1 问题提出
近年来,随着我国政府和企业信息化建设的深入推进,信息化工程监理作为一个新兴的行业应运而生,并如雨后春笋般地迅速发展。
在信息化工程监理项目越来越多的情况下,为提高工作效率,信息化工程监理行业自然而然地萌生了利用计算机和网络来开展项目监理工作的需求。但是,现有的其他行业监理软件均是以文档管理为核心,不能在网络环境下以流程为纽带有序地组织有关各方协同办公。于是这样的呼声日益高涨:信息工程监理行业需要有适合自己工作特点的行业软件系统。
信息工程监理公共服务平台(以下简称服务平台)是面向方兴未艾的信息化建设浪潮,为推动信息工程监理行业的发展,按照《信息化工程监理规范(GB-T 19668_1-2005)》等国家有关信息工程监理规范的要求,基于现代信息技术手段而创建的。是一个功能齐全、体系完备、安全高效的公共服务系统。
服务平台以监理项目管理为核心,以流程为纽带,为信息工程建设有关各方提供一个安全、便利的网络协同办公环境。
服务平台同时提供综合信息服务、整合专家资源开通专家咨询热线、整合地区专业检测资源提供相关检测服务以及有关技术规范(标准)与政策法规查询与下载等配套服务。
为加强信息工程监理业的行业管理,服务平台还应为信息工程监理协会提供各项管理功能。
服务平台的核心内容是监理项目管理、服务平台的关键技术与创新点是工作流程管理与信息安全、服务平台的运行机制是共享共建。
服务平台应该体现以下综合效益:
第一、规范信息工程建设项目的监理行为;
第二、便利业主、监理单位和承建单位等三方的协同工作,提高工作效率;
第三、加强有关部门对信息工程监理工作的管理。
2 框架构想
根据以上需求,设计如下的平台框架各个模块内容规划如下：
图1.信息工程监理公共服务平台框架示意图
2.1 综合信息服务
(1)信息工程建设项目信息
提供潜在的、在建的和已建的信息工程项目动态信息。潜在项目―土建已开工,信息工程建设内容暂未公示的新建大楼或已经公示项目规划,但暂未启动者。提供业主、主管部门、项目概况;
在建项目―已开始招标或已开工的项目。提供业主、项目内容、投资规模,招、投标信息、中标施工单位、监理单位(总监理工程师)信息;
已建项目―已经按照信息工程监理规范实施监理并已竣工项目。提供业主、项目内容、投资规模,施工单位、监理单位(总监理工程师)和工程质量评估(项目获奖)信息。
(2)信息工程监理单位信息提供全国或本地有资质的信息工程监理单位名单、重点介绍部分单位的概况、实力与业绩(含图片与视频)。
(3)信息工程监理工程师信息提供全国或本地有资质的信息工程监理工程师名单、重点介绍其中部分人的履历、业绩与论文。提供有关监理工程师培训信息与资料。
(4)信息化技术产品信息提供相关的信息化技术产品名称、品牌、规格型号、产地与报价。
(5)信息化产品供应商与系统集成商信息提供已经取得当地政府采购供应商资格的信息化产品供应商与系统集成商名称、基本情况、产品代理资质和工程业绩(含图片与视频)。
(6)信息工程监理项目动态公示各个在建项目的监理月报、年报及其他有必要且有可能公示的内容。如果当地已经成立行业协会,则本栏目作为协会动态,再增加协会通知、活动报道等内容。
2.2 专业技术服务(专家咨询热线)
提供技术专家与监理专家名单(专家库),建立咨询热线,在线或以E-mail方式解答业主或监理单位的疑难问题。或者将疑难问题公示求解,以互动方式开展专业技术服务。
2.3 行业检测服务或仪器设施共用系统
提供本地区专业检测仪器和技术力量信息,便利监理单位检测与控制工程质量,在此基础上逐步整合本地区专业检测仪器和技术力量,提供信息化产品与系统性能检测服务:
根据委托认证后,出具有行政效力的检测报告;
根据委托,提交专业性的分析测试报告;
为用户提供检测需求咨询,促进检测机构之间的技术和服务交流。
2.4 资料检索与查阅服务
信息工程项目设计、施工与验收规范、施工图集和有关政策法规等资料供用户检索查阅或下载。
2.5 行业协会管理
会员申请与注册。
会员服务-为会员提供专业信息服务、专业论坛、专门资料下载、法律援助以及网上缴纳会费等。
