一、企业简介
杭州华日电冰箱股份有限公司是全国用户满意企业、“中国工业行业排头兵”企业和浙江省高新技术企业。现公司注册于2001年，注册资金为壹亿伍仟万。公司主要生产经营电冰箱、冷柜和各类家用商用制冷器具。
公司拥有国际水准的技术研发机构和先进的生产制造基地，具有200万台电冰箱、冷柜和各类家用商用制冷器具的年生产能力。主导产品华日冰箱是“中国名牌产品”、“全国用户满意产品”和首批“中国节能认证产品”，“华日电器”是“中国驰名商标”。公司通过ISO9001质量管理体系认证和ISO14001环境管理体系认证。
“华日”具有30年专业制冷优势，在制冷产品的智能控制、无氟环保、高效节能等方面达到同行领先水平。“华日”在行业中较早掌握以无氟替代为代表的核心技术。华日无氟改造项目荣获联合国环境署“示范项目杰出贡献奖”，是中国家电冰箱行业中唯一获此殊荣的企业。中央电视台对华日无氟替代项目的采访节目在上海世博会联合国馆播放。
华日数码智能冰箱是国内同行中唯一的“国家重点新产品”。华日电冰箱列入“中国节能产品企业领袖榜”，被授予“中国优秀工业设计奖”和全国冰箱行业品质“标杆”奖、“常青树奖”等荣誉。
图1 杭州华日电冰箱股份有限公司
二、企业信息化应用总体现状
杭州华日电冰箱股份有限公司(以下简称华日冰箱)随着自身的快速发展，管理正逐步由粗放型向着精细化管理转型，华日冰箱高层领导已经充分意识到随着公司的高速发展，企业内在的风险被快速的放大，在公司战略性的拓展产品线、扩张生产规模、丰富生产模式以及以后集团化经营的目标导向下，公司需要建立全面的信息化建设规划，以能够支撑华日冰箱的发展需要。
公司的信息化建设正在逐步完善中，特别是信息化技术的快速的发展使得公司信息化软件的管理日趋重要。
OA办公系统：实现网络交流、培训、公文流转、会议管理、部门工作计划管理、日程管理、通知新闻发布、公文信息的查询，极大地提高了办公效率，促进部门间的沟通与协作。
PDM系统：产品数据管理系统管理公司所有与产品相关信息(包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等)和所有与产品相关过程(包括过程定义和管理)，为公司研发部门技术支持。
网络分销系统：公司以集中管理为目标，以透明化的业务过程管理为基础，实行有效及时的管理和控制市场分销过程。真正加强公司对分支机构的管理力度，缩短产品在渠道的运转，降低渠道管理成本，为公司经营决策提供实时数据。
财务系统：通过系统的全面应用，实现采购、销售、仓储、财务一体化管理，保证了公司数据共享与信息集成，确保财务数据的准确性、系统性和及时性；系统自动监控业务发生限额，加大了财务监控力度；通过对供应商和客户的全面管理，在一定程度上降低了企业财务运营风险，实现企业价值最大化。
人事管理系统：实现对于组织、岗位、职务、人员档案等的全面管理。系统按照国家标准规范，建立人事信息档案。预置人事业务变动处理规则，还可以进行定制，灵活实现日常人事业务变动。
客户满意度调查系统：公司通过定期和不定期的顾客满意度调查来了解不断变化的顾客需求和期望，并持续不断地改进产品和提供产品的过程，真正做到以顾客为中心。
短信销量平台系统：基于STK方式的“华日销量上报及查询报表系统”，将公司的销售渠道管理落地到普通手机终端上，扩大了系统信息化的覆盖面，促进了渠道管理信息化水平的提升、提高了公司的办公效率和准确率。
技术服务中心管理系统：有效的管理公司售后服务中心配件收发情况。
ERP生产系统：公司通过ERP的使用使生产过程能及时、高质地完成客户的订单，最大程度地发挥这些资源的作用，并根据客户订单及生产状况做出调整资源的决策，提高了企业的综合竞争能力。
三、参评信息化项目详细情况介绍
1. 项目背景介绍
公司信息化工作已开展了十多年，引进了不少系统软件，包括了财务、ERP、销售管理、人事管理、PDM等多项系统软件，但由于均是业务方面的为主，缺乏互相之间关联，为了一项数据，可能需要上多套系统才能解决，总体上存在效率打折的现象。
为了使公司的决策和管理工作科学化，使各部门在执行工作流程中加快信息传递和工作流程处理，公司认为有必要将协同办公纳入公司信息化体系，并作为一项重要的工作内容来来实施，通过实施协同办公和对各系统软件进行整合，保证各类工作流程及时流转，加快信息处理。公司通过多方调研，决定实施协同办公项目。
2. 项目目标与实施原则
项目目标
1）建立了系统审批流程，实现了网络办公审批功能，还解决了远程办公困难的问题。
2）实现了单位知识文档的积累与共享。
3）建立了企业文化建设平台，促进了公司企业文化的建设与沉淀。
4）利用先进的网络办公平台，实现了信息化办公。
实际工作中，OA办公系统项目实施不是一蹴而就的事情，在这个实施过程中有很多细节需要项目负责人注意，就按照一般实施步骤分析如下：
