如何进行ERP系统项目监理

1 引言
    ERP系统集成了人力资源、财务、销售、制造、分销以及供应链管理等各个方面的内容。这种集成能使企业多方受益:对竞争压力和市场机会的迅速反应，灵活的产品装配，减少库存以及更加有效的供应链管理。当越来越多的企业投人成百上千万元实施ERP项目时，我们可以感受到企业信息化建设正进人热火朝夭的夏季。但ERP中众多的不确定因素，决定了项目的风险。投人越大，风险也就越大。为了避免风险，保证用户的利益，越来越多的ERP项目实行了信息工程监理制度。
2 信息工程监理
    在讨论ERP项目如何进行信息工程监理之前，我们先简单了解一下信息工程监理。信息产业部2002年颁布的(信息系统工程监理暂行规定)(以下简称“规定“)，对信息应用系统进行了明确定义。“规定。首先明确了信息系统工程的定义，信息系统工程是指信息化工程建设中的信息网络系统、信息资源系统和信息应用系统的新建、升级、改造工程。进而，“规定。，明确了信息网络系统、信息资源系统和信息应用系统的概念:信息网络系统是指以信息技术为主要手段建立的信息处理、传输、交换和分发的计算机网络系统；信息资源系统是指以息技术为主要手段建立的信息资源采集、存储、处理的资源系统；信息应用系统是指以信息技术为主要手段建立的各类业务管理的应用系统。
    信息系统工程监理是指依法设立且具备相应资质的信息系统工程监理单位(以下简称监理单位)，受业主单位委托，依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同，对信息系统工程项目实施的监督管理。监理的主要内容是对信息系统工程的质量、进度和投资进行监督，对项目合同和文档资料进行管理，协调有关单位间的工作关系。
    2004年6月，信息产业部授予包括北京赛迪、山东正中等在内的八家企业“信息系统工程监理临时资质’。监理单位认证逐步走向正规化。
    2005年4月GB/T19668。1一2005(信息化工程监理规范第一部分:总则》发布，监理实施真正有了自己的依据。
    2005年4月“计算机技术与软件专业技术资格(水平)考试“增加了“信息系统监理师”考试，目前已经成功举行了4次考试，监理工程师认证也逐步走向正规化。
    2006年，监理单位认证和监理工程师认证迅速发展，行业逐步壮大、规范，监理行业协会成立。
   2007年，国家标准GB/T19668(信息化工程监理规范)剩余5个分册正式发布实施……
3 ERP监理实施方法
    众所周知,ERP项目具有复杂性、风险程度大、实施时间跨度大、目标和成果难以量化等特点，导致了ERP的监理也不同于其它信息工程的监理。下面，文章将从ERP项目前期监理、ERP项目实施过程监理、ERP项目后期监理三个阶段来论述如何进行ERP项目监理。
    ERP项目前期监理
    首先，我们需要了解对于ERP项目要进行哪些工作，一般来说，主要工作如图1所示。
成立筹备小组：概要地说是包括三种人员:领导、熟悉管理业务及熟悉计算机业务的人员。ERP知识培训:通过培训，可以让企业的更多人员接触ERP知识。可行性分析及立项:通过对ERP必要知识的理解，筹备小组要根据企业的现状提出可行性分析报告；经过企业领导决策批准后，正式对ERP项目进行立项，作出项目各种预算，并由筹备小组对有关的资源需求计划进行落实，同时启动各项计划。需求分析:主要考虑各个部门需要处理的业务需求、使用权限设置、业务报表需求及数据接口的开放性。选型:通过考察等方式选择合适的软件及实施商。
    在这个阶段，项目实施监理的任务首先是要帮助企业去建立二个概念，一是ERP系统能够实现什么，二是怎么去实现一个ERP系统。所以这个阶段监理类似咨询的角色。