监理资质年审-未来监理资质的年审很可能委托协会承担,或者协会的载体就是承担监理资质认证的单位。如果所有的监理项目都利用这个平台来进行管理,则监理资质的年审是非常容易实现网上办公的。
协会通知。
2.6 监理项目管理
这是服务平台的核心内容,将在后文详细论述。
2.7 用户管理
这是服务平台运行的必要部分,也将在后文详细论述。
2.8 平台门户网站
这是服务平台的入口,是服务平台的的信息集散地和对外服务的窗口。用户可以通过这个窗口获得本平台的服务或参与、开展服务。要栏目包括信息发布和管理、资料下载、电子论坛和在建项目信息。
3 角色研究(用户管理设计)
3.1 用户类型及角色功能设定按照监理项目管理的权限,服务平台用户应分为“过路游客”和“授权用户”。过路游客可以享受综合信息、查阅资料等其他服务,不能参与监理项目管理。根据《监理规范》的规定并结合笔者从事信息工程监理的实践经验,将“授权用户”划分为三类单位、10种角色,各角色功能(操作权限)设定如下:
(1)监理单位
A.法人代表
B.单位领导
C.总监理工程师
D.总监理工程师代表
E.专业监理工程师
F.监理员
(2)业主单位(建设单位)
G.单位领导
H.业主代表
(3)承建单位(施工单位)
I.单位领导。
J.单位代表(项目经理)
3.2 各类角色的产生及参与监理项目管理的逻辑规定
第1步、首先是监理单位需要作为企业用户进行注册。单位注册后,系统给出单位法人代表和一般领导的用户名和初始密码,但这些用户名必需通过认证才能取得操作权限。监理单位认证由平台管理员根据规定的平台使用费用和实际缴费情况进行。这个步骤产生角色A和B(角色定义和操作权限见3.1);
第2步、其次是监理单位的员工需要作为普通员工进行注册,其用户名(昵称)和密码则在注册时自己设定。员工注册时需要选择所属单位,注册后要通过该单位法人代表审核才能进入该企业职工名单。但进入员工名单还不等于取得项目操作权限,还必须进入某个监理项目的监理机构并被安排为某个角色后,才能取得该项目的操作权限。当然,自己没有进行注册的员工,也可以被单位法人代表直接添加到员工名册中,此时其用户名和初始密码则由系统随机生成;
第3步、至此,获得使用权的监理单位法人代表可以登陆创建监理项目。创建项目过程中必须从员工名单中选择一人担任总监理工程师,项目创建完毕后系统给出业主单位代表和领导的用户名和密码。这个步骤产生角色C、G和H ;
第4步、总监理工程师获得任命后,可以登录进行该项目的管理工作。当然首先需要创建监理机构。即从员工名单中选择适当人选分派为总监代表、专业监理工程师或监理员,并给各人分配具体的专业内容。这个步骤产生角色D、E和F。当然,不是每个项目都需要这三种角色的,应根据具体情况设定。其次,总监要添加该项目的承建单位。多数项目只有一个承建单位,但也有可能是多个承建单位。创建之后,系统给出每个承建单位现场代表与一般领导的用户名和初始密码。这个步骤产生角色I和J。至此,参与该项目的10种角色都已产生;
第5步、各个角色根据工作的需要登录并开展该项目的管理工作,创建事务或处理事务。需要说明的是:除了自己注册的监理单位员工之外,其余角色在获得用户名和初始密码之后,应该登录补充或修改自己的个人资料(包括登录密码)。
4 项目管理研究
4.1 监理项目
(1)监理项目类别
按照信息产业部的规划,信息工程建设项目分为通用布缆系统工程、电子设备机房系统工程、计算机网络系统工程和软件工程等几个类别。根据笔者的实践经验,其中前三类基本属于硬件范畴,其施工步骤、环境与监理要点、流程有共性,而有别于第四类软件工程的监理。同时,目前已出台的《监理规范》中的内容也主要是针对硬件项目的监理,据悉专门适用于软件工程监理的国家标准正在起草过程中。
(2)监理项目要素设定
从监理的角度看,监理项目包含如下要素:
项目建设内容、投资规模
参与项目建设的主体:建设单位、承建单位和监理单位名称(含总监理工程师姓名)
建设周期:开始与结束时间
监理收入:监理费的合同金额与实现金额
此外还可将监理项目获奖情况纳入要素以反映项目建设的质量。
服务平台应该建立数据库记录以上项目要素,便于管理与查询。同时,这些数据也是展示监理单位风采的内容和进行年检的依据。
(3)项目的生命周期规定
