收到货物发票或费用发票，月底需要对货物金额做暂估，费用金额视企业要求而定是否进行暂估。等到收到货物发票或费用发票的月份，先回冲暂估，再做结算；针对极个别先收到发票，本月未收到货物的情况，先把发票做应付账款处理即可，等到收到货物后直接做结算。
根据采购人员收到货物和发票的不同时间，常用的采购结算与采购暂估具体可以分为如下几种情况：
表2 采购结算与采购暂估情况分析
2、采购结算、采购暂估的详细处理
在细说每种情况的处理之前，笔者先解释一下采购费用发票的处理原则。采购费用发票，可以摊入采购成本，可以归集到期间费用。归集到期间费用时，不需要对应到每笔采购货物，不需要采购结算，也不会涉及采购暂估了。但是，采购费用发票如果摊入采购成本，它一般按照需要摊入的每种货物的数量或金额进行分摊。采购费用金额能对应到每笔采购货物最好，若实在对应不上也需要清楚的知道应该分摊到哪些种类的货物中；因此，采购费用发票摊入采购成本时，一定需要做采购结算处理。采购费用摊入采购成本时是否需要暂估呢？企业一般根据采购费用金额大小而定，金额较小时一般不暂估，等收到采购费用发票后，直接结算即可。
因为采购费用归集到期间费用无需暂估，所以在如下的详细处理介绍中，笔者按照采购费用摊到采购成本的方式进行阐述。
1. 货票同到
对于货物、货物发票、费用发票同时到来的情况最好处理，此种情况不涉及暂估处理，仅需做采购结算。三者匹配完毕后，采购费用按照入库单上每种货物的数量或金额直接摊入采购成本。结算完毕，大多数ERP软件，会生成一张采购结算单，同时给参与结算的货物打上已结算的标识。
2. 货与部分票同到
针对货物全到、货物发票全到、费用发票部分到的情况，一般与“货票同到”处理情况相同，把上述三者先做结算，剩余部分做暂估。后续收到剩余部分的费用发票时，再做一次费用结算处理；但此时一般把后续收到的费用发票金额直接摊入结存的货物成本中，不再追踪当时货物的采购入库单据。因为在ERP中，当时的货物入库单据已经做过一次结算，并进行了账务处理，哪怕进行追踪也无法更新当时货物单据的金额。还有另一个重要原因是摊入结存成本的方式，一般不影响货物出库的成本计算（影响货物出库成本的特殊情况是：“个别计价”核算出库成本的情况）。
针对货物全到、货物发票部分到的情况，无论费用发票情况怎么样，一般把到票的那一部分货物做结算处理，没有到票的部分做暂估处理。在处理中，一般把费用发票按照分摊规则直接摊入货物的结存成本中。
3. 先货后票
先货后票的情况，本月先做暂估，等收到货物发票后先回冲暂估，再做结算处理。对于费用发票，若进行了暂估也需要先回冲暂估，再做结算处理。费用结算时，一般也是仅调整货物的结存成本。比如：在用友ERP-U8中，费用结算处理时，通过一笔仅有金额无数量的“入库调整单”，调整货物的结存成本。
4. 先票后货
先票后货的情况，比较少。但是，存在此情况时，一般把发票先做应付处理即可，等到收到货物后，再做结算。
5. 未开票退货
此种情况也称为“红蓝入库单结算”。因为采购入库后，业务环节结束了，但财务处理还没有结束，最终需要通过结算往财务环节流转。因为货物已退给供应商，不会再收到采购发票，所以要从财务意义上结束这笔业务，需要进行入库单据和退货单据的匹配工作，即：红蓝入库单结算。
6. 开票后退货
开票后退货，原则上会收到供应商的退货发票，若实在没有退货发票，一般是换货而非退货。对于换货业务，如果原来的采购入库单在ERP中已经开票，建议在形式上走退货流程，依据退货单做红字采购发票，并二者做结算。
三 、采购结算中的特殊情况处理
上述六种情况，都算采购结算与暂估中的正常情况。其实，在采购结算中还有一些“疑难杂症”或不按套路出牌的情况；采购损耗在采购结算环节中就是“疑难杂症”的典型代表，供应商不给开发票可以称做典型的“不按套路出牌”的情况。那么，对于这两种情况应该如何处理呢？
1. 采购损耗
采购损耗，分为合理损耗与非合理损耗。对于合理损耗，双方协商由谁来承担，若采购方承担，可以摊入采购成本或归入期间费用；摊入采购成本时，在采购结算环节，平摊到对应的采购金额中即可，它会稍微抬高货物的采购单价；若归入期间费用，根据损耗依据直接在财务中做凭证即可。若合理损耗由供应商承担，一般在采购结算中抵消该部分采购金额即可，从而降低货物的采购单价。
对于非合理损耗，一般由供应商承担，同样也是在采购结算中抵消采购金额，从而减少应付账款。
2. 供应商无法开具采购发票
在现实工作中，企业经常要买些低值易耗品，或生产辅料。有时这些供应商就是个体户，他们不愿给客户开发票，或需要单独谈开发票的条件；这就导致企业购买低值易耗品或生产辅料时收不到采购发票。针对这些情况，如果企业在ERP中走采购入库流程，建议做张虚拟的采购发票，然后结算即可。当做财务凭证时，用供应商给开的收据做为原始凭证即可。
