ERP实施中的数据规划和整理

0 引言

    用IT技术和先进的管理思想改造企业，是当前提高企业竞争力的关键。ERP是20世纪90年代出现的一种先进的管理理念和管理技术。ERP将企业资源进行整合管理，对企业流程进行重组，提高企业的管理水平。但是企业实施ERP成功的不多，据有关调查报告显示，国内企业成功实施ERP的不足三分之一。造成这种局面有多种原因，其中企业基础管理工作不到位，ERP实施方和客户在基础数据上协作失败，导致后续工作无法开展，系统瘫痪，是一个重要的原因。笔者参加了大型ERP项目——武汉船用机械厂WMMS项目的实施工作，该项目取得了良好的实施效果。本文从基础数据规划和整理的角度出发，研究ERP的实施问题

1 基础数据整理规划

    企业实施ERP“三分技术，七分管理，十二分数据”。ERP系统是一个严密的管理系统，系统性能，以及数据处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据完整和准确为基础的。基础数据对系统至关重要，它是ERP各模块运行的基础，系统的大多数业务处理都依赖于它们，如果这些基础数据残缺不全或不规范，系统的运行将寸步难行。

    然而，国内企业多年来实行的是较为粗放的生产管理方式，企业基础管理工作落后，其基础数据有如下特点：数据不完整，不准确，对于许多关键的数据企业没有完整的记录。比如，各零部件的制造提前期、采购提前期没有一个准确的数据，尤其是采购提前期没有历史记录资料，也没有制造经济批量和采购经济批量的概念。很多零部件的工艺标准、成本标准、损耗标准均制定于七十年代，早已不能适应现在的市场情况；数据冗余大，各部门数据之间没有共享性，同一数据在各个部门的属性不一致，统一起来难度很大。

    因此，ERP实施的基础数据工作数据量大，涉及面又广，覆盖了企业大多数生产经营要素如产品结构、工艺、工装、定额、各种物料、设备、质量、财务、工作中心、人员、供应商、客户等；涉及到企业生产、财务、采购、技术等各个部门；基础数据格式不一，有文本格式，数字格式，图形格式，甚至还有多媒体数据，各个数据类型在属性上也有不同程度的差异。数据整理要满足ERP 系统的格式要求，确保其正确性、完整性和规范化。所以，基础数据需要ERP 实施方和企业客户方投入大量的资源（人、财、物、时间、精力），做好数据规划和整理工作，同时建立健全相关数据管理制度，从管理、制度、技术、组织上对基础数据的科学性和长期性予以保证。

    1.1 成立ERP实施项目数据规划小组，规划企业工程数据

    ERP实施方与客户联合成立ERP 项目实施数据规划小组，从组织上保证数据规划工作的进行。该组织主要由企业ERP 职能部门业务人员组成，吸收各个相关部门参加，处于ERP 项目实施负责人直接领导之下，在系统实施方协助下开展工作。数据小组的主要职责是负责ERP 系统编码体系的建立与维护，整理、规范企业工程数据，保证基础数据的规范性和准确性。实施方要针对企业的特殊情况，建立完善企业工程数据库，协助企业组织、录入、维护数据，并协助企业制定一套完整的数据管理制度。建立完整的基础数据规范和业务管理规则是实施ERP 的重要保证。

图1 ERP实施项目数据规划小组结构图

    工程数据库是企业基础数据的主要组成部分，需要统一规范大量的数据，主要涉及到的有：①物料清单（BOM）；②材料定额数据库；③ 物料（供应）库数据库；④工艺路线定义数据库；⑤ 工序定义数据库；⑥加工中心定义数据库；⑦ 工时定额数据库；⑧计划数据库（生产计划、供应计划、加工计划、采购计划、车间作业计划、工序计划）；⑨各类统一编码数据字典（客户数据、供应商数据、人力资源数据等等）。

    工程数据库的建立是ERP 正常运行的必要信息环境，必须做到以下工作：

    ①对各个数据必须制订符合ERP 需要的规范化标准；

    ②对各数据按照规范化标准进行整理、加工；

    ③开发专用工具，对数据进行处理并输入到计算机上的数据库中；

    ④开发专用工具以对数据的合法性、正确性进行检验；

    ⑤开发专用数据维护工具，对数据进行更改、删除、备份等。

    建立工程数据库，可以从选择一个成熟产品入手，然后根据实际操作的经验予以推广，并制订详细的工作计划，逐步建立企业标准的工程数据库。工程数据库建好以后，还需随着产品的改型而变化，同时要及时将新产品导入工程数据库中。

