2BizBox免费ERP公开发布已经3个多月了。从始发版v3.0到前阵子大家期盼已久的v3.1中文版，大家已经逐渐开始了解2BizBox软件的功能和模块。而现在，我们向大家介绍更加激动人心的下一个版本v3.2，该版本几乎一举囊括了2BizBox内部所有“好东西”。到时候，您也许不会再把“喝咖啡”的2BizBox，和一些玩具型、华而不实、故弄玄虚、“吃大蒜”的ERP软件相提并论了。让我们通过本系列小文，对2BizBox即将发布的
v3.2来一个管中窥豹，时见一斑。
在企业中，采购是一个重要的工作。事实上，采购人员也是ERP中的MRP一个重要的服务对象。因为我们的企业不可能自己生产所有的原始材料，我们总是要外购生产资源才能进行生产或销售。而采购，重要的核心任务，就是用最好的价格、在最合适的时间，从最合适的人那里，买来最合适的商品（原材料）。
说起来简单，做起来难。ERP如何更加有效的支撑采购人员的日常工作，更加高效的进行采购工作，是一个重要的课题。2BizBox在提供了采购模块（Purchasing Box）之外，又在此基础上，创新性的研发了“供应商在线”模块（Vendor Group，简称VG模块）。VG模块以2BizBox的采购模块为基础，结合互联网工具（如网站、Flash、PDF、Email等）和技术，把采购面对的整个供应链环节进行“内外一体式”的管理和监控。从询价、议价、下单，到发货、付款、发票等各个环节进行全方位的、互联网式的管理，为企业的供应链管理提供强有力的武器。
VG是2BizBox软件的创新之作，不但简单方便，而且非常实用。目前有内部和外部客户应用该系统多年，成熟度很高，极大的改善了采购工作的效率。如今我们将在v3.2中向大家开放此模块，并在此做一个简单介绍。
什么是供应商在线模块
供应商在线模块（可简称VG），是2BizBox中对供应商在线管理的模块，由供应商使用，包含询价、采购咨询消息管理，针对已有采购单进行批量发货，以及供应商不合格报告单查询与退货单查询等功能。这样供应商可以通过VG在线系统连接到我们公司的服务器，读取我们在2BizBox系统中发出的询价信息，采购咨询信息，以及不合格报告单与退货单的数据，同时供应商也可以通过操作VG来通知货物的“在运量”。
供应商在线有什么功能
供应商在线模块，可以在您的2BizBox服务器上开放一个网站门户（类似一个Portal），让你的供应商可以远程登录。当然，这个用户，并不是我们ERP内部的用户，而是特殊管理的一批单独的VG用户，创建后提供给供应商，让他们使用。供应商登录您的2BizBox系统的VG后，就可以做一系列事情。包括：
登录、登出；
在线报价。也就是接到您的询价单的email后，供应商直接在email中点击一个链接，进到VG，会看到一个报价单页面，他在网页上进行报价，提交即可；
议价。当报价结束后，您在2BizBox ERP内部会立刻看到供应商的报价结果。如果不满意，可以继续商议，填写意见，然后继续发送回去。而供应商也同样可以继续在线进行谈价、议价、修改价格、数量、条款等等工作。
生成订单。一旦价格得到确认，您在2BizBox内部就可以直接点击按钮，正式生成采购订单，并将订单发送给供应商进行签字确认。
供应商确认。如何让供应上签字确认呢？系统自动发送邮件，供应商点击链接，在网页上输入姓名、点击按钮，即可完成确认。为什么确认？看看ISO9000的采购流程要求就知道了。
在线发货。供应商如果完成了物料的生产，准备发货，可以点击链接，进入您公司的2BizBox的VG系统，然后输入发货数量、发货方式、日期等信息，提交，系统会自动进行记录。此时，您将在2BizBox内部获得信息，得知零件的状态（此时这些零件的状态会变成“在途”），以便在MRP中正确和监控这些零件的状态。
历史查询。供应商可以登录VG系统，在线查看所有历史订单、发货情况、价格、数量、不合格和检验情况、退货情况，等等等等。
好了，以上就简单的说明了VG可以干什么。没有很复杂，没有很神秘。它一点都不花哨，也不吹嘘概念，不忽悠用户，仅仅是非常非常非常实用的功能，让你的采购工作更加简单、方便的实用功能。
管理VG用户
要用VG，首先在2BizBox中创建VG用户。可以在地址中选择一些想应用VG的供应商，给他们创建一些用户。简单起见，可以每个供应商创建一个用户就行了。创建时，设置好用户名、密码等信息。同时，要填写好该用户的电子邮件。电子邮件比较重要，很多信息都要靠电子邮件进行交流。什么？对方没有电子邮箱？晕……那怕是不好办了。
VG用户登录
把用户账号信息告知对方后，他就可以远程实用咱们家的VG系统了。注意：这个VG是给供应商用的，但是确实咱们家的，不是他们家的。他们家不需要运行2BizBox系统，他们只需要有一台能上网的电脑就行了。什么？他们家没有宽带不能上网？那……..费劲了。什么？他们家没电脑？…….那就别折腾了，建议不要继续看下面内容了。
对方在浏览器中输入咱们家2BizBox服务器的合适网址后，即可打开VG登录界面。
