IT产业正在发生一场变革，这场变革由苹果、谷歌和Facebook等电子产品或互联网技术供应商驱动，它们让人们对应用软件有了新的需求。很长时间以来，人们对应用软件的需求是，要么能够帮助人们解决业务问题，要么完成指定的交易或者管理业务进程。而如今，人们希望除此之外，应用软件还能支持用户相互交流，而且是像在Facebook上那样以一种互动的方式进行，还希望能集成有像Google一样功能强大的搜索引擎，并且能像iPad一样操作简单、直观。
事实上，今天大多数企业的员工都已经在使用各种各样具有上述功能的Web 2.0工具进行沟通。现在的问题是，这些沟通大都发生在企业IT系统之外，企业的安全策略或者安全系统对此没有任何控制。为此，一些商业软件的供应商开始设法把自己的软件直接和各种在线工具（如Twitter或Facebook）进行整合，不过要想真正安全而且高效地发挥这些工具的作用，最好的办法还是让ERP和其他企业级软件能提供与这些流行的在线工具类似的功能。这既有助于改善企业内部沟通的效率，同时也可把发生ERP系统以外的交易重新纳入到ERP系统中来。
改进IT系统安全的需要
ERP解决方案的一个重要特性（或者说要求）是保证企业数据和系统本身的安全，办法之一是严格控制对数据的访问，同时，ERP系统还通过限制企业中哪些人可以进行哪些操作或者完成哪些流程并对此进行跟踪和审计来保证数据和系统的安全。
如果某项技术或某个人规避了ERP系统，那么ERP系统所具有的这些安全性就都失效了，而把具有社交网站功能的Enterprise 2.0功能集成到ERP中，将能充分利用ERP系统本身所固有的安全性。因为Facebook、Twitter等社交媒体以及各种即时消息服务在安全性上距离现代的ERP系统还有不小的差距。如果企业的高管人员使用这些公共工具讨论一些比较敏感的问题，无疑会增加企业的风险。
而且，使用Facebook、Twitter这样的社交媒体还可能无法保证一些关键和有可能给企业造成损害的信息不被未经授权的人读取。不仅如此，那些依照法律和规范要求必须保密的内容也可能处于危险之中。使用免费的公共社交媒体另一个风险是，这些社交媒体所采用的技术可能会改变，这样企业保存在这些社交媒体上的数据可能有一天会无法使用。
有利于知识库的建立
让ERP平台具有社交媒体的功能还能确保员工使用Web 2.0工具（如即时消息或维基等）时不会离开他们的工作平台，这有助于提高工作效率。通常，类似Enterprise 2.0这样直观的通信工具可能吸引员工更积极地关注企业内所最新发生的一切，即使当他们不在办公室时也是如此。同时，也减少员工使用其他同类工具的可能。而且，直观的企业2.0工具还可以让员工们更有可能与他人分享信息，把更多的知识融入到ERP解决方案中。
虽然有些国家提出要延迟员工退休时间，但目前的总体趋势仍然是，在大多数国家适龄的劳动力人数实际是在减少。这一趋势给一些行业带来很大冲击，尤其是包括公用事业、工艺制造以及其他一些复杂的工程密集型行业所受到的冲击比其他行业更大。而支持Enterprise 2.0的ERP则可以在一定程度上为这些企业提供帮助，帮助这些企业捕获和保留一些高级人才、专家以及专业技术人员的知识，否则它们可能就会白白流失。
用维基记录流程变化
“精益（Lean）”有一个始终坚持的也是很基本的原则，就是记录下随时间推移而发生的所有变化。由于组织内的流程和各种实践活动随着时间的变化会发生变化，因此有必要记录当时的事情是如何做、为什么那么做以及由此产生的结果。
通过构造一个类似维基（Wiki）这样的软件文档记录工具，不仅可能记录下ERP软件是如何被使用的，同时还可以记录下使用它的流程。同时，维基这种格式还能自动地记录流程的变化：只要流程发生改变，维基就自动更新，这也就记录了流程发生变化的时间和发生了哪些变化以及随之而来的结果。