图1

    本来国外企业在实施ERP项目时很重视管理咨询的作用，由第三方管理咨询机构对项目的设计、实施提供咨询服务，但设计和实施一般是分离的。而我国很多建设方对管理咨询的作用认识不足，项目的设计和实施一般都是软件商所提供。_即使聘请了咨询机构，对咨询也没有一定的约束。但项目监理则不同，由于项目监理并不象咨询那样随着本阶段的结束而服务结束，所以。为了后面更好的开展监理工作和促进项目的顺利进行监理机构提供的服务更具有可行性。所以，即使对具有管理咨询机构参与的ERP工程，仍需要监理机构从第三方立场出发，对实施过程中出现的偏离加以甄别，提供包含咨询的监理服务。
    具体来说，信息工程监理在这一阶段的任务是：
    a.确保项目得到企业离层领导充分支持。信息工程是“一把手工程”，尤其是ERP项目，它不仅牵涉到企业内部各部门、各子公司、各分厂的产供销、人财物等经营管理的各个方面，甚至还需将供应商、客户、分销商、运输商等外部资源纳人到企业的供需链管理系统中；而且人员几乎涉及到整个企业的人员，所以更需要企业高层的协调、支持。
   b.确保企业对ERP项目有正常的期望。期望直接影响到项目实施的效果，期望过高是项目失败的重要原因。所以，要让企业对ERP有充分的认识不要认为ERP的功能是全面的，实施ERP后是万事大吉了。任何软件都只是辅助的工具。尤其是在进行可行性分析时不仅要分析项目的可行性，也一定注意分析项目的不可性，尽早的发现风险，及时规避。
   c.确保企业能充分分析好自己的业务需求。需求是项目实施的基础，需求不清也是项目失败的重要原因。尤其是ERP项目，项目复杂性大，而实施时间又相对较短，所以，监理本阶段的一项重要任务就是协助企业初步全面的了解自己的需求。
   d.确保企业选择合适的软件及实施厂商。合适的才是最好的，监理一定要协助企业根据自己的实际选择合适的软件。而对子ERP项目，有一个好的实施商对项目成功也至关重要。所以，监理为了保证项目以后顺利的进展，需要协助企业选择合适的软件及实施厂商。
    ERP项目实施过程监理
    ERP实施过程的主要步骤如图2所示。

图2

    项目准备阶段：主要是实施厂商制定详细的实施计划，并根据实施计划进行详细的需求调研、培训等工作，为实施开始做准备。设计蓝图阶段：主要是根据当前的业务需求进行业务流程重组和再造，设计出适合企业的软件流程。实施阶段:就是根据设计的业务蓝图进行系统配置及必要的系统开发和报表的开发。准备上线:即完成上线前的系统rN试、基础数据和主数据准备等工作。切换运行:即根据切换策略完成系统上线并修改遗留问题。


