随着我国国民经济信息化过程的加快，我国在信息化建设方面投入了大量的社会资源，但由于用户自身技术、能力、人员等方面的不足。系统建设过程中又缺乏有效的监督管理机制。致使许多工程项目在质量、进度、投资等方面都无法得到很好的保证和控制。项目中途下马或完工后难以达到预期建设目标的情况屡见不鲜。近年来，随着信息工程监理制度的引入，由用户委托专业的第三方监理机构对工程的全过程进行有效的监督管理，使工程建设全过程处于严格的监控之下。从而有效地降低了建设风险，控制了建设经费。保证了工程进度和质量。
信息系统工程监理概述
信息系统工程是指信息化工程建设中的信息网络系统、信息资源系统、信息应用系统的新建、升级、改造工程。信息系统工程监理，就是本着”服务性、独立性、公正性和科学性”的原则，依照国家有关政策法规，国际、国内行业标准以及信息系统工程建设合同条款的规定，从技术和管理的角度。对工程实施过程进行控制和管理，促使开发进度和质量按计划(合同)如期实现，促进用户与系统集成商的有效沟通。敦促双方履行合约。保护双方的正当权益。确保项目实施的科学、合理和节约。
信息系统工程监理文件编制与档案管理
(一)信息工程监理文件编制、收集存在的问题
信息系统工程监理按工作流程划分为四个阶段：工程招标、工程设计、工程实施、工程验收。每一阶段的监理工作都包含了三控(质量控制、进度控制、成本控制)；两管(合同管理、信息管理)：一协调(业主与集成商的工作协调)。
工程监理文件资料是监理单位在工程项目施工阶段进行三控制、两管理、一协调活动的纪录，它是工程质量的内在反映：是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证：是监理单位的最终产品：是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。本人参与了一些工程的监理、竣工验收和工程监理资料的查阅。发现工程监理资料存在的一些问题。这些问题不解决，监理档案整理就不能规范，并将给今后的系统维护带来困难。监理文件资料编制出现的问题归纳可为以下几个方面：
1、部分内容的不真实、填写不规范：由于个别系统集成商捏造数据，掩盖质量问题，或监理人员不熟悉信息技术、不了解监理规范以及施工规范和质量标准。造成产品性能指标或数据不真实。有时监理人员没有了解具体表格的填写要求，盲目填写。
2、编写不及时：由于总监师对资料编制工作不重视、人员安排不当，检查指导不力，使资料编制工作严重落后于工程进度。在项目验收时突击整理。粗制滥造，漏洞百出。
3、对系统集成商提交的工程技术资料审查不严：由于监理人员工作责任心不强、对系统集成商报来的工程技术资料未严格审核，就盲目予以认可：在审批施工方案时，对不切合实际的施工方案、施工进度、组织措施未能提出改进建议，使施工计划无法落实。
4、收集不全：施工阶段的工程监理资料包括项目合同、设计文件、监理规划及实施细则、技术交底与会审纪要、施工组织计划表、工程开工(复工)审报表及工程暂停令、设备核验资料、工程进度计划、设备、材料、配件的质量证明文件、工程变更资料、隐蔽工程验收资料、工程量清单、工程款支付凭证、监理工程师通知单、监理工作联系单、报验申请表、会议纪要、来往函件、监理日记、监理月报、质量缺陷与事故的处理文件、项目施工阶段质量评估等专题报告、监理工作总结等方面的资料。由于管理、制度、责任及人员等原因，经常发生资料收集的疏漏，直接影响了资料的完整性。
信息工程监理文件编制问题解决办法
为了进一步加强监理工作管理，规范和统一资料的编制工作，确保工程的顺利验收，为用户提供符合要求的施工监理资料。就应采取以下措施。对资料中存在的各种问题进行有效的预防。
1、强化对工程施工监理资料的监控，始终把它作为保证工作质量的一项重要工作抓紧抓好。在编制监理工作计划时，对于监理资料的编制做出具体安排和部署，有计划、有步骤地克服资料中存在的各类问题，使资料编制工作不断规范化。
2、及时收集，力求齐全。由于工程监理资料原始数据来源于各协作方，数据分散、信息量大，除了需要监理方的监理工程师、总监、公司管理人员的密切配合外，还需要建设方和系统集成商的相关部门协调配合。
必须要求系统集成商与工程进度同步提交施工技术资料。同时加强内部管理工作，要求各专业监理工程师及时收集资料，作好记录，认真填写各种表格，使工程施工技术资料和监理资料都处于受控状态。
3、在资料编制中应做到：
(1)随时掌握设备、材料进场情况和工程进度。利用设备、材料进场初验时机收集资料。对已收到的文件、资料要做好纪录，妥善保管。
(2)仔细核查，不留隐患。核查主要设备、材料的资料内容是否齐全。是否符合合同要求。对检查中发现的问题应按规定的程序正确处理。特别要注意将设计、施工、监理单位等三方共同研究的处理方案，施工单位的处理纪录。权威性部门的检测报告等归入编制资料中。
信息工程监理档案资料分类办法
监理档案是建设项目档案的重要组成部分，是业主所委托的监理单位在实施项目建设管理过程中的文字记载。监理档案反映了施工过程中的控制、管理和协调的全过程。监理档案管理是项目监理工作的重要任务之一，存在于施工、验收各个阶段，是与工程同步进行的，也是考核监理工作的重要依据。因此，规范信息系统工程监理的档案管理为项目建设提供质量保证至关重要。
要按照国家及有关部门规定。结合本单位实际，编制本企业监理档案资料编制实施细则。在细则中明确各分项目的编制办法，各类资料的具体要求及编制人员的职责，使规定具体化、资料编写标准化。资料分类及编制工程竣工后，监理资料应分类组卷。监理资料按监理规范要求分为下列几大类：
1、合同文件类。包括各种协议文件、招标投标文件、合同文件等。
2、设计文件类。包括设计单位编制的可行性研究、初步设计、技术设计等设计文件、图纸，以及设计变更通知单、工程竣工后的设计文件和图纸。