服务平台的核心功能是监理项目管理,而监理项目管理必然要以项目为核心。制定这样的原则:创建项目之后才可以展开所有的事务管理,如果没有与具体项目挂钩,即使是授权用户,登录后也无法进入其工作界面,或是进行任何操作。
每个监理项目都应有生命周期,监理项目有创建就有终止。
监理项目终止有两种情况:正常终止与非正常终止。
4.2 事务与流程
(1)基本概念
所谓监理项目管理,就是在项目创建之后各种角色按照规则协同工作,处理各种事务,直至项目终结。在本服务平台上称之为事务者需要符合以下特定条件:
该工作已纳入《信息化工程监理规范》所界定的范畴
该工作只能由特定的角色创建和参与处理
该工作有规范的处理流程
该工作处理过程与处理结果将形成固定格式的文档按照这些条件,笔者根据《监理规范》的规定和有关文档格式为服务平台定义了19种事务。
事务是发动机,有了事务(或创建了事务)就启动了特定流程。流程是纽带,各个角色被流程牵动参与事务处理。事务与流程一一对应,19种事务就是19个流程。设定:每个事务都有生命周期,需要某个角色创建,创建之后启动特定的处理流程,而流程牵动指定的角色按顺序进行处理,最后由流程终点的角色终结这个事务。终结之后,所有处理过程与结果形成规定格式的文档存档。
(2)分类与创建权限
根据《监理规范》的规定,19种事务中每个事务对于创建者的角色都有要求,具体要求如下:
①承建单位代表有权创建以下事务:
方案/计划报审 分包单位资格审查申请 开工申请 复工申请 付款申请 工程阶段性测试验收报审 工程 阶段施工申请
②总监理工程师有权创建以下事务:
工程款支付意见 复工令 开工令 停工令 监理报告
③专业监理工程师有权创建以下事务: 监理日志 监理通知单
④除角色A、B、G、I外其他角色有权创建以下事务: 会议纪要 工程备忘录 费用索赔申请 工程延期申请 工程变更单
4.3 文档
(1)基本概念
文档是工程信息的记载,工程文档管理就是工程信息管理。
工程中的事务处理都要按照特定的业务流程进行,业务流程中各步骤的处理情况必定要记载下来,于是就形成文档。
文档有主从关系,主文档和流程也是一一对应的。各种文档相互之间有连带关系或因果关系。
(2)文档种类与式样设定
文档有一定的规范式样,《监理规范》中共给出了17种规范文档的摸板,在监理工作中还会产生《监理月报》、《工作阶段报告》、《专题报告》和《监理工作总结》等其它文档。
5 服务平台建设与运行模式分析
5 服务平台建设与运行模式分析
5.1 服务平台软件版本及其特点
服务平台软件应有两种版本:专用版和公共版。专用版只含监理项目管理等核心功能。所谓专用是指一家监理公司专用,它可以在某个局域网上运行,也可以在互联网上运行。其主要特点是在同一个监理单位的基础上,以信息工程项目为主线构造多方协同工作的网络环境,就某项目而言,除了1个监理单位之外,还有1个业主和N个承建单位,简称1+(1+N)。该监理单位承担的其它工程项目,除监理单位相同外,业主和承建单位均不同,将是另外一个(1+N)。不同项目的参与者(包括监理单位的职工)都只能进行该项目的操作和查看该项目的文档。N个项目,是N*(1+N)。所以,用1+N*(1+N)来描述专用版的特点。
5.2 服务平台建设模式与运行机制探讨
在平台的建设上,目前有四种比较常见的建设模式,分别是政府支撑模式、产业园模式、共享共建模式和企业自建模式。
笔者认为,本服务平台的建设不可能一步到位,也不可能选择单一的建设模式。
服务平台起步初期,首先建设主要的功能模块,实现用户管理和监理项目管理等主要功能。以后再逐步完善综合信息服务、资料查询、技术服务热线、行业检测服务和协会管理等其他的功能。
一项新的公共产品都有一个由政府主导提供,并逐步向社会化、市场化过渡的过程。本服务平台建设的初创阶段包括平台软件开发和门户网站的开通必需要由政府主导和牵头,做好一些前期的建设工作,这时候的运作模式是政府支撑模式。
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本文标题：信息工程监理公共服务平台研究
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