ERP信息化带动产业升级－－烟台环球走向产业化

    2、目标与方针
   
    信息化系统目标是：在企业发展战略的指导下，建立起一个以物流为主线的，物流与信息流为一体的涵盖技术部、质量部、生产制造部、市场营销部、资产财务部、企业管理部等主要职能部门的核心业务及机械附件分厂、数控分厂、刀架分厂、设备制修分厂、工具工装分厂等主要制造分厂（分公司）在内的管理信息系统。通过ERP系统的实施，在企业建立稳定可靠的数据库、网络环境和集成化的信息系统，为公司的生产经营管理科学化提供有效、实用、经济的综合技术。按照总体规划、分步实施的原则，逐步实现企业管理活动从市场营销、计划管理、生产控制、物资采购、成本核算到管理决策的全面优化和总体集成，并实现与设计等其他应用系统的集成，最终提高生产经营活动的总体效益，增强企业的市场竞争能力。实现管理信息的集成、共享、唯一、准确，及时为企业领导和职能部门的决策提供大量有效的决策信息。采用先进管理方法，优化企业资源，强化企业基础管理，提高企业整体素质和经济效益。规范企业管理行为，提高工作效率，在主要业务管理方面由计算机替代手工帐和业务处理。缩短产品制造周期，降低成本，有明显的经济效益，提高企业对市场的应变能力。提高人员素质，为企业培养一批懂计算机和管理业务的复合型人才。实现生产组织、管理体制和管理方法更趋合理化、规范化。
   
    从管理上讲，要达到以下目标：
   
    规范企业管理行为，在生产计划和管理方面改变多年不变的手工管理为计算机管理；快速准确地将满足客户订单交货期要求以及预测的市场需求计划，在第一时间同时下达各综合部门、各加工车间、各生产环节；通过合理地确定期量标准，实现减少在制品数量占用、降低资金占用、缩短制造周期、提高成品配套率、实现生产的稳定均衡生产；优化业务流程，减少分级上报数字，分级下达计划指令的中间环节，减少各种票据的传递手续和传递时间，提高工作效率，减少差错；各级业务主管及公司领导及时通过网络了解掌握生产状况，便于指挥；使业务人员从抄写、计算、传递的繁琐工作状态下解放出来，更好地处理深层次问题，改进工作；实现各类信息的实时、快捷、准确、唯一、集成、共享；管理功能具有可扩展性（CRM、SCM、OA、DSS）。

    3、详细介绍
   
    公司信息化项目于2004年6月启动以来，在公司领导的正确指导和坚决支持下，通过公司信息化实施组各相关业务人员的共同努力，公司ERP/OA项目取得了一定的成果，积累了大量的信息化实施经验，到目前为止，按照项目合同以及项目方案要求，按时完成了ERP各模块的实施和上线运行工作，为公司进一步的信息化建设打下了良好的基础。
   
    按照公司信息化建设的总体规划要求以及公司在ERP实施中遵循的"总体规划，分步实施"的原则，公司将ERP的实施主要分成三期来完成：一期主要完成与生产、采购、销售、财务有关的主要模块，实现对产供销的控制；二期主要完成应收、应付、主生产计划等与一期相关模块，三期是人事、工资、质量、设备等其它外围模块的实施任务。从2004年7月份开始至2006年中，陆续完成ERP系统19个模块的上线运行工作，实现对物流、信息流、资金流的控制。
   
    对于公司传统的管理来讲，ERP系统是新生事物，有许多新的知识和概念需要学习和认识，在ERP的实施过程中，协调的问题多，数据的维护量大，虽然公司的基础管理水平较高，仍不能适合ERP系统的要求，另外管理人员对ERP的认识参差不齐，信息中心初期人员匮乏，大都没有生产管理的经验。在这种情况下， ERP项目的实施存在相当的难度，在公司领导层的坚决支持和软件公司实施人员的全力配合下，公司ERP实施组各相关人员边学习边实施，做了大量细致而烦琐的工作，经过全体实施人员艰苦努力的工作，基本完成了ERP各模块的实施工作，达到了预期的效果，目前ERP系统在公司内日益发挥重要的作用，产生的效益也逐渐的显现。
   
    为完成公司的ERP项目，保证各模块的顺利上线运行，使ERP系统的实施工作有条不紊地进行，在ERP实施前，实施人员就根据调研结果制定出了详细的实施方案，并据此制定了ERP实施进度计划，为ERP的实施打下了良好的基础。回顾两年来的实施过程，归纳起来先后主要完成了以下几项工作，各项工作完成情况如下：
   
