一、企业简介
沪东重机有限公司是中国船舶工业股份有限公司全资子公司，主营业务为各类大型、超大型远洋运输船舶、海军舰艇和海洋工程提供船用低速柴油机、大功率中速柴油机及其配件的设计、开发、生产和服务；同时为市政建设提供隧道盾构、核电站用应急发电机组及柴油机陆用电站、GE排气缸、大型铸钢、铸铁件等多门类产品及其零部件的生产和服务。作为国内生产规模最大和技术开发能力最强的船用大功率柴油机生产和研发基地，公司迄今已有50多年的船舶动力建造历史，是目前国内船用柴油机行业的龙头，2012年公司实现营业收入29.74亿元；资产总额66.15亿元；完成工业总产值29.73亿元，公司产品结构在过去两年中也发生了很大变化，柴油机产品当中智能机的比例大幅提升，2012年智能机台份数为2010年的4倍。面对新的机遇和挑战，公司积极调整组织机构和运营模式，通过职能调整进一步做大非柴业务，通过建立集配中心增强企业仓储、物流能力和效率，全球服务中心，带动公司柴油机营销和备配件销售，不断促进企业转型升级、相关多元化发展。
二、项目目标与实施原则
根据公司要求和形势，该项目的目标是：通过开发全面预算管理系统，实现预算项目申报、预算评审、评审结果下达、分项拆分备案、费用审批或超额评审、统计分析等信息系统功能，支撑对预算年度内预算的编制、上报、审核、批准、执行、反馈、分析、考核和总结等，并以推进全面预算管理系统为契机，建立起公司多层次的全面预算管理体系。
在上述总体要求下，该信息化项目的建设需要实现如下目标：
*建立起企业多层级的全面预算管理体系，规范企业预算费用科目，并明确归口管理部门和二级专业管理部门；
*公司所有的预算费用全部通过信息系统审批、下达；
*公司专业管理部门应通过信息系统管理其预算费用的拆分、备案及评审过程；
*合同评审、费用请款、费用超额评审、新增预算项评审等费用执行情况全部在信息系统中走审批流程，以实现费用使用部门向专业管理请款和专业管理部门向归口部门申请调整费用总额等管理工作；
为了使该项目尽快推进，公司领导采取多种形式进行宣传：明确建立全面预算管理体系的重要意义，强调智能化管理和协同管理的思想，并详细说明具体内容和要求，提出实施的办法和措施，这些宣传为推行《全面预算管理》打下了扎实的思想基础。在此基础上，在具体实施该项目时，企业也明确该项目的推进原则：
*先实施再改进：该项目的实施实际上首先是管理模式的改变，由原来的财务部一级扁平化管理调整为归口管理、专业管理和执行三级管理体系，因此，先保证按照既定的模式推进运行起来，再逐步优化改进。
*先保证从无到有：在预算编制、执行等环节，因有人工方式改为信息系统管理模式，诸多细节必将暴露，因此，先不追究数据质量，保证信息系统中有数据，使信息系统运转起来，用时间效应来逐步提升数据质量。
*先人工后自动：在预算使用情况反馈时，先实现人工反馈，再依据关联信息系统的建设情况，实现从业务管理信息系统中直接获取数据的方式实现自动反馈。
*先统计后评估：信息化的最终目的不是为了信息化而信息化，是为了为企业运营提供支撑或决策参考，因此在实施时，先将数据进入信息系统管理，运行一段时间后，再调整费用栏目等内容使其和决策支持需求对接起来。
在上述目标和原则下，公司明确了全面预算管理的总体架构，如下：
图1 全面预算管理的总体架构
三、参评信息化项目详细情况介绍
1.系统总体架构
项目组首先根据上述各方面的要求，提出了信息系统的总体架构，如下：
图2 信息系统的总体架构
该图表明：公司的全面预算管理分为预算项目申报、预算审批、预算结果下达、预算项目拆分备案、预算项目执行控制和预算项目使用情况反馈统计等环节。
其中，财务部作为归口管理部门只负责“一级项目”的申报、评审、统计等管理工作，二级专业管理部门负责该一级科目拆分成二级科目的拆分、备案、评审和控制等工作，即：专业管理部门有权决定二级科目的审批和费用调整工作，而一旦涉及其一级科目的超额评审时，必须提交归口管理部门审批。
另外，专业管理部门按相应标准或模板形成拆分项，将作为执行部门使用费用的控制依据，同时通知财务部备案，这些数据作为后面实际发生费用的限额。相应的，系统也要求：每一笔成本费用的发生都有在系统中申请并按金额的大小走不同级别的审批流程，如果使用费用超出限额必须要走多及审批流程。
2.系统推进过程
