自美国的哈默教授于1990年提出了“业务流程重构”的概念，并明确了信息技术是影响业务流程重构的关键因素之后，探索信息技术与业务流程重构之间的相关关系便成为了一大研究热点，本文拟结合EDI技术在航运业中的应用，对推广应用EDI所引起的航运业务流程的重构作一系统的分析。
1 航运业务流程的特点分析
航运业务流程作为物流体系中的一个重要环节，不仅实现的是物体空间位移的变化，而且还伴随着大量的信息处理和传递。下面，我们以集装箱出口业务流程为例作一说明。
图1 集装箱出口业务流程图
从图1可以看出：
1)整个集装箱出口业务流程跨越了企业组织和职能的界限，涉及到船代、货代、港口、海关、理货、三检等组织。其中船代公司作为整个流程的核心部分，在内部又涉及到订舱部、调度部、财务部和综合部等多个业务部门。
2)整个集装箱出口业务流程是一个典型的信息流过程。各组织和部门只有收到若干信息后，才可能产生一个业务动作。 例如综合部只有在收到了客户已经付费的信息后，才能把签发的提单交给客户。通过上述分析，我们可以归纳出航运业务流程的本质是，通过对信息流的加工处理和传递来支持货物实体的流动。这一特征为EDI技术在航运业务中的应用奠定了坚实的基础。
为便于描述业务流程，在本文中，我们将引入PETRI 网来描述具体的航运业务流程。
2 EDI系统的技术特点分析
EDI作为利用计算机和数据通讯网络技术来实现与商贸活动有关的信息在商贸伙伴之间自动传送的一种数据交换方式，目前在航运业中已得到了非常广泛的应用。 按照联合国标准化组织的定义，所谓EDI，是指“按照一个公认的标准，将商业或行政事务处理转换成结构化的事务处理或报文数据格式，并借助计算机网络实现的一种数据电子传输方法”。
从上述对EDI定义的描述中，我们可以明确推断出，EDI作为借助计算机系统和通讯网络的一种规范的信息传递方式，在航运业的具体应用中，必然会在信息传递效率、信息传递的准确度以及信息处理的灵活性等方面对原来的业务流程产生影响，进而引起业务流程的重构。 为此，我们将从效率、准确性、灵活性等方面来对EDI对航运业务流程重构的影响机制作一分析。
3 EDI高效率效应所引起的过程重构
显而易见，EDI利用电子方式传递航运业务信息，无疑会大大提高整个业务流程的效率。从表面上分析，效率的提高,并没有改变业务信息传递的结构，因而并不会对整个业务流程造成什么影响。但从深层次的角度分析，EDI之所以能提高业务流程的效率，除了加快了信息的传递速度外，主要还在于实现了信息的共享和减少了业务传递的环节，由此便会对整个业务流程的重构产生影响。为此，给出下列理论模型，如图2，图3。
图2 重构前的信息传递流程
图3 EDI系统的信息传递流程
从上述流程的变化中，我们可以看出，EDI系统在提高效率方面对航运业务流程的影响，主要是通过构造一个EDI平台(包括企业内部EDI和企业之间的EDI平台两部分)，实现了信息流向的改变，进而完成了业务流程的重构。这里，必须指出的是，EDI系统只是通过信息流向的转变和传递速度的提高实现了整个业务流程的效率提高，并没有改变信息的传递顺序。
为对上述理论模式有进一步的理解，我们以前面所介绍的集装箱出口业务流程为例，对因EDI效率提高所引起的过程重构效应作一说明。该流程用PETRI网描述如图4所示。
图4 重构后的集装箱出口业务流程PETRI网
从图4可以看出，实施EDI之后，货主或货代将订舱申请和出口委托书通过EDI信息平台发给订舱部，订舱部接受订舱后，根据托运单将货物信息输入计算机，由计算机自动生成装货清单、出口载货清单、未签发提单等，然后调度部通过共享数据库调出数据，缮制放箱单、设备交接单、费用联系表和单船费用明细表等存入计算机，并将放箱单、设备交接单、费用联系表及托运单发还给货主或货代。装货清单、出口载货清单等资料通过EDI平台发给港口和理货；财务部由共享数据库调出有关数据自动进行核对，核对无误后生成帐单通过EDI平台发给货主或货代；货主或货代接到帐单后，携场站收据到财务部付款，财务部将付款收据通过内部网发给综合部，综合部确认后打印并签发提单，签字确认后放提单给货主或货代。与原来的流程相比，由于采用共享数据库和Internet/EDI信息平台，减少了数据的重复输入，增强了业务单位之间的信息交流，进而提高了信息处理的效率。
