目前国内外流行的各类管理类软件供应商虽已日趋成熟,各家系统都有各自优势,但由于企业对于自身信息化水平与管理现状的认识、把握与理解欠妥,从而导致系统真正上线后长期无法进行单轨运行,直至最后用户彻底放弃系统、系统被长期搁置,而这一切依赖于企业“美好初衷”的选择,多数企业往往不愿承认自身在选型前准备工作不足与对自身现状分析把握不充分,盲目归结为选型失败。
在现代管理技术和信息技术更新发展日新月异的社会,信息技术已经成为重要的生产要素,如何利用计算机技术与先进管理理念结合,为企业决策提供及时有效的依据,提高企业在国内外市场的竞争能力,已经成为企业目前所必须解决的问题。所以为提高企业的整体实力,完善企业内部的供需链与业务管理,以及实现资金流、信息流及物流的统一,实施各信息化建设项目势在必行。
根据多年实践经验总结,系统选型与实施是一项复杂的工程,不是简单的系统拿来即用、系统安装、调试与使用,而是涉及企业管理流程、管理手段的一次优化与变革,在此过程中需要组织、人员、流程、系统的有效整合,还需要一套切实可行的方法论。目前,业界已经形成了较成熟的实施方法论。方法论的主要内容包括:系统选型前的各项准备、项目实施阶段的划分,各实施阶段的主要内容及工作,项目实施组织结构及人员组织划分,项目培训及知识转移方案,变革管理方案等内容。但从目前大多数企业信息化建设进程中可以观察到,企业IT跟不上企业整合、一体化运营的战略步伐,主要从以下几个方面针对项目选型的各项准备进行论述:
1. 企业选型失败的原因分析;
2. 选型前准备与企业的需求分析;
3. 相关系统与业务知识培训;
4. 厂商选择原则;
5. 选型过程。
1.企业选型失败的原因分析
首先,以企业能够真正成功应用一个系统为例来分析,不外乎供应商提供的软件产品、实施团队的紧密配合、后期的知识转移、企业内部运维人员的培养、系统自身的开放性、关键用户的推进等因素。但导致一个系统失败的原因,多数企业与企业内部IT人士则会认为:此系统不适合我们企业,从未从企业自身环境与信息化认知水平等因素进行考虑,产生这种偏解的因素主要是国内多数企业在管理自身内部业务流程中,对于IT厂商的过渡依赖及对IT系统的理想化构架,使企业在选型时人为加入诸多干扰因素,造成企业不能从系统工程的角度综合考虑适合的IT供应商与服务商,让IT绑架了业务;企业对IT理想化架构的结果是对于软件系统的过渡苛求致使系统实施后问题频出,人为对于系统的顺利上线设置了更多障碍。期望企业一上系统,所有曾经的“瓶颈”或问题都会迎刃而解,信息化系统是万能的,殊不知,系统的架构与运行同样是依靠人的智慧进行定制与规范,更多的是将人的意愿与思想融合进系统中,来为人类服务。
第二:主要是面子工程作祟,为上系统而上系统,跟风行为导致企业并未对自身信息化水平现状做好分析,将现实的业务流程未加优化的全盘定制在系统中,对员工缺乏相关知识培训与系统导向推进,当系统真正实施后,不能被内部更多用户接受,无法上线运行,;
第三:企业未从战略运营高度做好内部信息化项目规划与框架架构,盲目对各独立版块进行局部信息化实施,未预留接口或无法兼容,致使信息形成孤岛,无法共享;并且,由于企业未做宏观规划,在进行系统选型时,恨不得一个系统满足所有需求,要求大而全,导致系统之间功能界定不清晰,即缺乏某些关键功能,又有部分功能重复/重叠,难以形成体系,应用系统众多,设计缺乏统一标准,版本多样,系统升级和维护困难,系统上线后因维护等各种原因导致失败;
第四:由于各企业信息化水平各异,缺乏统一的企业数据规划、数据模型、数据标准,数据难以共享,信息孤岛林立,离散分布在各个系统中;企业未做长期数据准备系统规划,导致基础数据准备不充分,系统运行时输入未必能得到期望的输出,冗余了大量的垃圾数据在系统中需要清理,数据分析的结果也就无法为企业战略决策提供参考;尤其对集团类企业,实现异地协同办公,信息化建设中缺乏统一的技术标准规范,导致开发和维护成本过高整合难度大,大家对系统失去信心。
从目前大多数企业信息化建设进程中可以观察到,企业IT集成跟不上企业整合、一体化运营的战略步伐,主要存在的问题有:
2. 选型前准备与企业的需求分析
选型前的准备:
(1)企业现状分析、IT架构与规划、未来系统设计与未来流程规划;
(2)团队建设:组织IT骨干与业务骨干;
(3)企业目前业务流程梳理;
(4)业务需求分析与业务建设边缘界定;
企业在考虑上系统之前是一场深刻的管理变革。当企业决定引进信息化手段来提升管理水平时,说明企业已经意识到了自己目前面临的困境。当然,变革总是要付出代价的。而这种变革带来的“剧痛”可能会触及到一部分人的所谓“隐性利益”,但是决定进行变革了,对于企业,这是一次机遇也是一次挑战,在变革之前做好业务流程的梳理与需求确认,相当于企业自己对自己做了一次深度的体检,将隐性的业务模式通过流程梳理显性化表达,寻找企业最大的“绊脚石”即瓶颈,来应对企业的需求,分析现状,摒弃不利因素,找到解决问题的突破口。
3.相关系统与业务知识培训
首先,一套成熟的软件系统融合了先进企业的管理理念与经验,具有先进性,是走在管理之前的一套标准、成熟流程,企业应组织公司各部门人员,不断参加信息化厂商的宣讲会,向专家进行咨询,向信息化运行成功的企业取经。通过各种活动,犹如开启了企业信息化的大门,了解了自己的企业,学习了先进的管理,可以考虑做企业信息化规划。企业的内部用户,通过培训对系统有进一步了解,理解自身企业业务的真实需求,对项目管理方以及各个参与方在项目中的配合情况有个整体了解,对即将实施的系统模块功能有个初步的了解。知彼,对信息化进行全面学习,了解信息化发展趋势。能够从体系化的视角观察整个企业,使企业信息化走循序渐进的改良之路。