维基还可以减少查找信息的难度，有助于快速决定在某些特殊的情况下所要采取的最佳处理办法。同时，也有助于对员工进行培训，帮助他们迅速掌握ERP的使用，使得新员工更快地成长。
如何选择合适的ERP
一旦已经确定Web 2.0对你的企业非常有价值，那么在正式选择支持Web 2.0的ERP产品之前有几个因素要考虑。
毫无疑问，最重要的考虑因素是集成性。如果社交媒体功能无法与ERP平台非常紧密地集成，那么就无法发挥Web 2.0的优点。同时，这种集成还必须是双向的。既需要能够快速找出谈话内容以及其他社交媒体中的数据，从而可以快速地明确谁对谁说了什么以及何时说的；同时，也需要能自由地把应用软件中的任何对象与社交媒体中的对话联系起来。比如，当员工在讨论客户订单时，软件能自动地把订单和这个对话联系起来，同样，在查询某个客户的发票时，软件可以直接把客户信息与这个对话联系起来。
与应用软件全面的集成非常重要的另一个原因在于，它能确保员工真正看清公司是如何运作的以及事情是如何发生的。当像对话和维基这些非结构化的数据直接嵌入了员工的工作环境中以后，公司就能成为一个学习型组织，能以一种可执行的模式吸收和保留高级经理、一般管理者以及普通员工的智慧和各种知识。
还有一个同样重要的考虑因素是，要确保嵌入Web 2.0功能的ERP产品能同时支持社交媒体的两种沟通类型，即实时交流和非实时交流。实时交流就是实时发生的通信，如即时消息、聊天、IP电话及其他类似方式；非实时交流则主要指允许用户有“时间差”的工具，如维基、博客和留言板等。每一个工具分别适用于不同的情况。通常情况下，如果希望立即得到答案，人们首先会针对一到两个人使用实时交流方式，如果问题没有得到解决或解决得不够彻底，就会使用非实时的方式向更多的人广播他的请求，希望得到组织内其他人的帮助和意见。
最有用的沟通工具应该允许用户与任何一个要联系的客户或者供应商（无论他是系统内的还是系统外的）进行实时沟通。这一沟通是基于一个可定制的联系卡进行的。只要之前曾有过沟通和对话，系统都会自动建立起这样一个联系卡。这一功能非常重要，比如，正在与某个客户讨论订单时，过去关于这个订单的所有交流都清楚地显示在屏幕上，这将极大地提高对客户需求的响应能力，提高客户的满意度。
ERP中的非实时通信功能非常适合有问题但并不想马上得到答案的情形。比如，组织中很多人就某一主题提出自己的想法，或在某个时期内共同对文件进行修改。此类沟通工具非常类似于Facebook，你可以就刚刚购买的一个新智能手机发表看法或者就如何对这个手机进行配置发出请求。你的那些精通技术的朋友、那些想要展示自己知识的人以及其他乐意助人的人都可以为你提供具体而详细的帮助。
另一个杀手级的非实时通信形式是像维基那样用于提供帮助说明的结构，它允许用户通过自动化的工作流程对帮助文本进行修改和补充。这有助于组织成为一个学习型组织，其最为直接和现实的意义是让组织从过去的失败中吸取教训，以避免再次犯同样的错误。而且，如前所述，使用维基来记录组织中的流程也可以支持记录流程的变化。
毫无疑问，社交媒体工具在沟通方面是非常有效的工具。然而，有人认为它们的功能可能过于强大了，以至于很多公司禁止在企业网中访问Facebook这样的网站。而现在是时候重新评估社交媒体工具的作用，最好的办法不应是一味地禁止，而应该是在企业软件内提供这些功能。作为公司内部的运营系统，ERP是社交媒体工具进入企业的自然入口。而且，Web 2.0的功能还能提高ERP系统的利用率，给管理人员和高层经理们提供更多、质量更高的信息。同时，还能消除因员工图方便而使用公共社交媒体网站带来的潜在风险以及对生产力的影响。
对于社交媒体工具的使用，最好的办法不应是一味地禁止，而应该是在企业软件内提供这些功能。
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本文标题：社交网站改变传统ERP系统记录流程
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