随着计算机技术的广泛应用，档案信息化已成为社会发展的客观要求和档案事业发展的必然趋势，电子文件和由其生成的电子档案将成为档案人员工作的主要的对象。笔者认为，在加快开展档案信息数字化工作中，必须正视电子文档的整理、保存、归档、安全等问题。
一、电子文档的规范整理问题
电子文档的建立，与纸质文档一样，必须按照本单位分类大纲、档号编制方案及其保管期限标准将收集权展的电子文档分门别类归整，使其有序化。具体而言.就是要按门类划分要求，结合本单位的专业特点和电子文件内容制定分类编号方案。经过分类，组合案卷(件)，给每一份电子文档一个固定的号码位置，并逐一登记编目，从而使全部电子文档成为一个有机的整体。这种数据在建立时，至少要拷贝一套另存，并对拷贝件的软硬件环境做出说明，并制成纸质文件一并保存。其间，应注重文档题名、文号、责任者、时间、保管期限、档号等电子文档的著录标引。
二、电子文档的有效保存问题
为使电子文档能在新载体上长久保存并保证其有效性、安全性，主要应从两一个方面来考虑。一是要选择好存贮载体。国家档案局颁发的国家标准《电子文件归档与管理规范》对电子文件归档的要求中明确指出:推荐采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。二是数字信息的转存和复制。就数字信息本身来讲，是可以永久保存并不会随时间而衰减的，但是数字信息必须依附于载体才能存在。而无论是磁存贮载体还是光存贮载体，其性能都不稳定，从理论上讲磁介质的存贮寿命只有十几年，光存贮介质的存贮寿命也不足一百年，并且因数字信息的频繁读取和写人以及存储格式的变化等原因，使信息的实际存贮寿命变得更加短暂。因此，信息的转存和复制对电子文档的有效保存就更为重要。
三、电子文件的科学归档问题
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，在确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。由于电子文件归档工作是一项艰苦细致且难度较大的工作，所以在规划电子文件归档工作时，必须充分考虑电子文件的特殊性、准确性和安全性，要紧密结合本单位办公自动化与信息管理工作的实际，把电子文件归档纳人单位重要的工作程序，建立切实可行的归档制度。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络归档，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档，就要做一些档案数据库或记有归档的标识，并做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作要注意以下几个方面:
1.确定电子文件的归档范围。它是归档的首要任务，是保证电子档案质量的关键。
2.明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，可视其具体情况而定。因涉及电子文件的技术环境条件、存贮介质的质量及寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。
3.归档份数。把带有归档标识的电子文件集中拷贝到耐久性的载体上，一式三套，封存保存一套，借阅一套，异地保存一套。
4.归档要求。一是要遵从归档各阶段的规定、标准;二是准确说明配套的软硬件环境;三是归档电子文件格式尽可能地通用、标准;四是归档电子文件同时保存相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容相关说明及描述上保持一致;五是具有长期或永久保存价值的文本及图形电子文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
5.归档方法。一是将最终应归档的经过整理的电子文件存人磁、光介质上;二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件进行压缩，然后刻人磁、光介质;三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用，将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上;四是一致性的测试。
6.实行双套制。双套制是指归档文件的纸质件和电子件同时归档，亦称为“双套归档”。双套制的实现，既可以对电子文件制作纸质拷贝，也可以对纸质文件进行数字化。
四、电子文档的安全保障问题
电子文档的安全性体现在许多方面。从文件的形成过程到业务管理的各个环节，都可能出现安全问题。为确保电子文档的安全，主要应从以下几个方面采取措施:一是从归档制度人手。《电子文件归档与管理规范》明确指出:具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。同时，在收集积累中必须随时备份及填写电子文件登记表、标明电子文件的性质、类别代码。归档时要一式三套，一套封存、一套供利用、一套异地保存。二是从技术措施上人手。归档时要对软硬件环境的有效性进行检测，并把相关的软件和参数一并归档，对信息载体进行有无划痕、有无病毒等检测。三是从保管要求人手，如磁性载体每2年、光盘每4年进行抽样机读检验，抽样率应办10%;对磁性载体的电子档案每4年转存一次，原载体保留时间不得少于4年。四是从利用要求人手，为确保电子文件的原始性和安全性，利用时要求使用拷贝件，不得擅自复制电子文件，遵守保密规定和使用权限等。
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