    （1）ERP系统实施方案的制定
   
    经过联合实施组对公司各业务流程等详尽的调研，根据公司信息化领导组确定的ERP系统实施原则，制定了详细完善的系统设计方案和实施方案，将项目分为三期实施，并对每期各具体模块制定了详细的实施计划；根据公司管理体制及流程的要求，及时调整具体实施过程，使得实施方案基本得到落实。
   
    （2）组织机构的建立
   
    为协调和处理ERP系统实施和运行过程中出现的各种问题，便于数据采集和录入，并及时进行沟通交流，公司在实施过程中先后成立了ERP项目的各级组织，前后共成立了信息化管理机构-信息中心； ERP项目领导组； ERP项目实施组；物料编码组；期量标准组等，并对各个模块实施安排了信息中心负责人员和业务部门联络员。在实施期间，各级组织分工明确，各负其责，为ERP的顺利实施和正常运行提供了有力保障。尤其是ERP各项目组，由各部门的业务骨干组成，在实施中做了大量的具体工作，是实施的主力军。
   
    （3）人员的培训
   
    为使公司相关人员尽快了解ERP系统知识以及计算机网络知识，熟悉新的工作方法，掌握新的业务流程和一定的ERP操作技能，尽快进入新的工作角色，在实施过程中做了大量的多层次的ERP培训工作，培训工作贯穿了ERP项目实施的全过程。培训工作分成了四个层次分别展开:(1)决策层培训。培训的主要内容是ERP的管理思想及其基本原理，了解ERP的实施方法、模块的划分及其业务流程，使公司的决策层能从宏观上结合公司的发展来规划指导ERP项目的实施；(2)中层培训。培训的主要内容是ERP的管理思想及其基本原理和功能，熟悉新的业务流程，掌握基本的操作方法；(3)业务人员的培训。培训的主要内容是ERP的功能、各模块的业务流程、单据的流转方法及各模块详细的操作方法，培训的主要对象是ERP各项目组、联络员及各部门业务骨干和上机操作人员。对业务人员的培训涉及人多面广，是整个培训的重点和难点；(4)计算机专业知识培训。培训主要针对所有应用计算机及网络的人员进行，采用不定期非正式的方式，培训计算机使用知识及技巧，使得应用人员尽快熟悉计算机的操作。
   
    到目前，共举办各种ERP培训30余次，参加的人数超过了400人次，经过培训解决了大家遇到的疑难问题，使业务人员在最短的时间内掌握了ERP的操作方法。随着ERP各模块运行的逐步深入，培训工作也从被动渐渐地转向主动，各部门和业务人员主动地提出要进行有针对性的ERP系统培训，给ERP系统的运行提供了一个良好氛围。
   
    （4）配套文件的制定及召开有关会议
   
    为配合ERP的实施，规范有关操作，完善各种配套管理制度，保证ERP的良好运行。在ERP实施过程中制定和下发了一系列管理制度、暂行规定和有关通知，规范了大家的操作，使操作有章可循，为ERP的顺利实施创造了条件。随着各项配套制度及文件的制定，明确了各部门的职责及其维护的数据，减少的推委扯皮现象，使操作更加规范。在实施中，为解决遇到的实际问题，组织召开了ERP各种专题会议，为实施的顺利进行扫清了障碍。
   
    （5）数据的编码
   
    为适应信息化管理的要求，尽快建立起物流、资金流、信息流的统一，加快信息化建设的步伐，满足ERP的需要。在实施过程中，数据编码组针对公司的各种信息进行了科学的编码，尤其是对外购物料和自制件物料制定了详细的编码方案。目前，对系统大部分信息进行了编码，比如：物料号、计量单位、部门、计控单元、机床组、报废原因、库房信息、出入库事物类型、供应商信息、客户信息、设备、岗位、工种等。这些编码的制定，规范了相关数据，为检索、录入和系统计算提供了极大的方便，满足了计算机管理的需要。
   