在明确系统架构后，IT部门和业务部门分头行动：一方面，是IT部门如火如荼的系统开发工作：流程、代码、测试、调试、修改，等等，一方面是财务部门的业务梳理工作，将其原来200余项预算项目进行了逐一讨论和明确：最终确定了66个大项，500余子项的费用科目框架。
在系统开发结束后， IT部门和业务部门又联合起来，多次讨论，确定信息系统的推进计划和方案。如下：
*第一期：优先完成成本拆分项目、预算费用拆分项目的基础数据整理，重点做好下达、拆分、备案、评审整个过程的控制和执行。
*第二期：考虑到产品零部件采购是预算费用的重中之重，而产品零部件采购管理在物流系统中管理，因此，后续处理目标成本中产品零部件采购成本与物流系统中的零部件采购合同模块对接，实现信息集成。
*第三期：以各项目管理系统为切入点，逐步完善公司级核算项下一层次的预算管理。
当然，信息系统的推进是十分繁杂的过程，诸多问题交织。这个环节中，IT部门和业务部门始终保持紧密联系，几乎每天碰头一次，就发现或暴露的问题紧张商讨，明确解决方案，其中比较典型的矛盾和解决方案如下。
*预算项目分类的问题：原来对所有预算项目都以“工程编号”为归属栏目进行判断和归属的，运行中发现有些栏目十分琐碎，且费用额度较小，因此管理中不需要申请工程编号控制。为此，项目组对公司所有的预算项目进行分类：分成产品预算项目和年度预算项目两大类，再对两大类的管理模式进行调整，分别管理。
*关于审批流程：因各项费用归口科目比较复杂，且流程不同，用户使用中多有不便。因此，系统进行了统一和改进：明确每一笔费用的发生都要走请款流程，部门在使用这些费用时加以控制，只能在额度范围内使用审批；一旦超出额度，信息系统提示：费用超出需申请额度，责任部门负责申请并提交相关审批流程。
*关于费用额度修改频繁：费用栏目中分成两级，二级栏目多达500项，费用调整十分频繁。为此，信息系统中在对一级费用拆分时自动增加一个栏目“不可预计费”，专业管理部门可以预留一定比例的费用或将费用终结后的结余费用都纳入该子栏目，这样在对二级栏目的审批时，可以根据不可预计费的情况相应审批，大大简化审批流程。
3.系统功能
按照上述规划，最终形成了整个全面预算管理系统，该系统的主要功能如下：
*预算费用下达、审批：主要用于财务部下达柴油机成本和每年向各个部门下达今年的费用指标，作为公司生产经营。
*预算费用拆分和备案：对财务部下达的费用指标接收、按模板拆分、提交责任部门领导审批并到财务部备案。
*合同的价格审批：柴油机的采购零件按备案项进行价格审批，并控制不可超出备案金额。
*费用请款审批：按下达的核算项请款申请费用提交审批并不可超出下达金额。
*费用超额审批：当有发生的费用超出预算金额时用此功能提交相关审批。
*各种查询：就是信息从各种角度汇总展现的界面。
4.信息系统关联关系
全面预算管理系统是企业预算管理和费用控制的核心系统，也是企业管理信息化的核心信息系统。同时，费用的使用控制管理是渗透在各项日常管理工作中的，因此，该系统与公司其他与费用有关的信息系统有密不可分的关联。主要关联的信息系统如下：
图3 全面预算管理系统与其他系统间关系图
四、效益分析
全面预算管理系统通过业务与信息化的完美融合，促进了企业的管理提升。
通过对业务流程的梳理、重新组合核算项目，调整明确了业务管理模式，改进和优化了业务流程。同时，信息系统提供了对预算费用的下达、拆分、备案、执行、控制等管理活动的信息化手段，提高了管理效率，也提高了管理质量。更重要的是，通过信息系统的费用审批等流程，对公司各项预算费用可以实现预控，可以提前发现费用执行偏差，及时找到对策，保证预算费用的有效、受控并有序执行。而且，在利用信息系统积累预算费用和实际发生费用的数据后，可以建立目标成本资料库，指导今后的预算费用的科学编制，进而预测企业的现金流和利润状况等财务状况，辅助企业科学决策。
全面预算管理体系的建立，将先进的管理模式与信息技术相结合，对公司提升管理效益、优化业务流程及职能具有重要的指导、借鉴作用。
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本文标题：全面预算ERP系统促进沪东重机管理提升
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