1.引言
沟通协调管理作为信息系统工程监理主要内容（四控三管一协调）中最主要内容，因为我们辽宁北方实验室接触的通常是信息化、智能交通类项目，并且涉及到不同行业不同层次的人，因此，加强项目的沟通管理尤为重要。与信息系统项目成功有关的三个主要因素是用户参与、管理层的支持、需求的清晰表达，所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能。根据项目的实际情况，通过制定切实可行的沟通计划、采取积极主动的沟通、建立畅通的沟通渠道和注重沟通技巧、实施绩效激励等项目沟通管理工作，可以确保信息系统工程项目按要求的进度和质量的完成。
2、信息系统工程监理中沟通协调管理
2.1 沟通计划制定
针对监理项目基本情况，制定一份详细的项目沟通计划，明确本项目的沟通对象与需求，这是本项目沟通管理的首要任务。首先，要对项目所有相关人员的信息做全面收集和整理，在项目启动会当天进行收集是最好的时机。经过细致分析，对于信息系统工程监理项目，一般可以确定以下几类人员：设备及软件供应商、软件开发商、系统集成商及业主。可以说，这些人对于项目的需求分析、实施、验收等各个阶段都有不同的影响，因此，对他们的需求必须逐一分析，明确他们的沟通目的、沟通频率、起止时间和沟通媒介。
同时，通过项目例会、专题会等手段与方式，以标准的沟通流程，用会议纪要、通知单、阶段报告等文档作为沟通文档，做到沟通结果的可追溯化、痕迹化。实践证明，通过采用成熟的沟通工具、过程和文档化的模板，监理项目组成员与其他人员及监理项目组内部之间的沟通才能更加顺畅。
沟通计划中要明确工作汇报方式，如：监理项目组成员对总监理工程师汇报、监理项目组向业主汇报的具体时间和形式等。
2.2 沟通渠道建立与强化
为了达到良好的沟通效果，监理项目组需要建立畅通的沟通渠道。首先，应将本项目所有相关人员进行分类，并制定不同方式的通讯录便于联系，如：邮件系统中分别建立群组，使得使用电子邮件沟通时准确、高效。
监理项目会议被定位成高效沟通的重要渠道，每次会议前应及时发布会议通知，明确会议的目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题，并下发会议资料，以便大家提前准备，有效地节约会议时间。会议中由监理项目组完成会议纪要，会议结束前进行总结，并形成会议决议记录在会议纪要中。
与业主方沟通要突出重点、简要高效。业主方对项目工作更关注整体情况而非细节，因此监理项目组应根据项目的实际情况定期地提交《监理阶段报告》，报告应涵盖项目进展情况、当前主要工作和项目重点难点等。总监理工程师还可以向业主做简短的当面汇报，一方面了解业主对于项目进展的反馈意见，另一方面可对项目中的重要问题进行说明。
作为信息系统项目工程的第三方，监理项目组内部还应建立灵活多变的沟通方式，并适时开展技术交流。如果监理项目组同地办公，则很多问题可以当面直接交流，但重要问题需以邮件通知相关人员，以便及时跟进，并酌情将部分问题纳入例会讨论。监理项目组内部还可以建立技术交流平台，定期与不定期的进行技术培训，并且可以邀请相关专家进行讲解。通过技术交流不仅可以提升监理人员的个人技能，而且还对提高的项目质量有很大帮助。
2.3 沟通技巧确保项目进度与质量
在监理项目管理中，可以采取绩效举措来确保项目进度：将监理项目组所有成员的工作绩效定期反馈给监理公司相关职能部门。由于监理项目组成员可能来自北方公司的软件部、网络部、弱电部等不同的职能部门，项目结束后将各自返回原部门，总监理工程师代表对其的认可将直接影响到本人的职业发展。总监理工程师代表在工作中应与各职能部门经理保持紧急联系，取得职能部门经理对监理项目组的持续支持。每月末将监理项目组成员的工作绩效向其职能部门经理进行反馈，反馈情况主要包括：该成员的出勤情况、工作积极性、技术水平及监理文档的质量等等。
由于反馈信息的激励鞭策作用，监理项目组成员将专注于合理安排时间，积极主动的发现和解决项目中存在的问题，努力提高工作质量。实践证明，采用这一沟通措施，监理项目较少出现进度拖后的情况，项目质量也能明显提高。总监理工程师代表和部门经理共同对监理人员给予书面或口头肯定，有利于他们保持高涨的工作热情全身心的投入到工作之中。
2.4 主动沟通是项目成功的关键
监理项目组与业主方的沟通是沟通管理中的重中之重，总监理工程师代表应倡导主动沟通。为了确保能够准确获取项目需求、项目能够正常实施、项目能够顺利验收，在整个项目过程中，始终保持积极主动沟通是项目成功的关键。
在项目的前期阶段即需求分析阶段，针对业主方提出的项目需求，监理方要同承建方一起尽可能地深入业主相关部门了解需求，并与业主方进行充分沟通，对项目需求进行反复讨论和磋商，力求达到需求完整化。项目实施中，总监理工程师代表应定期将项目进展情况，以监理报告的形式提交业主，同时建议业主进入项目现场参与项目的测试和体验，以确保项目真正符合业主的要求，同时得到业主方的书面确认。上述确认过程中，监理方要让业主方与承建方就项目的情况经常交换意见，这种沟通既有利于适当吸收业主方的新意见，完善项目工作，又能促使业主方对项目形成正确、合理的看法，抛弃不切实际的要求。在项目验收阶段，如果上述积极主动沟通工作能做到位，基于准确获取需求，项目各阶段监理文档得到确认，并且三方在持续的沟通中对项目达成了共识，业主方将对项目成果高度认同，实现顺利验收。
3.信息系统工程监理中沟通协调实例
在党政信息网核心平台项目实施过程中，在2009年6月26日，业主单位、承建单位、监理机构三方对本项目的网络设备进行现场验货，验货过程中发现IP SAN存储中NI1M4HD0300型号的硬盘数量与合同不符，与合同相比缺少12块300GB硬盘。当时承建单位表示不可能出现此问题，一定是验货过程中出现失误，通过我监理方与业主单位及承建单位进行充分的沟通后，决定进行二次复验，复验结果与首次验货结果完全一致，承建单位对验货结果认可。
监理机构要求承建单位立即与设备厂商（杭州华三通信技术有限公司）就此事进行沟通，沟通结果设备厂商在下货单时出错，导致硬盘数量与合同不符，设备厂商给出《说明函》说明事情原因。在我方积极的沟通协调下，承建单位重新下定单，最后所缺货物在要求时间内到货并通过验货，保证了项目的整体进度未受到影响。
4.结束语
只有在信息系统工程监理项目中具备良好的沟通协调管理能力，才能保证项目高质量按时完成。合理的沟通计划、积极主动沟通、良好的沟通技巧有助于总监理工程师代表控制项目进度和质量，保证项目顺利通过验收。当然，每个项目都具有各自的特点，沟通方法与形式可能不尽相同。但是无论怎样，作为总监理工程师代表，必须保证项目在一个规则、和谐、合作、理解、沟通的环境下进行。
总之，在做信息系统工程监理项目过程中，沟通协调时在如何把握规则与如何人性化管理之间进行平衡是我们北方监理团队所有人员努力的方向！
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