选择我们公司的服务器地址，输入在2BizBox系统中我们为该供应商创建的VG用户账号，点击“Login”按钮即可成功登录至VG系统。
注意：
目前还仅是英文界面。中文汉化要等后续版本进行，别着急。
对于供应商一侧用户来说，VG在浏览器中运行，用flash技术，需要安装flash插件。相信这对于大家都不是问题。
登录进去以后，可以看到VG的主要界面，类似如下。
在ERP中建立询价单
对于我们来说，也许，第一步是询价，也就是2BizBox中的RFQ（Request for Quote）。创建RFQ后，在系统中，您可以看到，在界面右侧有一个“建立消息”的按钮。点击它，就可以进入VG询价流程，把询价单自动发送给一个VG的用户手上（通过邮箱）。
在接下来的流程中，您可以对询价的每一个货品进行注释、价格（如果想写的话）、数量、条款，以及特别要说明、备注等信息，列上去。然后，选择一个VG用户进行发送（因为一个供应商可能有很多人和你联络，他们可能在不同的分公司、部门，负责不同的产品销售）。
在发送的时候，2BizBox首先会把询价单进行打印（实际上是生成PDF文件），然后把PDF文件通过电子邮箱，通过附件的形式，发送到供应商的用户手上。
供应商进行报价
发送后，供应商会看到什么呢？让我们进入供应商的邮箱看看吧！
咦？一封邮件哦。客户送生意来啦！马上打开看看：
果然，一封热气腾腾、带着客户体香的询价邮件出现了。邮件很简单，具体内容在一个PDF的附件中，可以打开看明细。什么？它打不开PDF文件？安装一个Adobe Reader就行了，免费的，应当不难吧。PDF已经是比较国际通用的商务文件传送格式了。
另外，点击邮件中的一个连接“Click Here”，就进入了咱们家的VG，他可以看到这个订单的在线网页了。
这时供应商即可在线编辑填写各询价单项的价格信息以及备注等，上图中的有颜色部分。供应商填写信息如下图所示，完善后点击“Submit” 按钮，将报价提交。
议价
供应商提交后，我们在系统中会看到其报价信息。
我们可以在这里决定，是接受报价，还是拒绝。如果拒绝，填写信息，会继续发送邮件，要求重新报价。如果接受，则可以直接点击按钮，生成订单。
议价过程可能是一个长期、反复的过程。通过email、网页和2BizBox ERP，可以方便的在企业和供应商之间搭建一个议价平台。简单、方便，所有信息都可以在ERP中记录，方便信息管理、查询、追踪。
供应商发货
当我们给供应商下了很多订单后，我们是不是就只能在家死等货物送到大门口呢？发货了没有？哪天发的？我们看到采购部门的人一般都那个手机不停的吼，他们就是在吼这些事情呢！如果我们要求供应商必须在线进行发货和信息更新，那不是节省了我们很多事情吗？而且我们也可以知道货物是还在生产，还是已经发货在途。
供应商登录我们的VG后，可以看到所有下达的、正在执行中的订单。如果要发货，他可以勾选订单、继续勾选订单项，然后输入数量、发货时间、发货途径等信息，进行发货。这个目的是：让他们主动通知我们，是否发货，发了什么货，发了多少，什么时间发的，什么方式，多少天到，装箱单情况，发票情况，等等。另外，供应商也可以通过点击形式发货单中的“Box”标签页添加集装箱的尺寸等详细信息。点击“Update”按钮，更新集装箱尺寸信息；点击“Delete”按钮，删除该集装箱；点击“Add”按钮，添加新集装箱。
一旦物品发出，在我们的2BizBox中，这些订单的零件就会立刻反映出“现在有多少零件在途”。
为什么要让供应商做这些操作呢？道理很简单：因为我们想省事。别忘了同志们，我们是客户！我们可以要求供应商“为我们工作”，而不是“我们为他工作”。让他们主动的录入和维护信息，岂不是比我们自己录入更好？例如询价单，如果不用VG，你在2BizBox中创建询价单，是不是要打印出来传真给供应商？供应商拿一直钢笔填写好了信息，传真回来，你是不是要打开2BizBox，一条一条的把报价价格录进去？你是想自己做这个工作呢，还是想通过VG，让供应商替你做这个工作呢？相信咱们都不傻，会作出英明的选择。
接下来，当货物到了我们公司门口，之间入库后，我们就可以在系统中确认收货，整个采购过程就结束了。如果顺利，所有零件都合格，你甚至不需要做什么收货的录入工作，点几下鼠标，货就都进去了。方便吧？
供应商单据查询
VG系统提供只针对该供应商的不合格报告单报表与退货单报表，这样供应商可以根据跟进单据，提高供货质量。例如，这个供应商的不合格报告单、退货单，等等。
好了，整个VG的大体功能就是这些了。没有什么惊天地、泣鬼神的new feature，没有什么眼花缭乱、目不暇接的精彩界面。但是，我敢说，所有类型的企业，不论大小、无论什么行业，只要你有采购业务，你就会爱上它，我们压箱底儿的好东西之一：“供应商在线”——VG模块。
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本文标题：免费ERP软件2BizBox v3.2新版大剧透之三：供应商在线模块让采购也疯狂
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