四、期初采购的处理
当企业第一次实施ERP的时候，若采购与应付进行财务业务一体化，那么就涉及到ERP上线以前未收到采购发票的采购入库单的处理问题，期初采购主要指的就是这个问题。针对这部分入库单不能再重新入一次库吧？那应该如何处理呢？
一般在ERP中有一个期初采购的功能，在该功能节点下录入这部分期初采购入库单，录入的这些采购入库单，它不会影响仓库中的现存量，它的作用仅是等收到采购发票后，回冲暂估、做采购结算处理。期初采购入库单后续的暂估回冲、采购结算，与正常的采购入库业务完全一样。如上，即是期初采购的处理。
五、采购中转科目借贷不平的常见原因
在ERP中，当供应链与财务模块集成使用时，采购业务的凭证一般在存货核算模块和应付管理模块生成，然后传入总账；而不像仅做总账凭证的手工记账、会计电算化时代一样，把采购入库单和采购发票放在一起直接做个总账凭证就完事儿。这种财务业务一体化的凭证生成方式，当不考虑暂估时，与直接做总账凭证方式的对比如下：
图1 采购凭证填制方式对比
在“财务业务一体化”方式下，采购入库单、采购发票都在采购管理模块中，二者结算后，采购入库单、采购发票分别传入存货核算和应付管理模块生成凭证。在“直接做总账凭证方式”下，拿着纸质的采购入库单和采购发票，直接手工填制纸质凭证或在会计电算化的总账模块中填制凭证即可。在这两种方式下最大的区别就是：财务业务一体化方式下，采用了“材料采购”科目做中转。原因在于：它把“直接做总账凭证方式”下的一张凭证拆成了两张，为了平账，必须通过一个中转科目。这里需要说明的是：“材料采购”中转科目月末是没有余额的，因为只有采购入库单、采购发票做结算后才会用到该科目做中转，暂估状态下不需中转科目，借方直接记入“原材料或库存商品”与“应交税金”即可，贷方记入“应付账款”。有时，企业也用“在途物资”科目做中转；至于“材料采购、在途物资”两个会计科目在会计准则下的含义与区别，本文中不做讨论，本文的目的在于把这种业务在ERP下的使用难点解释清楚。
正是因为在“财务业务一体化”方式下，用“材料采购”科目做了中转，增加了处理环节，所以稍有不慎，便会引起“材料采购”科目借贷方不平，月末有余额。究其具体情况与原因，笔者总结如下：
1． 发票凭证与入库单凭证期间不一致
若采购入库单与采购发票在某月份做了结算，两张单据需要同时在当期内生成凭证，若有一方不生成，月末会引起“材料采购”科目借贷不平，导致借方或贷方有余额。这里再次强调一下，对于采购入库单暂估的业务，是用不到“材料采购”科目的。
2.非采购结算业务使用了“材料采购”科目
无论哪一个中转科目，一定是需要借贷匹配的；建议给中转科目明确使用范围与用途，不得用于其他情况，这样才能有效避免中转科目借贷不平。对于用于采购结算业务的中转科目，若在其他业务中当做非中转科目使用，当然极易引起“材料采购”科目的借贷不平。
3. 存在未结算就直接做凭证的采购发票
在财务业务一体化的ERP中，采购发票需要先与入库单结算再生成凭证，若未结算就直接生成了凭证。而采购入库单要么仍在暂估状态要么需要做暂估，因为暂估处理用不到“材料采购”科目，所以此种情况下会造成“材料采购”科目借贷不平。
4. 费用发票摊入采购成本的调整单据，未生成凭证
在采购入库单与采购货物发票做过一次结算后，收到采购费用发票时，若采购费用发票需要摊入采购成本，它只能通过直接调整相应货物的结存成本。在ERP中，一般通过存货调整单据实现成本的调整，同时采购费用发票做应付账款处理。在此种情况下，若调整单据没有及时生成凭证，也会引起“材料采购”科目借贷不平。
这里讲点儿题外话，存货调整单据的使用，在ERP中也会引起存货明细账仅有金额没有数量的情况。举个例子，假如A货物现在的库存量是零，若现在有一笔采购费用发票通过存货调整单摊入了A货物的成本中，此时就会引起A货物仅有金额无数量的情况。但是，此种情况不算异常，不用担心，后期它会随着A货物的购进与使用，在A货物的出库成本核算中，进行动态调整的。比如：A货物的出库计价方式为“移动平均”，那么A货物每次出库时，ERP都会动态的计算A货物的出库成本的。
六、结束语
财务业务一体化下，在ERP中采购业务的难点不多，但是这些难点还真是不简单，琐碎并且对财务知识要求较高，或许这才是成为难点的真正原因吧！对于这些难点的解说，笔者也感觉比较难，因为自己清楚与如何让别人清楚这完全是两种能力或两个阶段。笔者上述的解说，仍比较晦涩，也可能不全面，权当抛砖引玉吧，愿能激起读者更深入思考与理解！
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本文标题：ERP中采购业务的难点解析
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