    1.2 建立一套科学的编码体系

    建立编码体系的工作由数据小组中标准化部门牵头，联合技术设计部门、生产计划部门、物资采购部门等业务部门制订符合企业要求的编码体系。编码体系的建立应该遵循以下设计原则：

    ①信息分类编码体现科学化、标准化、规范化、合理化；

    ②参照国家标准中有关分类标准体系；

    ③参照企业原有编码体系，尽量考虑企业的习惯。这样便于企业生产活动的延续性，也有利于数据的整理工作；

    ④保证编码的唯一性、可扩展性和方便性。

    物料的编码是编码体系中最为重要也最为复杂的，它是工程数据库建立的基础，要保证物料数据的统一维护、集中管理。要确定物料的编码方案，必须首先确定物料的分类。物料一般分为自制件和采购件。采购件的分类可参照国家制订的有关分类标准，具体编码可采用树式结构或混合式结构，混合式结构优点是编码长度一致，便于扩展。它一般由大中小类+顺序号组成，如某种规格的大型型钢的物料编码为A0101-00007，其中A01类为型钢，A0101为大型型钢。自制件一般有图纸和加工工艺，可采取与采购件不同的编码方式。由于自制件的图号具有唯一性，为方便生产，可带入部分图号的属性，然后加上顺序号。物料编号的功能就是唯一识别这个物料，而不是描述该物料的任何属性，物料属性作为重要信息会与物料编码相对应，即物料编码会跟随着其对应的名称、规格、材料、图号等，因此物料编码不需要包含太多的属性信息。数据编码中一般使用的字符为A-Z、0-9和连接符（-）。

    编码体系建立后，必须进行严格测试才能定版：首先建立测试规则，明确测试程序和测试人员。选用具有代表性和广泛性的数据，例如把历史数据从老系统中导入新系统中，或者录入部分数据，对编码体系进行试用，试用过程中检验编码体系的完整性和可扩充性，重点考察编码体系设计的当前极限容量和未来可能容量之间的关系，修改直到适用为止。编码体系建立后，由各部门认可后，经企业负责人批准即可作为企业标准进行推广应用。

2 基础数据整理实施

    ERP项目实施在建立完善工程数据库和科学的编码体系，完成基础数据规划工作后，便进入了基础数据的整理阶段，该阶段任务包括整理录入基础数据和工程数据导入ERP系统。

    2.1 整理录入初始化基础数据

    基础数据的整理初始化是ERP实施的重要环节，初始化数据包括系统参数、静态数据和期初数据。系统参数和静态数据根据不同的软件，其格式和内容有较大的差异，一般包括：物料数据、供应商,客户数据、计量单位及转换信息、会计科目表、会计期及制造期、物料成本及价格数据、各种处理代码等等。期初数据主要包括：库存结存、车间在制品、科目余额、应收余额、应付余额、未发货的销售订单、未到货的采购单等。数据初始化要注意：①系统参数由核心成员负责，对其进行设置的时候，应该先形成文档，经审核后再输入到系统中，每次修改时注意关联影响并做好更改记录；②静态数据的完整性由于企业管理方式以及管理水平的不同而存在着较大的差异，对于静态数据不完整的企业，必须规定格式进行收集，对于已有静态数据的企业须按照ERP软件的要求在系统实施方的指导下重新整理；③期初数据处理时要考虑期初数据的截数点和时间差，如应收、应付的结账日期可能与库存的结账日期有差异；④数据初始化过程中，必须安排好工作进度，特别是期初数据的归集录入工作，防止拖拉，影响系统实施总体进度。

    物料数据的整理是整理工程数据的前提，包括给企业范围内的原材料、外购件、毛坯、零件、部件、产品等所有物料编码，以及将编码录入计算机。同时，将物料的各种属性一并录入，该项工作一般安排在采供部门进行。物料数据整理时，要重视BOM表的结构和数据准确，不能认为BOM表的对错是技术部门的事情，企业的制造、成本、采购、销售都离不开BOM。对物料数据的整理应做到既能为各使用部门提供相应的管理信息，同时又不造成数据的冗余。物料体系的建立成为全厂所有部门物料信息共享的标准。

