信息化工程监理在国内已进入成熟平稳发展期，监理服务得到客户的认识和认可，并逐步规范。作为知识性IT服务，信息化工程监理重在信息的共享、流程的规范和知识的积累，并在此基础上针对不同客户不同项目进行严谨科学的分析，提供更高层的咨询服务。开发一套功能强大架构合理的应用系统，对监理业务进行支撑，通过系统指导业务、拓展业务，为客户提供更优质的服务，更能体现咨询监理服务的价值所在。文档管理系统是IT咨询平台的一个核心系统。
1 文档管理系统的设计
1.1 设计思想
系统能够对信息化工程咨询监理企业和客户带来明显的效果，为更好地保护国家信息化投资提供科学的管理工具，节省咨询监理实施成本。立足标准、规范化的项目信息共享，专业化的信息工程咨询监理知识库体系，基于中国信息系统工程建设规范的专业咨询监理业务平台，适于云计算服务部署，提供租用服务，随时随地掌握项目动态并实施管理。
系统的主要功能，包括：(1)提供项目管理的经验及技术标准；(2)提供信息系统工程建设的法律法规、标准规范；(3)提供IT咨询、IT监理的报告模板；(4)指导各类咨询报告的编制；(5)提供信息系统工程咨询业务的标准化流程；(6)指导IT监理工作的实施。
1.2 设计依据
平台设计以项目的建设任务和总体目标为依据。收集国际咨询工程师联合会(FIDIC)、国际信息系统审计与控制协会(ISACA)等国际协会先进的项目管理经验及技术标准，结合国内信息系统工程建设法律法规，建立信息系统建设法律法规库；根据国际国内标准要求完成项目建议书、可行性研究报告、项目申请报告、资金申请报告、评估咨询、工程项目管理等咨询报告模板，指导各类咨询报告的编制；通过信息系统指导信息系统工程咨询业务流程的标准化，提高信息系统工程咨询项目实施质量。
1.3 系统资源类型
系统资源库中资源的类型，包括：作业指导书；行业标准；专业技术；标准规范；法律法规；IT监理文档模板；IT咨询文档模板；案例库；课件；招投标文件(监理、施工)；合同(监理、施工)等。
1.4 系统用户类型
系统的用户，主要包括3大类：系统管理员、企业管理层领导(即高级用户)和从事信息系统工程咨询和监理的专业人员(即普通用户)。系统管理员负责对平台的管理与维护；企业管理层领导是企业所从事工作的领导人，通过该平台他们可以了锵企业员工对项目的执行情况，查询行业发展的相关资料；专业人员承担项目的具体实施工作，通过该平台他们可以查询项目实施过程中所需的相关资料，共享项目建设过程中积累的经验成果。
1.5 系统架构
IT咨询平台采用三层体系架构，数据库层、应用层及最前端的最终用户的操作界面都支持基于java的先进技术，如图1所示。
图1 IT平台系统体系架构图
文档管理系统的架构图，如图2所示。
图2 文档管理系统架构图
2 主要功能的设计与实现
系统主要包括：资料分类体系管理、权限管理、资料管理(资料上传，资料更新)、资料检索、统计分析等功能模块。
2.1 分类体系管理
分类体系采用树形结构，分为多级：一级、二级、三级，不设级别限制，可以任意增加子节点。为了保障系统的扩展性，分类体系的第一级用于表示“家族”。文档管理系统对应的一级为“资料管理(zlgl)”；从二级开始，定义文档资料的分类。
2.1.1 列表
按照级别、上级名称、名称进行查询，按照分类全称进行排序。
2.1.2 新增/修改
新增分类时，需要创建对应的文件夹；修改分类时，不需要修改对应的文件夹。根据分类代码、分类名称、排序号来创建文件夹，存储各自分类的资料。对应后台文件夹命名：分类级别+System.current-Millions。借助后台文件夹命名，当修改前天的分类名称时，系统不需要随之改动；同时，该分类下的文件对应路径也不需要修改。这样更加有利于系统的扩展和稳定。具体如表1所示。
表1 分类体系管理之新增/修改
2.1.3 删除
删除分类体系中的节点时，要遵循以下两条“删除约束”：只能删除叶子节点，对于有子节点的不能直接删除；已经被使用过的节点(文档资料分类)不能删除。在文档资料表中查询有对应分类的文档，则视为该节点使用过。删除时，只是将是否有效状态修改为“无效”，在文档资料上传时不能选择状态为“无效”的分类。
2.1.4 资料分类说明，如表2所示
表格中的分类名称在创建新的分类时由管理人员统一命名。资料分类体系下的每一层级分类都对应一个实际存在的文件夹；属性分类等不对应实际存在的文件夹。
表2 文档资料分类说明
2.2 权限管理
基于开发框架的权限管理，基于角色管理，和分类体系管理相结合，实现不同角色可以更新维护不同分类的文档资料的功能，相当于数据权限管理。资料管理(上传、更新)和资料检索是两个独立的模块，资料权限控制都采用这里定制的角色与资料分类体系对应关系。其中，资料检索模块使用“读权限”，只能检索浏览资料；资料管理模块使用“写权限”，可以更新维护资料。
在角色管理页面增加“分配分类体系”功能，其实现方式类似与分配功能。完成分配分类体系之后，系统用户在访问系统文档资料时，便完全遵守这里的数据权限设定。