1）调研阶段：这一阶段分为两个方面，一是对内调研；二是对外调研。对内调研是指对OA办公系统需求方面的调研，这个原则是广泛撒网，重点捞鱼，必须得分清主次关系，避免贪大求全。对外调研则是指对OA产品的调研，首先要在需求引导下去了解各产品，其次要尽可能了解目前市面上的所有产品，其产品资料也是越多越好，最好有演示盘，甚至试用版。
2）选型阶段：首先，在软件结构方面，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护时将容易实现。 其次，在售后服务方面，应选择能及时提供服务支持的软件提供商。最后，在价格方面，应该多了解，多比较，尽量选出最高的性价比。
3）试用阶段：由于工作流是OA系统最核心的部分，所以试用必须让日常工作中最熟悉工作流的员工参与，他们对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，往往能发现在该部分存在的缺漏。
4）培训阶段：培训阶段有两个方面，一是系统管理员的培训；二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。另外培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式，这样有助于用户更快地熟悉系统。
5）运行维护阶段：日常运行维护中的原则：用户有问题时系统管理员要及时解决，解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证OA系统的实施效果。
3. 项目实施与应用情况详细介绍：
实施主要系统：OA
主要功能模块：协同办公、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、日程/计划/会议、公共信息和内部系统等功能模块。
图2 OA管理系统
实施方法与步骤
1）调研：在调研阶段，比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。仔细了解员工对将来自动化办公的期望和要求，也就达到了前期功能调研的目的，并且对之后的产品选型及试用也大有裨益。同时，针对企业内部流程的调研和梳理工作也要在实施协同OA系统之前操作起来，很多企业常犯的一个问题是把企业现有未经梳理和优化的流程直接照搬到新上的办公自动化系统里，未经梳理和优化的流程在新系统里运作相当于新瓶装老酒，现实的可操作性不强。企业要运作一个高效的办公自动化系统，就必须对协同OA流程进行全面梳理，纠正企业流程管理的问题点，采取适合企业实际情况的最佳做法，在整个企业内部建立一个动态、规范、平滑高效的企业流程管理体系，并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作，以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新，只有如此才能使协同OA流程和管理真正结合起来在协同OA系统发挥真正的效果。在产品调研方面要“广泛撒网，重点捞鱼”。首先，要尽可能了解目前市面上的所有产品，其产品资料也是越多越好，最好有演示盘，甚至试用版。这样，收集的产品资料才能更直观，也更方便我们了解其功能。其次，应带有一定标准去了解各产品，这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来，不一定要形成书面材料，但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色，数量不菲，只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品，以备详细了解和比较，为下面的选型工作打好基础。
2）选型：有了前面的工作，这一步只需在上面选定的几个重点产品中选择就可以了，但并不比之前的工作轻松，因为这些产品在主要功能实现上差别很小，就好比到了企业招聘的最后一关面试，取舍更难。以本人尚不算丰富的经验认为，应从以下几方面多加考虑：从软件结构方面考虑，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护时将容易实现。虽然现在的OA系统都是通用软件，可以随时根据用户的需要对软件模块进行增删修改，但选择不同的系统，对软件进行修改的幅度肯定是不同的，从而增加的软件成本也就高低不一了。从这一点上说，要选择产品系统组成与企业需要比较起来最接近的。从售后服务方面考虑，应选择能及时提供服务支持的开发代理商。要从根本上解决服务的保证问题，应尽可能使服务本地化，这样有利于得到及时服务，而且服务费相对来说也较低，否则越来越高的服务费将成为单位的一个沉重负担。OA系统在企业的覆盖面比较广，其涵盖的业务可多可少，没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且OA系统一旦上线，就会成为企业各部门的日常必需工具，因此，在随后的时间里，只会越来越凸显出售后服务的重要性。从价格方面考虑，多了解，多比较，尽量选出最高的性价比。