第二,进行标杆之旅,对同行业或行业外选型和实施成功案例进行调研与学习,或通过第三方咨询机构来了解相关供应商实施水平,邀请第三方培训/高校培训系统知识(启发思维),目的是为自身企业选型积累资源与提升企业相关人员知识业务水平,能够更好的鉴别优秀的供应商与清楚的提出企业真正的需求,为系统选型奠定基础。
4.厂商选择原则
国外的各类系统价格昂贵,而且又有水土不服的弊病,对我国的企业文化支持力度不够,而国内的各类系统商用软件发展不够成熟,而且商品软件产品往往强调通用性,系统可能过于复杂,不一定适合具体企业的具体情况,这就造成了使用上的困难,维护成本高。
企业应根据自身一体化运营信息化战略规划,进行未来2-3年企业一体化运营的推进,将同步建设企业一体化的各个子系统,为业务发展战略提供良好的支持。
企业在正式进行系统选型之前,可以安排每家厂商一场研讨会,届时,系统厂商在约定的时间向企业的业务骨干、技术骨干、IT实施骨干、未来的关键用户介绍公司、产品及上述初步实施思路。通过与厂商的产品介绍,普及软件系统相关知识、触发思维、合理、科学的提出企业的需求。通过学习,对国内外主要的软件产品进行分析比较。企业员工参考产品评估的结果,综合考虑技术、厂商实力、产品价格、实施费用等方面的因素,确定最终产品的选型。企业根据自身战略综合考虑系统选型与实施,一般而言,将遵循以下三项基本原则:
原则1:采用主流、成熟的系统软件---系统的业务架构应基于先进的管理思想,便于实施企业一体化的业务模式,同时,技术架构经过长期验证,性能稳定可靠,未来可扩展性好。此外,应易于获得、留住开发、维护系统所需要的技能和人才。
原则2:尽可能集中部署同一套系统软件---总部、各业态应尽可能集中部署同一套系统软件,以便于实现财务一体化、财务业务一体化。同时,主要业态间业务往来多,实施同一套系统可以简化系统间的集成。此外,软件费用、实施和开发成本更低,并降低相关IT基础设施的建设成本和对系统维护的人力资源需求,能更好保证数据一致性。当然,如果个别软件在某些特定领域特别适用于企业的情况,且能方便的与其他部分集成、整合,则不排除在特定环节采用系统。
原则3:合理保护历史投资---在满足业务需求的前提下,合理考虑已实施的系统投资保护,但应预留未来统一到企业总体系统体系中的可能。
5.选型过程
第一:需求调研,通过寻找合适与在业界口碑较好的的供应商来企业进行调研,通过走访、问卷、写报告等各种形式收集需求。
第二:整理需求,通过前期细致地调研,结合供应商给的建议,形成需求分析文档,深层次的剖析了企业各个方面的需求,也呈现了在实际工作所遇到的各种困境,综合的表述了各层管理干部的思想荟萃,当然也包括了企业未来的发展需要。
第三:确定招标范围。根据需求进行分析,与行业内相关专家进行交流,在企业内进行研讨,确定系统第一期的实施范围,由企业需求转化为系统需求。
第四:招标。招标的过程比较平稳,需求很明确,广发英雄帖,吸引各家厂商来竞标,寻找最适合的合作伙伴。
系统选型还必须考虑的六大原则:
(1)先进性:即项目要配合企业进行资源整合和流程优化,有效提高经营管理水平和工作效率,提高公司的共享服务能力以及市场竞争能力,满足公司目前的经营管理要求以及今后一个时期的企业发展要求;
(2)灵活性:支持企业在管理体制转变过程当中的集中管理与分散管理相互平衡的业务管理模式;
(3)可扩展性:系统建设还要重点考虑“可扩展性”的原则,即具备良好的扩展性,能够适应未来组织和流程改进的需要;
(4)便捷性:系统建设还要重点考虑“便捷性”的原则,整个系统的管理、维护以及诊断,都要提供一个便捷的管理、维护以及诊断中心,通过这个管理维护中心平台,可以对整个系统中的各个功能模块、工作站进行诊断以及管理;
(5)准确与时效性:提出了系统建设还要重点考虑“准确性和时效”的原则,保证系统数据处理的准确性,提供多种数据审查手段,数据的集成管理要及时、准确、可靠和安全。
(6)集成性:要重点考虑“集成性”的原则,即具备进行财务业务一体化集成的能力以及完善的
财务管理能力;
图1 系统选型需考虑的六大原则
结论
综上所述,是个人对于国内航空制造业信息系统选型的一些粗浅认识,总结如下:
一是企业在进行改良式变革之前,需对企业内部业务流程进行深刻调研与分析,找到瓶颈即企业关键需求;二是选型前与行业内相关专家与第三方咨询公司进行交流,获取外部资源信息与了解行业动态,三是对同行业标杆与系统实施成功案例调研,了解市场应用效果,四是根据前三项的了解,通过SWOT模型分析,对比各厂商系统优劣势,确定适合企业自身情况的供应商,如果上述问题在选型时都能综合考虑,相信企业系统选型遇到的各种问题应该可以足够清晰!
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本文标题:信息化选型征文:离散型航空制造业信息化选型前准备
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