3、施工文件类。包括系统集成商编制的施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施。
4、业主指示类。包括来自业主单位的指令、文件、信息及上级机关、主管部门的规定、批示、决定、指示及审查意见等。
5、施工管理及监理类。①工程开工令、停工令、返工令、工程大事记；②质量检查记录及检查报告、质量鉴定书：③设备安装记录及其质量检查评定材料；④隐蔽工程记录：⑤现场监理日记、监理旬报、月报、季报、总结；⑥各种验收文件；⑦竣工验收和交付使用文件等。
6、规程规范设备仪器类。①技术规程、规范、准则及说明文件：②计算、网络及其他设备的随机系统软件、源程序、使用说明书、图纸、图片及随机资料；③出厂检验合格证、装箱单、开箱记录和备品备件清单：④设备仪器安装、调试、测试数据、性能鉴定和验收报告等。⑤设备订货清单、概要和预算。
7、其他。①围绕项目建设所形成的有关声像材料：②其他有价值的技术文件材料。
信息工程监理档案资料信息化管理
开发信息工程监理资料信息收集、储存、加工处理、分析和档案管理的应用软件、实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的数字化和网络化。建立一套科学的电子档案业务管理工作流程、方法及原则，以提高管理效率，规范管理手段。使信息工程监理档案管理的科学化、便捷性及准确性。
信息系统工程监理档案管理制度建设
(一)信息系统工程监理档案管理原则
信息工程监理是新兴的行业。目前信息工程监理的法律法规尚未健全，但有关国际、国家和行业标准和规范为监理单位提供了监理依据。监理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依据是档案资料，控制成果的反映也是档案资料。因此，监理业务档案是监理单位实施工程建设监理的真实写照。又是监督系统集成商按项目施工合同要求，控制施工的质量、投资、进度的实际记录。在其具体管理中应当遵循以下原则：
1、真实可靠性原则
监理人员对自己所形成的档案文件的真实性、准确性和完整性负责。如实填写监理日记，审核集成商报送的监理报表的真实性、准确性、完整性。
2、及时有效性原则
监理业务档案应当随着工程的进展同步形成、并及时整理，监理人员在办理签证、见证、验收等监理业务的同时，按照”形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成监理文件、档案资料。
3、分工负责的原则
工程建设监理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，不仅需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度，更需要包括项目总监、各专业监理工程师、监理员、专职档案资料员在内的各级监理人员树立档案意识，规范档案管理，自觉遵守建设工程监理档案的管理原则，履行各自档案管理职责，从而提高建设项目档案管理水平。
(二)信息系统工程监理档案管理制度建设
监理档案管理工作是监理工作的重要内容，因此必须建立科学、规范的监理档案管理制度。
1、总监理工程师负责制原则
总监理工程师对监理业务档案的真实性、准确性、完整性、系统性负首要责任。其职责是。指定专人负责档案资料的具体管理并对归档档案资料的真实性、有效性负责；制定编制监理规划，明确规定监理档案资料的内容、要求、归档及移交时间：督促检查系统集成商整理工程档案；工程竣工后，按照档案管理的有关标准、规范的规定。向建设单位和本单位档案机构移交监理档案资料。
2、规范和统一资料的编写工作
建立并不断完善《信息系统工程监理规范手册》，并组织监理人员学习，熟练掌握资料的编写标准。明确档案管理的要求。制定标准化档案管理办法，使监理档案管理工作既有指导方法。又有检查标准，保证监理档案的质量。
3、设立监理档案专职管理人员
档案管理人员必须同时具备综合信息管理、文档管理、合同管理的能力，因此必须由具有一定档案管理知识、懂得一般的监理业务、能够熟练操作计算机、对信息系统工程技术有所了解并具备一定的工作协调能力的人员担任档案管理工作。
4、建立核查机制
建立监理工程师编制、总监师检查、公司审核三级核查制，严把监理档案质量。并由公司领导、档案员、项目总监组成的考评小组，每月对各项目组、各项工程施工过程中的监理文件编制情况进行全面考评，发现问题随时纠正。并给予指导性的帮助，通过考评促进了监理档案管理的规范化。
5、制定文件编制和档案管理标准
制定严格的文件、档案的编制和管理标准。如对监理日记。要求记录人员认真记录当日施工内容、工序进度、质量问题、发生过的事件以及处理过程、处理结果，做到收集及时，编制系统全面，完整真实。管理分类有序。
6、注重监理档案信息资源的综合利用
信息工程监理档案作为监理活动的记录，凝结了员工在从事监理工作过程中获得的知识、体会、经验和数训。是企业最主要的显性知识，因此它是企业最重要的知识资源。它的开发和利用是档案信息化的核心任务，开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。因此，要以知识管理思想指导企业档案信息化工作。按照档案信息产业化、规模化、集约化的发展思路，利用Intemet网进行营销运作，使福建省计算中心档案信息资源融入社会综合信息资源库，为社会提供系统的、综合的、集成的信息服务。支持用户对各种档案信息的有效访问、检索和查询，实现信息资源共享。
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本文标题：信息系统工程监理档案管理规范研究
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