4 EDI灵活性效应所引起的过程重构
从EDI的定义可以看出，EDI提高了所传送信息的规范程度。从这个意义出发，EDI降低了业务流程的灵活性。但从另一方面分析，由于EDI的使用，大大丰富了决策者的信息来源，同时还提高了信息的时效性，这无疑为决策者的灵活性决策创造了条件，进而对业务流程的灵活性有积极的影响。为此，有关EDI对业务流程的灵活性的影响，必须从两个不同的侧面进行全面的把握。但无论如何，都会对业务流程的重构造成影响。下面分别予以描述。
4.1 EDI降低灵活性所引起的业务流程重构
首先，我们来看航运业务活动中，船舶到港信息的传送流程如图5所示。
从图5中，可以看出，船舶到港信息的传送呈多点多线型态。不过，实施EDI以后，信息流的结构将得到规范，其原因在于EDI作为一个信息系统，对于同类信息的输入源有着明确的限定以保证信息输入的严密性。为此，船舶到港信息的传送流程重构为如图6所示。
图5 船舶到港信息的传送流程
图6 重构后的船舶到港信息传送流程
图中的符号s2，s3，s7，s10 通过Intranet、共享数据库来完成数据输入和单证生成；s1，s5，s6 通过Internetö EDI与s2，s3，s7，s10联系，完成订舱申请、付款换单等业务；s0：开始节点；s1 货主或货代；s2：订舱部；s3：调度部；s4：海关；s5：港口；s6：理货；s7：海运出口财务部；s8：航舶；s10：综合部；s12：结束节点；t1：订舱申请，提交出口委托书；t2：接受订舱，托运单填写并转至调度部；t3：托运单传递给货主或货；t4：托运单及其它有关资料报关；t5：作出口载货清单和装货清单等；t6＋t8：托运单、费用联系表和单船细表交财务部；t7：费用联系表、托运单5-9联、放箱单、设备交接单交货主或货代；t10：装箱交货，设备和装箱单交港口；t12：监管装船；t13：装船；t15：付费和传递场站收据；t16：实收运费凭证副本；t17：场站收据和设备交接单交综合部；t19：签发提单；tw：虚变迁。
4.2 EDI提高灵活性所引起的业务流程重构
关于因EDI提高决策灵活性所引起的业务流程重构，我们可用航运公司的有关航次配载计划的决策流程来作一说明。
在未实施EDI之前，由于信息传送上的时间滞后，使得航运公司必须提前根据货主的定舱情况和舱位分配计划来制定相关的航次配载计划，具体决策流程如图7所示。
图7 航次配载计划的决策流程
实施EDI以后，由于信息的时效性提高和来源趋于丰富，使得航运公司在制定配载计划时具有更大的灵活性，可以随时根据实际情况，进行修改。重构后的流程如图8所示。
图8 重构后的航次配载计划的决策流程
4.3 小结
综上所述，实施EDI以后，必然会对业务流程的灵活性造成影响。这种影响一方面是借助规范化同类业务流来简化业务的流程结构；另一方面则通过充分利用信息在来源和时效方面的完善来拓展原来的流程结构。总之，无论何种影响，都会对原来的信息流程结构造成影响，这种影响可能是局部的，也可能是根本性的，这与效率所引起的业务流程重构有不一致的地方(后者并未改变信息的流程结构)。
5 EDI准确性所引起的过程重构效应
EDI系统的实施可以大大提高信息处理和传递的准确性，杜绝人为失误的产生，由此对原来的业务流程会带来一个直接的积极效应，就是减少业务审核环节。很明显，由EDI准确性的提高可引起原来业务流程的重构，核心是消去大部分的“审核环节”。其理论模式如下：
图9 重构前后的流程
为对上述模式作一说明，我们以集装箱进口业务流程为例。未实施EDI之前的集装箱进口流程如图10所示。
图10 集装箱进口业务流程PETRI网
图中的符号，s0：开始节点；s1：进口地货主；s2：出口地货代订舱部；s3：出口地船代；s4：审核后的货代；s5：港口；s6：进口地船代；s7：进口地货代；s8：货代财务部门和货运部门；s10：海关；s11：汇总核对后的财务部；s12：核对后的货运部；s13：结束节点；t1 提出委托；t2：订舱；t3：订舱确认；t4：审核；t5：认舱确认成功，将预定到港时间通知货主；t6：货物运输；t7：进口舱单；t8：到货通知；t9：到付运费明细表；t10：到货通知及提单副本等资料；t11：垫付到付运费；t12：提货通知；t13：换取提货单；t14：委托报关；t15：报关；t16：垫付港口使费等；t17提货；t19：汇总并核对付费情况；t20：开帐单；t21：付款；t22：收费信息反馈；t23：核对；t24：放货；tw：虚变迁。
