企业财务系统管理软件，其涉及的范围往往只有财务一个部门。可是王晓知道，财务部门是所有业务的终结点。财务软件需要用到其他部门的数据，而财务软件中的有些数据也需要共享给其他部门使用中小企业财务管理软件，其涉及的范围往往只有财务一个部门。可是王晓知道，财务部门是所有业务的终结点。财务软件需要用到其他部门的数据，而财务软件中的有些数据也需要共享给其他部门使用。因此如何提数据的共享程度，也是财务管理软件选型的考察要点之一。不过王晓对这方面还比较陌生，到底哪些数据需要共享，该通过什么手段来共享，他没有直观的印象。为此，跟这方面的专家倪建峰探讨之后，王晓得到下面四个建议。
建议一：先确定共享的内容
由于财务软件中的数据比较机密，所以不是所有数据都可以共享的。因此需要首先确认哪些数据需要、允许共享，以及共享的对象是谁。如：在财务系统中有帐龄分析表、应收帐款余额表等等。这些报表。可能销售经理或者销售人员也需要察看。有些企业是财务人员每个星期或者每天把报表导出来，然后发给相关的人员。这无疑增加了财务人员额外的工作量，而且及时性也会有问题。如果能够把这些有用的信息共享出来供相关人员实时查询，就可以大大提高系统效率。
所以建峰提议IT主管首先要确认需要共享的内容。根据自己的工作经验，建峰认为财务系统中往往有如下数据需要共享：一是前面谈到的应收帐款余额表，可能财务总监、销售经理或者销售人员都需要访问。二是财务系统中的计件工资等信息，生产部门、人事部门都需要查询。三是应付帐款余额表与到期应付帐款数目，供应商有时候会询问采购员这方面的信息。如果不共享这个数据，那么采购员每次还要再去问财务人员，那就要多转几个弯了。另外，企业可能还有一个付款计划表，这也是采购人员所需要的。四是部门费用统计表。有些企业采取了部门费用预算制度，来控制部门的开销、节省办公费用。此时系统中的部门费用统计表也要能够让各个部门及时查询到，以利于他们安排开支，等等。
所以要提高财务软件数据的共享，IT主管首先要做的就是跟各个部门协商，确定需要共享的内容。在其他部门人员不知道哪些数据需要共享的时候，可以根据前面的内容，给其他部门一些数据共享的建议。
建议二：确定数据访问的权限
以上这些数据并不是每个部门都同时拥有共享的权限。出于数据安全的考虑，有些数据共享只能够保留在某个部门的级别，甚至只有个别用户才能够访问。如上面讲到的应收帐款余额，可能只有销售经理或者销售人员才能够访问，而其他人，如采购人员等等，无法访问这个应收帐款的信息。有些企业可能控制得更严格，每个销售人员只能查询自己所负责的客户的应收帐款信息。当然，有些数据可能是全公司都是公开的，如部门费用预算报表等等。
所以虽然有很多数据需要共享，但是他们共享的程度不同。因此IT主管确认了需要共享的内容之后，还需要同时确认这些共享数据访问的权限。通过权限访问的控制，可以保障这些共享数据的安全性。
在确定共享数据访问权限的时候，建峰提出，要先定义访问的角色级别。如公司全部人员共享、部门级别共享、部门经理独享、经理层共享、高层管理者共享等等级别。然后根据这个级别再去对应特定的共享文件。如果让用户一一去指定访问者，后续的权限控制就太复杂了。通过组或者角色的思路控制文件访问权限，无论是实现起来还是后续维护都会非常方便。
建议三：选择数据共享的实现方式
以上两个工作，需要在软件选型之前先搞定。然后就需要考虑该采用什么方式来实现这个数据的共享呢。通常情况下，有两种方式。一是通过财务软件客户端的方式。即在每个需要访问财务软件数据的员工那边，安装财务软件的客户端。让他们可以通过客户端直接访问数据库中存储的数据。二是通过Excel等辅助工具。Excel等办公软件可以直接连接到数据库中读取数据。管理员可以根据需要设置一定的格式，让Excel等办公软件绕过财务软件客户端来查询相关的数据。
无论采用那种方式，各有优缺点。有些财务软件可能有客户端使用量的限制，即按照用户来收费。此时如果只给一些查询的用户配置财务软件客户端的话，感觉上就有点浪费。当然，采用软件客户端来进行数据共享，在数据访问控制上会更胜一筹。
因此建峰指出，如果企业觉得有数据共享的必要，软件选型时就需要考虑软件的客户端是否有使用人数的限制。如果共享的用户比较多，最好选择那些不按人数来收费的软件。如果需要共享数据的人数少、共享需求单一，那用Excel最合算，而且操作也简单。
建议四：判断权限控制是否完善
当财务软件只归财务一个部门使用的时候，即使数据查询权限不怎么完善也可以大致将就。例如：每个财务人员可以查询财务系统中的所有数据，这也是可行的。但是，如果财务管理软件向非财务人员公开，就一定需要有权限控制方案。
因此如果企业有共享财务管理软件中数据的需求，IT主管选型时必须要考察财务管理软件中的权限控制。具体来说，要注意如下几方面内容。
一是能否按组或者按角色对用户进行授权，而不是直接对用户进行授权。如果企业的员工比较多，有几十个甚至上百个员工需要访问财务管理软件中的数据，那么系统管理员维护这个权限的工作量将会变得很大。而通过组或者角色进行授权，则即可以保障数据的安全性，同时维护的工作量也不会很大。
二是对数据的只读限制。通常情况下，财务软件中数据的修改只能有财务人员完成，而其他部门的用户只有查询数据的权限，无法对这些数据进行任何的更改。即使其他人员发现数据有错误，也不能够擅自更改，必须通知财务人员进行更改。为此系统中最好有现成的角色，如用户查询角色。如果把用户加入到这角色中，则用户只具有数据查询的权限。这就方便了权限的设置。
三是对权限的控制最好能够细化到字段。如在财务系统中，能否反映出一个月的出货金额。作为销售人员，他们可能需要了解每个产品的具体出货金额，即产品的单个售价情况。而作为仓库部门，他们则不能够知道产品的售价，他们只需要关注当月产品总的出货金额即可。
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本文标题：ERP财务系统管理选型之数据共享
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