3）试用：做出选择后，就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情，尤其是关系到工作流的部分，这也是OA系统的核心应用部分，由于信息部门的职员在日常工作中对企业的工作流程接触很少，光靠在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试，是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，则往往能发现在该部分存在的缺漏。以本公司的实施过程为例，虽然我们在开始公司范围内的试运行之前对系统进行了全面细致的测试，但在随后的一个月试运行中还是出现了很多预料不到的问题。
4）沟通：运行中出现了问题要解决，就涉及到了与开发商方面的沟通问题。这就需要注意两点：一是内部问题，如果不是小型企业的话，一般实施项目的基层负责人员至少有两个，这里所说的内部问题，就是与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对目前系统存在问题达成一致意见，然后再去与对方进行沟通。否则，就可能在一些关于对按钮的使用习惯、页面的匀称美观等非重要问题上出现分歧，有的主张改进，有的说不改也行。这样对方肯定不会主动改进。这些问题改不改似乎无关紧要，但却无疑会对以后的沟通造成消极影响，使己方处于被动。二是对对方实施人员要有要求，对能够解决的问题，应提醒其在计划时间内实现，对软件不能解决的问题，要拿出相关理由，以方便我们对照查找资料，共同找出其他解决方法。
5）培训：培训有两个方面。一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。另外，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样，有助于用户更快地熟悉系统。
运行维护：日常运行维护中只要做到一点：用户有问题时系统管理员要及时解决，解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证OA系统的实施效果。
4. 效益分析
通过项目实施，公司整体的办公效率明显提高，也促进了公司整体运行效率的提高，主要体现在以下各方面：
1）通过建立了系统审批流程，实现了网络办公审批功能，解决了远程办公困难的问题。
2）实现了单位知识文档的积累与共享，提高了管理的规范性和透明度，提升企业整体管理水平，促进企业管理的进一步深化。
3）以协同办公系统为平台，整合了各系统软件，建立了公司经营与决策一体的信息系统，公司领导在第一时间获取公司运行数据，使决策得到的数据支持准确而及时，提高了决策的科学性。
4）完善了企业文化建设平台，促进了公司企业文化的建设与沉淀。
5）建立了部门间业务协同的信息系统，减少信息失真并提高信息处理速度，提高了工作效率。
6）利用先进的网络办公平台，实现了无纸化办公，每年节约纸张及打印耗材费用超过15万元。
四、企业信息化未来发展规划
华日冰箱的总体战略是构建一套完整、专业的信息化管理系统，规范和提升企业的整体管理水平，其中包括能支持公司管理的ERP系统、CRM系统、PDM系统、协同办公平台、华日冰箱的管理机制、华日冰箱的公司文化。而信息化体系是构建这一体系的有效手段和唯一的运行载体，有着重要的战略地位。
图3 华日冰箱信息化架构
华日冰箱信息化建设的总体目标是以华日冰箱核心业务的信息化建设为重点，以管理信息化建设为中心，全面提升管理绩效，打造企业核心竞争力。其体现在业务、管理和决策方面分别为：
业务方面：
提高核心业务信息化管理水平。
提高信息反馈效率，业务信息及时交流；
提高信息准确率，财务信息和业务信息准确率均为100%；
建立财务业务一体化的信息系统，提高准确率和业务处理效率；
建立部门间业务协同的信息系统，减少信息失真并提高信息处理速度；
建立经营与决策一体的信息系统，使决策得到的数据支持准确而及时；
提高公司运作效率，缩短业务处理的时间；
管理方面：
加强各事业部对业务的运营管控能力，统一进行风险管控；
提高管理的规范性和透明度，提升整体管理水平；
决策方面：
为决策提供及时准确的数据信息，提高决策的科学性。
转载请注明出处：拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文网址：http://www.toberp.com/html/consultation/10820612174.html
相关文章