    物料数据信息的维护可以分配给不同组织结构单元，例如：将产品的一般信息，如产品编码，产品的多语言描述等信息，维护在整个企业范围内，保证在该范围内的唯一性；将物料的MRP与采购信息维护在部门一层，以保证不同部门之间对数据处理的不同特性要求；将物料的销售信息维护在销售范围中，以体现不同销售范围对销售策略的不同要求等。客户和供应商数据整理要实现对客户,供应商的唯一性管理，为后期的业务统计与财务分析提供真实准确的数据基础，并为在流程规范中实施信用管理作好准备。

    接下来进行工程数据的整理，这项工作通常在设计技术部门进行，其主要内容包括：将已完成设计任务的产品重新归整一遍；将设计图中涉及的原材料、外购件、毛坯、零件、部件、产品、设备等均对应到已整理好的物料，即给出相应的编码，对应不上的可以新编物料号，然后再作对应。这样，设计图上引用的物料都有了编号。

    由此可见，编码体系在工程数据整理前的数据规划阶段必须深入到技术设计部门，一方面，设计图纸引用的物料应有编码，便于通过接口程序导入ERP系统，另一方面，进行产品设计时可通过ERP系统的相关查询工具，直接查询并引用ERP系统中的物料编码。

    工程数据的整理录入要求完整，即输入一个产品，则与此产品对应的产品结构、工艺路线、消耗定额、工时定额、定额成本等都应输入，否则数据残缺不全，没有使用价值。值得注意的是，工程数据的整理离不开设计技术人员的直接参与，只有他们才能确认涉及的物料究竟该对应哪个标准物料，才能保证最终的结果达到理想的准确率。

    2.2 工程数据导入ERP系统

图2 PDM与ERP的集成

    先将所有产品设计和工艺设计应用系统集成到一个PDM 中，使数据资源更加透明地存放，通过提高数据质量而使数据资源的检索更加便捷，然后在PDM和ERP 之间进行接口设计，将用于进行产品数据管理的技术信息系统与用于进行企业资源计划管理的管理信息系统集成在一起，使工艺信息能通过规范的方式转换为制造信息，从而直接指导生产和采购。PDM和ERP 信息转换流程如图2所示：层，利用统一的用户界面，对数据和过程进行管理，并对所有用户的数据存取进行控制，在产品设计和工艺设计过程中，步骤均按标准化进行处理，PDM利用ERP 中的物料编码、设备编码、工具代码等信息，这样，才能使源头数据在后续具有充分的可利用性。接口层含有工程配置处理过程，将工艺信息转换为工程制造信息，要求从PDM来的数据以及ERP运行数据要规范。相对于工艺信息而言，制造信息的组织更针对具体的工程项目。

    在ERP层，利用工程制造信息，去生成加工作业计划和物料采购计划的原型，通过任务分解，加入计划期，就可直接作为执行层运作的依据。

3 基础数据规划和整理结果的评估以及数据规范和管理制度建设

    基础数据规划整理完毕后，即开始进行ERP各个模块的配置。如果基础数据工作做得不好，ERP系统就进行不下去。基础数据做的好，系统就可以继续顺利实施，所以，要对数据规划和整理结果进行评估，系统实施方要协助企业制定一套完整的数据管理制度，包括基础数据和业务管理规则，工程数据库的管理与维护制度等。

    一些通用的数据，如物料编码系统、仓库库位、供应商及客户等等，这些工作需要企业内部首先建立一个登录的规则，然后才可以建立数据。比如，增加一个新的物料或物料单，必须由生产技术部填写业务联络书，才可以由相关职能部门录入。增加一个客户，必须由销售人员填写新客户登记表，将各相关信息填入由相关职能部门录入。零件报废必须填写报废单才可以作库存调整等等。只有建立好完整的基础数据和业务管理规则，才能保证ERP能够有效地实施。

    企业要将数据管理制度纳入企业的管理体制中，定岗定则，配备高素质队伍，使企业数据始终保持良好的准确性，持续支持ERP在企业的良好运行。

4 结论

    ERP是提高企业竞争力的重要手段，基础数据对ERP的实施起着举足轻重的作用。精心做好基础数据的规划和整理工作，建立完整的工程数据库和科学的编码体系，细心整理录入数据，并且建立相应的数据管理制度，将极大提高ERP在企业实施的成功率。
 

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