在上述流程中，货代必须在进出口两地同时开展业务，因此在信息的录入、传递和确认方面比较谨慎，反映在PETRI网模型中，就是核对的环节比较多，尤其是重复审核的情况严重，造成信息传递不及时。利用EDI信息技术后，数据只需一次核对就能正确无误地确认或传输，这样既减少核对环节，缩小了工作量，又缩短了流程的周期时间。具体到PETRI网模型，就是删除了节点s4，s11和s12，将变迁t4与t5，t19与t20，t23与t24 分别合并为t'4，t'19与t'23，变迁t21与t22分别变为t'21(始节点为s1，终节点为s8)与t'22(始节点为s8，终节点为s9) 。
经过上述重构，集装箱进口业务流程的PETRI网模型已经得到大大简化，变迁数减少到20个，节点数减少到9个。重构后的模型如图11所示。
图11 重构后的集装箱进口流程PETRI网
6 流程重构前后的若干业务完成指标比较
以上，我们分别从效率、准确性和灵活性等方面探讨了EDI对航运业务流程的重构作用。这种流程重构的最终效应可通过航运业务完成的时间和质量等指标的变化而得到体现。其中，效率效应具体表现为业务完成时间的减少；灵活性效应体现为业务完成质量的提高；准确性效应则表现为时间减少和质量提高两者的综合。下面我们拟对流程重构所引起的时间和质量指标的变化情况作一分析。
6.1 流程重构所引起的时间指标变化
我们以集装箱出口业务流程为例，分别对流程重构前后的整个业务完成时间进行了测算。首先给出与图1和图4相对应的各个业务流程环节的时间耗费参数，见表1和表2。
基于表1和表2，我们利用荷兰Deloitte&Touche Bakkenist 公司研制的Exspect 软件包对业务流程PETRI 网进行了仿真分析，发现，重构前后的在理论规范意义下的业务流程完成时间分别为：312小时和164小时。由此可见，将EDI技术引入并对流程进行重构之后，效率提高了近100%。很显然，重构所引起的时间效应是非常显著的。
表1 流程重构前的各业务环节含义及理论规范赋时(单位：小时)
表2 流程重构后的业务环节含义及理论规范赋时(单位：小时)
6.2 流程重构所引起的质量指标变化
流程重构所引起的质量指标变化主要是指错误率的降低和集装箱配载状态准确性的提高。由于该部分指标的变化情况无法通过仿真实验得到，所以只能通过对部分业务单位的样本抽样来加以测算。据统计，应用EDI技术之后，这些单位的单证处理错误率明显下降，一次校对出错率由10% 左右几乎降低为0。
此外，由于决策流程的重构使得集装箱配载计划的灵活变动可以延续到上一发船港开航之后，从而大大提高了船舶的实载率和配载的准确性。
7 结论
通过上述讨论，我们可以发现：
1)EDI作为一种信息技术，在以信息传送为典型特征的航运业务流程中，对流程的重构起到了非常关键的推动作用，并通过效率和准确性提高、灵活性变动这三个方面来反映出来。
2)EDI在效率方面的重构效应主要通过建立一个“信息共享平台”将相互之间有信息交流的业务环节连接起来，重构的实质是，不增减业务流程的环节，只是将原来各业务流程之间的信息传递关系转变为各业务环节与“信息平台”的信息传递关系。
3)EDI在灵活性方面的重构效应表现为：一方面通过规范整个流程来简化整个业务流程；另一方面借助EDI对信息的来源和时效性的提高所产生的影响来增加决策信息的输入和输出流程，进而拓展整个业务流程结构。
4)EDI在准确性方面的重构效应主要表现在将业务审核环节作一删减和合并。
5)EDI在效率、灵活性和准确性方面的重构效应最终可以通过业务完成时间的减少和业务完成质量的提高等指标来得以体现。
(注：在本文的撰写过程中，吴恺桓硕士协助完成了集装箱业务流程的部分PETRI网的原始描述，在此表示感谢! )
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本文标题：EDI与航运业务流程的重构
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