据说，本世纪初，一位美军营长对值班军官下达了如下命令：“明晚8点，哈雷彗星将在这个地区出现。这种情况每隔76年才能看到一次。命令所有士兵，届时身着野战服到操场集合，我将向他们解释这一罕见的现象。如果下雨的话，就到礼堂集合，我将为他们放映一部有关彗星的电影。”但是，当经过连长、排长和班长传达给士兵的时候，这条命令却变成了：“在明晚8点下雨的时候，76岁的哈雷将军,将在营长的陪同下，身着野战服，乘坐‘彗星’牌汽车，经过操场前往礼堂。”虽然其中仍然保留着许多相同的词汇，但重新组合得面目全非。问题出在哪里呢？就在于营长的命令太长，有太多的描述信息，违反了口头命令必须简明、易于复述的准则，使中间的信息传递难以准确。其实，做任何事情都有一定的准则，由此我们联想到企业管理。
企业的管理也是在一个通讯的过程中实现的。准确的通讯是有效的管理的基础。MRPⅡ系统就是一个以计算机为工具的计划和通讯系统。在通过MRPⅡ系统实现企业管理的过程中，人做一些工作，再交由计算机继续做一些工作，再由人继续做工作，等等。在这个过程中，要求信息必须准确，信息的处理和传递也必须准确。但这并不是一件很容易的事情，因为在这个通讯过程中涉及到计算机和人两类对象。其中，计算机的行为是规范的，只要向它输入准确的信息，它就能进行准确的处理并产生准确的信息。但是，对同一件事情，人的理解和行为方式却可以千差万别。因此，如何规范人的行为方式就是至关重要的了，这就是工作准则和规程的作用。
提到工作准则和规程，人们往往想到一大堆的文件，里面充斥着费解的概念和枯燥的条文，而人们在实际工作中却从来不去使用它们。因此，人们往往认为建立工作准则和规程不过是浪费时间。在以非正规系统进行管理的环境下，这的确是经常出现的情况。但是如果企业要实施和应用MRPⅡ系统，那么情况就完全不同了。MRPⅡ系统从整体上为企业提供了实现规范化管理的工具。通过MRPⅡ系统的计划和通讯功能，企业的所有员工在各自的岗位上按部就班地工作，然而却是在执行着一个统一的计划。这就要求有统一的工作准则和规程去规范人们的行为方式。在MRPⅡ系统运行的各个环节上，如数据定义、准备和录入，主生产计划，物料需求计划，能力需求计划，生产控制，采购，周期盘点，工程改变，成本会计等等，都应有相应的工作准则和规程，有关人员必须遵守，而不能按个人的理解来处理问题。
建立工作准则和规程无疑是非常重要的工作。然而，它的重要性往往不被认识。因此，在实施和应用MRPⅡ系统的过程中，这也是一项很容易被忽视的工作。这项工作经常被忽略或以非常草率的方式进行。这样做之后，实施工作好象进行得很快，但是在系统开始运行之后，就会出现很多问题。由于没有工作准则和规程，系统的每个用户只能按各自的理解和处理方式来处理问题。于是出现越来越多的错误信息，信息传递不能正常进行，系统通讯难以协调，整个系统的可靠性越来越差，最终的结果是导致整个系统的瘫痪，损失将是难以估量的。
由此可见，工作准则和规程是MRPⅡ系统得以正常运行的关键，是企业管理过程中人和人之间、人和计算机之间进行精确通讯的保证。但具体说来，这又是两个不同的概念。工作准则是关于企业运作的指导原则，它并不告诉人们如何去做某件事情，但要指明每项工作的目标、责任和衡量标准。例如，对于接收采购原材料的业务活动，工作准则并不指明每一步应当如何去做，但是，它应指明在多长时间内完成检验、作出接收或拒收的决定，在多长时间内将有关数据录入系统，等等。工作规程是指完成一项特定的任务所应采取的步骤，它要指明从任务的第一步到最后一步之间的所有步骤，且应足够详细。工作规程应遵循工作准则的指导原则，而且对于工作准则所涉及的每项任务，均应有相应的规程。
建立工作准则和规程并无实质性的困难。事实上，这些关键的文件应当是一个企业在确定如何使用MRPII/ERP系统的过程中自然形成的结果。建立工作准则和规程可以采取如下步骤：
1、确定企业运营过程中所有基本的业务活动，这可以通过自顶向下、逐步求精的方法绘制DFD或IDEF图来实现。这些基本业务活动可以分成两类，一类是通过计算机来实现，有些则完全是人的行为过程，不使用计算机。
2、对于通过计算机实现的基本业务活动，要编制测试实例进行测试。测试实例要指明处理准则和处理步骤，在测试过程中要记录测试结果，在测试结束后，根据测试结果编制工作准则和规程的草稿。对于不使用计算机的基本业务活动，则直接写出工作准则和规程的草稿。
3、将上面步骤形成的工作准则和规程草稿收集起来，由项目小组会同各职能部门共同进行整理和完善，形成工作准则和规程的草案，要指明工作准则和规程的编号、主题、编写负责人等。
4、在会议室试点（ConferenceRoomPilot）过程中，要对工作准则和规程进行全面测试和修订，定稿后再经指导委员会批准，形成企业的正式文件，指明生效日期，发至整个企业执行，并定期总结修订。（关于工作准则和规程的管理也应有准则和规程。）
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