2.3 资料管理
资料管理模块的主要功能，包括：资料上传/修改、查看、资料更新、删除、文件路径等。文档资料的上传类型，主要有：word、txt、pdf、ppt、excel、jpg、jpeg、gif等。
2.3.1 资料上传/修改
资料上传：进入上传页面，可以新增新的资料文件，上传时对文件进行分类管理。
确定所属资料分类，并指定对应的属性分类(三个属性分类)。资料上传后资料状态默认为“新增”，资料版本数默认为1。上传文档支持属性分类，即一份资料文档可以被划分到三个分类中，用于对资料进一步的分类，便于查找。上传格式如表3所示。
表3 上传格式
上传时根据资料分类确定文件需要保存的文件夹路径。资料编号：自动生成，规则：4位年份+6位当年流水。
新增资料时，系统修改资料文件的名称，在文件名后面加时间戳作为版本标记。修改时，系统删掉原文件，并用当前时间戳标记后上传到服务器。
修改：可以修改对应资料的相关信息，修改时直接覆盖现有文件，如果要保留不同版本，则使用“资料更新”功能。
2.3.2 查看
在查看页面(detail)，每打开一次一份资料文件，就要在系统数据库中记录文件访问记录，包括文件编号、访问时间、访问者登录帐号等信息。
在查看页面(detail)中检索是否有该文件的历史版本，如有则在查看页面的下部以列表的形式最示，且可以点击超链接打开查看页面(detail)。
2.3.3 资料更新
资料更新用于创建对应资料文件的新版本，使用“资料更新”功能，系统保留资料的不同版本。系统建立资料更新表，结构和资料管理数据表相同。进行资料更新时系统操作步骤如下：
(1)首先备份资料管理数据表中对应的记录，存放到资料备份表；此时不转移文档文件，仍然保持存储在原目录。
(2)在资料管理数据表中修改原纪录，更新内容。将新版本的文档资料文件上传到对应的分类文件夹。
(3)资料版本数字段加1，资料状态变为“更新”。
(4)使用“时间戳(年月日时分秒)”作为版本标记。
2.3.4 删除
删除文件资料，提醒信息：确认要删除吗？删除后不能恢复。
删除时，只能删除本人上传的，且只能删除点击次数小于3的。不仅仅要删除数据库中的记录，还要删除对应的文件。
2.3.5 文件路径
文件在服务器路径按照文件所在分类进行存放。更改资料分类时，要从原目录拷贝到新目录，并删除原目录的文件。
2.4 资料检索
检索后可以看到资料文件的最新版本。资料被检索到后，如果点击打开了资料文件的详细页面(detail)，系统记录被检索次数，作为统计分析的数据来源之一。
在查看页面(detail)中检索是否有该文件的历史版本，如有则在查看页面的下部以列表的形式显示，且可以点击超链接打开查看页面(detail)。
2.5 统计分析
统计分析模块的主要功能包括：资料点击率排行、专题技术资料分类统计、行业经验资料分类统计、属性分类统计、资料贡献情况等。其中，资料贡献情况可以按照责任人统计、发布单位统计、年度统计等。
2.6 文档目录体系
2.6.1 文档目录划分，如表4所示。
表4 文档目录划分
2.6.2 文档的命名规则
2.6.2.1 标准规范库命名规则
[标准级别]_[标准编号]_[发布年份]_[标准名称]
其中，标准级别分为：国际标准；国家标准；行业标准；地方标准；企业标准。标准编号：为标准发布的顺序号，若一个标准分好几部分，则在顺序号后面加小数点再加分册号。
2.6.2.2 行业案例库
按照信息化建设划分，行业分为智能交通、数字城管、数字监狱、金保工程和城市应急五大类。
命名规则：年份_[地域]_文件名称_[发布单位]，其中，[]部分为可选项。
2.6.2.3 业务经验库
按照信息化建设划分，业务分为机房工程、系统集成、综合布线、软件工程、安全防范工程和楼控系统六类。
命名规则：[标识]_[分类]_[发布时间]_[文档名称]，其中，标识：指导书(ZDS)；机房工程（CR）、系统集成（SI）、综合布线(PDS)、软件工程（SE）、安全防范(SP)、楼控系统(BAS)。
2.6.2.4 技术专题库命名规则
年份_[地域]_文件名称_[发布单位]
2.6.2.5 通用模板库：按照咨询、招投标、合同和监理四个类型划分。
2.6.2.6 教程课件库命名规则
[标识]_[分类]_[发布时间]_[文档名称]
其中，标识：课件(CW)；分类：机房工程、系统集成、综合布线、软件工程、安全防范、城市应急、储存、服务器、空调、电源、网络等。
2.6.3 文档的属性，包括：文档标识，文档名称，作者，创建时间，上传者，上传时间，所属行业分类，所属文档分类，权限等。
3 结束语
目前有资质从事信息化工程咨询监理的企业近300家，但尚未有一套满足监理业务要求的应用平台，该平台将为广大信息化工程咨询监理企业以及采用监理制的信息系统项目提供一套专业的业务管理系统，促进服务标准化、规范化。
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