    （6）数据的采集与录入
   
    ERP项目是一项系统工程，牵扯的人多面广，公司基础数据管理分散，数据的采集量和输入量相当大，而且数据采集和录入又是一项枯燥乏味的工作，极易造成抵触情绪。而数据的正确与否直接决定着ERP运行的效果，"输入的是垃圾，输出的必定是垃圾"。在数据采集和录入过程中，经常灌输"三分技术，七分管理，十二分数据"的道理，把力求数据准确性放在了头等重要的位置，始终把它当作了实施的重点、难点来抓。为保证ERP项目的总体进度，使数据采集和录入有条不紊地进行，确保按时、按质的保证系统使用，在数据采集和录入时，制定了详细的工作进度计划，采用了"统一布置、分散进行"的办法。采集时按进度要求将任务分散到各个相关部门，责任到人，各部门同时进行采集和录入。为不影响工期，在设备和网络系统还没有完全到位的情况下，利用电子表格进行输入。由于各种各样的原因，公司的基础数据管理分散混乱，尤其是现场明细表、工艺文件与工艺路线不符等问题，给数据采集带来了很大难度，在数据采集和录入过程中做了大量的重复劳动，浪费了时间。经过加班加点的努力工作，并通过一段时间的试运行校验，目前数据日趋完整准确，现已能够满足ERP软件运行的需要。

    （7）ERP系统各模块上线运行
   
    根据"总体规划，分步实施"的原则，公司ERP系统自2004年9月17日起陆续开始安装使用，在实施过程中，采用条件成熟一个就实施运行一个的方针，目前投入上线运行的模块有19个，它们分别是：(1)产品数据管理模块、(2)库存管理模块、(3)物料需求计划模块、(4)车间控制模块、(5)车间作业管理(6)采购管理模块、(7)设备档案管理模块、(8)财务总帐报表、(9)销售管理模块、(10)成本管理、(11)人事管理、(12)应收管理、(13)应付管理、(14)固定资产管理、(15)质量管理、(16)主生产计划、(17)工资管理、(18)综合查询、(19)能力计划
   
    OA办公自动化系统于2004年底第一次运行，05年底进行了功能升级，目前运转平稳。
   
    随着各模块的陆续投入运行，ERP系统覆盖面越来越广，为保证系统的正常运行，及时解决出现的各种问题，公司信息化实施组将各模块的维护工作做了详细的分工，责任到人，各模块维护服务人员经常深入实地进行服务指导工作，及时解决实际操作和运行中出现的各种问题。
   
    （8）软件的二次开发
   
    在ERP的应用使用过程中，随着业务人员对各模块功能的逐步熟悉和了解，以及公司内部体制和机构流程的改变， ERP系统原有的功能不能完全满足生产管理的需要，管理人员依据多年来的工作经验和业务流程，不断地提出了新的需求和信息化建议。为了满足生产管理的实际需要，进一步完善ERP的功能，软件的二次开发工作也伴随着ERP实施和运行由点到面、由浅到深不断地进行，使软件的功能得到了不断改进和完善。从实施开始到目前，希门公司实施组对软件进行了大量的二次开发和功能改进，增加了软件本身的灵活功能，满足了我公司的管理需求，确保了ERP系统的正常运行。
   
    通过软件的二次开发，减轻了业务人员劳动强度，使ERP更加适用，更加易用。在此过程中，解决了许多用传统方法难以解决的控制问题，比如：商品的装配管理模式（采用虚拟装配库房，使其自动进行核减）、采购件入库的自动暂估、缺件表、产品树的比较等等。
   
    4、效益分析
   
    效益分析从可量化效益和不可量化效益两方面来看：
   
    1）、可量化效益：自项目实施以来，累计取得的经济效益超过900万元。年平均约300万元，上年度节约资金及加快资金周转等取得的经济效益约350万元。具体有以下几个方面比较明显：一是生产制造的计划体系与市场计划紧密相联，使得采购物资及车间在制品的周转速度加快，减少了产成品的资金占用，加快了资金的周转速度，减少了财务成本，资金周转加速11天。二是通过系统合理地进行生产计划排产，公司各环节计划完成率由原来的70%提升到现在的95%左右，顺理了物流和资金流，取得可观的经济效益；三是销售管理与应收款管理即时集成，物流和资金流衔接顺畅，使得应收帐款周转天数下降10天。
   
    2）、不可量化的效益：
   
    通过ERP项目的实施与运行，给公司带来的变化是长远的、全方位的、多层次的，它使公司的管理理念、管理方式得到了创新，为公司的快速发展创造了有利条件。它不仅改变了人们的工作习惯，而且完成了流程优化和流程再造，使生产管理更加科学规范；改变了原有的管理模式和管理思想，由传统的管理模式向以市场为导向、以效益为中心的科学规范化的管理模式转变，提高管理者的信息化意识；大大提高了企业的综合管理水平，尤其是基础管理水平；提高了管理层的决策和预测能力；使业务管理更加科学规范；实现了按计划管理的目标；提高了财务人员的分析能力和监管力度；加强了现场管理，生产秩序大为改观；提高了办公效率,降低了办公费用；提高了员工的整体素质，为公司培养了一批复合型人才。