   实施过程的监理的作用主要是通过监督和控制，使实施工作按计划进行并达到预期的目标。具体来说，监理的主要工作如下:
    a.实施计划合理性的审核。计划的不合理导致了项目从一并始就是不可行的而计划不合理的根源在于根本就没有认识到计划的重要性，没有真正的把计划的制定作为一件重要的事情来做。监理在本阶段一开始就要让各方认识到计划的严肃性，以及明确计划变更的复杂的、严肃的流程。同时，一定要注意制定实施计划时对人力资源的需求及实施的整个组织架构，这将关系到计划的可行性。在制定实施计划时，监理可以协助项目组进行风险分析，风险分析应贯穿整个ERP项目中，但此阶段尤为重要；完整全面的风险分析可以使项目提前预知风险并规避风险，使计划顺利执行。其实，拖期对信息化工程的效果非常有影响，尤其是ERP项目，拖期可能直接导致项目的失败。所以，监理本阶段一定要把握好实施汁划的审核。
    b.项目的整体把关。ERP产品一般按照模块来实施，由于ERP产品的逐步成熟，模块内部功能已经比较完善，但是，模块之间的关联存在一定的隐患，加上ERP实施的组织方式一般以模块为分组，更加深了此隐患。所以，监理一定要在实施过程中对项目进行整体把关。如在计划阶段关注整体计划中各模块是否安排合理，是否考虑到了衔接问题；在业务蓝图审核时，着重审核业务流程中模块配合流程的设计，已保证其统一性；在数据要求方面，从整体上统一要求，保证各模块的一致性；在测试阶段，关注测试内部接口之间的集成衔接程度。
    c.关键文档的审核。关键文档如蓝图设计报告、上线切换方案等对项目能否成功影响很大，而对关键文档的审核确认上实施方、企业等各有自己的优缺点，也有一定的片面性。这时，监理就应发挥他的业务经验、管理经验和技术经验，对文档进行审核和建议。例如:可以从如下几个方面重点审核业务蓝图设计报告:与需求的符合性、各模块的配合性、整体的数据一致性、业务流程的整体一致性、对性能的考虑、对接口的考虑等。
    d.测试的监督管理。测试环节也是某些信息工程中经常忽略的。可以说，测试不是万能的，但测试是质量的重要的评价手段。尤其是ERP项目，投资巨大，更应做好测试工作，以免上线后带来损失。ERP一般是成熟软件，但由于实施过程中开发的模块以及报表的开发都要通过编程实现，必然带来很大的质量隐患。所以，监理本阶段要认真审核实施方的测试计划及测试结果，监督错误的更改情况，并协助用户组织好上线前的用户确认测试。
    e.文档变更的控制。文档管理是监理的一项重要工作。在信息化的许多项目中文档一直是被实施方或业主忽略的部分。但文档却是信息化建设的重要成果之一，而且，文档的好坏影响到项目目标的验证以及企业以后的系统维护问题。对文档变更要建立严格的流程，如需求文档、业务设计文档等重要文档变更时都要走标准的变更流程。文档管理和变更流程的建立才能使企业及监理真正把项目控制起来。
    f.培训的效果的评价。对于一般的信息化项目，培训一般都是在项目后期进行的，但对于ERP项目情况却不同。由于ERP项目是实施专家指导用户共同来完成的，也就是说，工程的很大一部分工作是需要用户通过培训来完成的。所以培训的效果直接影响到实施质量，同时，对于ERP项目，不同阶段有不同的培训即使是同一类型的培训，也一般分几次逐步完成。所以，本阶段监理又一项重要的工作是跟踪培训的效果。
   g.上线准备的跟踪。由于ERP项目的特殊性，使它并不像一般的信息化项目，完全上一个新系统。ERP项目_L线时要保证企业的正常运作，所以运行时系统内就有很多基础数据。所以基础数据准备是上线准备的一项重要工作，关系到上线后数据的准确性。所以，监理本阶段要做好上线准备工作的跟踪工作，确保上线的顺利进行。
    ERP项目后期监理
    ERP项目后期的主要工作是指项目实施完成后对整个实施过程进行回顾、分析和评判以及缺陷的修改。ERP项日后期的监理主要侧重于协助用户对整个项目进行评价，并总结经验。主要内容如下:
    a.对项目的总体评价。协助企业对项目进行效益分析和总体评价也是监理的一项重要工作，通过此项工作，可以对ERP项目的效果进行量化分析，分析系统的实施效果，促进ERP项目的有效使用。
    b.总结大型管理系统的实施方法。通过一个ERP项目的实施，监理应在最后阶段协助准备和完善整个项目实施的所有文档资料，总结大型管理系统的实施方法，为企业留下一份宝贵的实施经验。
4 总结
ERP项目首先是一类信息系统项目，但它又有自己鲜明的特点，与其他信息系统项目有很大不同；所以，对ERP项目只有在信息系统项目一般监理的基础上，根据ERP项目的特点进行项目监理，才能真正达到监理的效果。为项目正常实施保驾护航。

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